Penggunaan Peralatan Kantor
Pada pelaksanaan pekerjaan kantor, diperlukan perlatan pendukung bagi kelancaran kerja, tidak hanya memerlukan mesin kantor saja. Peralatan pendukung inipun sangat besar peranannya untuk hasil kerja yang efektif dasn efisien.
Peralatan pendukung yang dimaksud meliputi barang habis pakai dan barang tidak habis pakai yang sering digunakan sehari-hari dikantor. Yang harus dipahami ialah bagaimana penggunaan peralatan pendukung tersebut sehingg pekerjaan kantor dapat diselesaikan dengan lebih efektif dan efisien.
A. Penggunaan Peralatan Kantor
1. Stopmap
Yaitu alat yang berukuran standar [folio] yang di pergunakan untuk menyimpan surat-surat, naskahkk-naskah atau catatan yang biasanya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara.
2. Snelhecter [ map surat memakai jepitan]
Yaitu suatu lipatan kantor dengan kawat penjepit ditengahnya yang dipergunakan untuk menyimpan surat-surat atau warkat-warkat yang telah diiproses. Snelhecter ini hampir sama dengan stopmap perbedaanya ditengah lipatan tersebut agar lebih dokumen atau surat yang dimasukkan tidak lepas atau bersersakan, surat yang akan disimpan dilubangi dengan perforator [pelubang kertas].
3. Ordner
Yaitu alat yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen atau surat yang telah diproses, dan umumnya menyimpan surat penting yang pada suatu saat akan dibutuhukan lagi. Alat ini sama dengan snelhecter, hanya daya tampungnya leblih banyak.
4. Letter opener
Yaitu suatu alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat-surat yang dibuka dalam keadaan baik dan tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor atau perusahaan, yang setiap harinya menerima surat 1000 buah.
Dilihat dari tenaga yang digunakan, ada dua macam pembuka surat sebagai berikut :
a. Hand envelope opener
Mesin pembuka surat yang menggunakan tangan [manual] dengan cara mendorong mesin pemotong [cutter] ke arah mail opener.
b. Automatic mail opener
Mesin pembuka surat yang digerakkan dengan listrik.
5. Mesin pemberi nomor [numerator/numbering machine]
Mesin pemberi nomor adalah sebuah mesin yang memberi nomor secara berurut, baik memberi nomor pada surat yang belum ditik secara langsung maupun pemberi nomor pada buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama.
6. Timbangan surat
Timbangan surat adalah alat yang dipergunakan untuk menimbang surat dengan maksud untuk menentukan besar biaya pengiriman. Biasanya surat ditimbang terlebih dahulu apabila dikirimkan secara tercatat, terdaftar, dan surat yang akan dikirimkan keluar negeri.
7. Jepitan kertas [paper clip]
Jepitan kertas adalah suatu alat yang terbuat dari logam dan di pergunkan untuk menyatukan [menghimppun,mengumpulkan,mengelompokkan] surat-surat dan lampiran-lampirannya, agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang.
8. Pengungkit kawat jepret [stapler remover]
Suatu alat yang dipergunakan untuk melepas/mencabut kawat jepret yang terdapat pada bundelan warkat sehingga terlepas menjadi lembaran-lembaran . dengan menggunakan alat ini, staples dapat dengan mudah dan cepat terlepas.
9. Kawat jepret [nietjes] staples
Suatu alat yang berupa kawat yang dipergunakan untuk dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukkan pada stapler. Jadi, staples ini merupakan isi dari hect machine atau stapler.
10. Tancap warkat [spindle file]
Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat-warkat dengan cara memasukkan warkat tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alat, sehingga dapat berdiri dan diletakkan di atas meja.
berikut sedikit alat kantor :
Page 2
Alat Pembuka Surat
Alat Pembuka Surat adalah alat atau mesin yang berfungsi membuka sampul surat dengan cepat dan rapih. Cara kerja alat pembuka surat yaitu dengan memotong bagian pada pinggir sampul surat. Berdasarkan kompenennya, alat pembuka surat terbagi menjadi dua, yaitu:
Alat Pembuka Surat Listrik [Elektrik Letter Opener] - Alat ini bekerja menggunakan tenaga listrik [Mekanis].
Alat Pembuka Surat Elektronik [Electronic Letter Opener] - Alat Pembuka Surat ini menggunakan tenaga baterai [Elektronis].
-
- An error occurred, please try again later.
Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, maka kita akan membutuhkan banyak peralatan pendukung sehingga kerja kantor bisa jadi lebih lancar. Kita tidak hanya membutuhkan aneka mesin -mesin kantor saja, melainkan juga aneka peralatan pendukung yang pengaruhnya tak kalah besar terhadap efisiensi dan efektivitas hasil kerja.
Peralatan pendukung untuk tata usaha kantor ini merupakan barang -barang habis pakai dan barang yang tidak habis pakai yang sering digunakan sehari -hari di kantor. Lantas, sudah tahukah kamu apa saja peralatan kantor yang habis pakai, serta bagaimana cara penggunaan kelompok peralatan kantor yang habis pakai ini?
Berikut adalah penjelasan mengenai apa saja yang termasuk peralatan kantor habis pakai, sekaligus tentang cara penggunaannya yang akan dijelaskan secara singkat.
1] Stop map [folder]
Stop map memiliki ukuran standar atau folio dan merupakan alat yang digunakan sebagai tempat penyimpanan surat -surat, naskah -naskah, atau catatan -catatan yang umumnya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara waktu.
Stop map memiliki dua lipatan dari satu lipatan sisi yang terdapat tab untuk memberi kode atau tanda. Untuk bagian bawahnya dilipat ke dalam agar dapat memperkuat daya tapung dokumen atau surat.
2] Map Surat dengan jepitan [Sneelhecter]
Sneelhecter merupakan suatu lipatan karton yang di bagian dalam tengahnya terdapat kawat penjepit yang berguna untuk menyimpan surat -surat atau warkat-warkat yang telah diproses. Sneelhecter hampur sama dengan stop map.
Hanya saja, bedanya di tengah lipatan dari sneelhecter terdapat alat penjepit yang menjaga agar dokumen atau surat di dalamnya tidak lepas atau berserakan. Surat yang akan disimpan di dalamn sneelhecter ini harus terlebih dahulu diberi lubang dengan menggunakan perforator atau alat pelubang kertas.
3] Ordner
Ordner merupakan alat yang berguna untuk menyimpan dokumen atau surat yang sudah diproses dan umumnya merupakan surat -surat penting yang pada suatu saat akan dibutuhkan kembali.
Alat ini serupa dengan sneelhecter, hanya saja daya tamping dari ordner ini lebih banyak. Dengan menggunakan ordner, maka dokumen atau surat bisa selalu tersimpan pada kondisi rapi.
4] Letter Opener
Letter opener ini merupakan suatu alat kantor yang kegunaannya adalah untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar suratyang dibuka dalam kondisi baik dan tidak sobek. Alat ini sangat berguna untuk pekerjaan kantor, terutama yang setiap harinya menerima surat dalam jumlah banyak, hingga 1.000 buah.
Jika dilihat dari tenaga yang digunakan alat pembuka surat ini ada dua macam, yakni hand envelope opener atau pembuka kertas dengan cara manual, dan automatic mail opener atau pembuka kertas dengan tenaga listrik.
5] Numerator / Numbering Machine [Mesin Pemberi Nomor]
Mesin pemberi nomor digunakan untuk memberikan nomor secara berurutan, baik memberi nomor pada surat yang belum diketik secara langsung, maupun pada buku agenda surat keluar secara berturut -turut dengan nomor yang sama.
6] Timbangan Surat
Timbangan surat adalah alat kantor yang digunakan untuk menimbang surat yang bertujuan untuk menentukan besarnya biaya pengiriman surat tersebut. Umumnya, surat yang ditimbang terlebih dahulu adalah surat yang jika dikirimkan secara tercatat terdaftar dan surat yang akan ditujukan ke luar negeri.
7] Jepitan Kertas [paper clip]
Jepitan kertas adalah alat yang terbuat dari logam dan digunakan untuk menyatukan, menghimpun, mengumpulkan, atau mengelompokkan surat -surat serta lampiran -lampirannya sehingga surat tersebut tidak tercecer dan hilang.
8] Pengungkit Kawat Jepret [stapler remover]
Akat pengungkit kawat jepret ini digunakan untuk melepas atau mencabut kawat jepret yang ada di bundelan warkat agar terlepas dan menjadi lembaran -lembaran lagi. Dengan alat ini, stapler bisa dengan mudah dan cepat terlepas.
9] Nietjes atau stapler atau kawat penjepit
Alat ini berupa kawat yang digunakan untuk dijepretkan pada bendelan kertas. Untuk menggunakannya, kawat ini terlebih dahulu dimasukkan dalam stapler sehingga kawat penjepit ini bisa disebut sebagai isi dari hecht machine.
10] Spindle File [ancapan warkat]
Tancapan warkat ini adalah alat kantor yang berguna untuk menghimpun warkat dengan cara memasukkan warkat tersebut pada spindle. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang di bagian bawahnya terdapat alas untuk membuatnya tegak berdiri sehingga mudah diletakkan di atas meja.
11] Buku Alamat
Buku alamat adalah suaut buku yang isinya berupa kumpulan alamat, baik instansi pemerintah, perusahaan, organisasi daerah tertentu dan lainnya. Umumnya, buku alamat digunakan dalam melakukan pelayanan jasa di bidang transport dan sejenisnya.
12] Cap Tanggal [stamping date]
Cap tanggal merupakan alat yang terbuat dari jalur -jalur karet yang bisa diputar sesuai tanggal yang dikehdankan. Fungsi dari alat ini adalah untuk membubuhkan tanggal dari suatu hari yang diperlukan pada surat atau warkat lain.
13] Card Machine atau mesin kartu berlubang
Mesin kartu berlubang adalah alat yang berguna dalam pemrosesan yang dapat mencatat, menyimpan atau membaca serta mengolah data secara lebih lanjut yang diperlukan dengan menggunakan kartu -kartu yang dilubangi di tempat tertentu.
14] Correction Fluid atau Sheet Correction
Ini merupakan suatu bahan kimiawi berbentuk cair, cepat kering dan umumnya memiliki warna merah. Bahan ini digunakan untuk menutup huruf yang salah ketik pada kertas sheet stensil. Jika sudah kering, maka kertas stensil tadi bisa diketika kembali.
15] Pen sheet atau stylus
alat ini berbentuk seperti pena dengan ujung tumpul yang digunakan untuk membuat gambar, garis, tanda tangan di atas kertas stensil yang dibawahnya sudah diberikan alas stensil atau stencil writing plate.
16] Tippe Ex
Tippe Ex adalah bahan kimia berbentuk cairan, kering dan berwarna putih. Kegunaannya adalah untuk menutup huruf yang salah pada pengetikan yang dilakukan di atas kertas biasa.
17] Buku Telepon
Buku telepon adalah suatu buku yang berisi catatan nomor telepon yang sudah terdaftar. Buku telepon dikeluarkan oleh PT. Telkom dan digunakan untuk para pelanggan telepon. Dalam buku telepon ini memuat petunjuk penggunaan telepon, nomor telepon yang penting serta daftar nama pelanggan telepon.
18] Formulir atau Blanko
Formulir atau blanko merupakan lembaran kertas terlepas dengan ukuran tertentu dan berupa cetakan maupun stensilan yang berisi uraian, garis, atau ruang untuk menghimpun serta menyampaikan keterangan -keterangan yang diperlukan.
Formulir terdiri dari dua bagian, yakni bagian tercetak yang merupakan bagian keterangan tetap, serta bagian lain yang dapat berubah sesuai dengan keterangan yang diisikan di dalam ruang-ruang yang tersedia.
19] HVS [Hout Vry Schrieft]
HVS merupakan suatu jenis kertas yang memiliki warna putih, bersih dan halus. Biasanya, kertas HVS digunakan untuk pengetikan asli surat dinas. Karena kertas ini sangat halus, maka tidak akan terlihat guratan seperti kayu. Dari sinilah, kertas ini disebut HVS atau bebas dari guratan kayu atau hout vry schrieft.
20] Kertas Tembusan [Doorslag Papier]
Kertas tembusan merupakan suatu jenis kertas yang tipis yang khusus digunakan untuk tembusan pengetikan. Kertas tembusan ini dibuat tipis sehingga bila diperlukan tembusan dalam jumlah cukup banyak, masih bisa didapat hasil ketikan yang cukup jelas di kertas bagian paling bawah.
21] Onion Skin atau Kertas Kulit Bawang
Kertas kulit bawang atau onion skin ini merupakan jenis kerjas yang terbuat dari kapas, bersifat kedap lemak, kedap air, kedap udara dan lebih kuat dari kertas biasa. Umumnya, kertas ini digunakan sebagai penyekat pada album foto.
22] NCR papar [No Carbon Required paper]
NCR paper ini adalah sejenis kertas yang sudah diberi lapisan kimia, sehingga akan menimbulkan bekas atau tulisan jika terkena tekanan. Dengan begitu, jenis kertas ini bisa digunakan untuk menggandakan warkat -warkat tanpa harus memerlukan kerbon.
23] Kertas Kaca
Kertas kaca merupakan jenis kertas yang tipis dan mengkilat serta tembus pandang. Kertas jenis ini digunakan untuk amplop berjendela.
24] Kertas Linen
Kertas linen merupakan jenis kertas yang mengkilat dan kuat. Kertas ini biasa digunakan untuk mencetak amplop.