Media yang hanya dapat mengakses record recordnya secara sequential

Organisasi File adalah suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menyatakan dan menyimpan record-record dalam sebuah file.

Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu :

1. Organisasi File Sequential

Merupakan cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan kumpulan record-record dalam sebuah berkas. Dalam organisasi berkas sequential, pada waktu record ini dibuat, record-record direkam secara berurutan. Contoh : Lagu yang ada di kaset

2. Organisasi File Relative

• Suatu berkas yang mengidentifikasikan record dengan key yang diperlukan.
• Record tidak perlu tersortir secara fisik menurut nilai key.
• Organisasi berkas relatif paling sering digunakan dalam proses interaktif.
• Tidak perlu mengakses record secara berurutan [consecutive].
• Sebaiknya disimpan dalam Direct Access Storage Device [DASD] seperti magnetic disk/drum.

Contoh : Lagu yang ada pada CD [Compact Disk]

3. Indexed Sequential

Merupakan salah satu cara yang efektif untuk mengorganisasi kumpulan record-record yang membutuhkan akses record secara sequential maupun secara individu berdasarkan nilai key.

Contoh : Mencari arti kata dalam kamus

4. Multi – Key

Merupakan organisasi yang dapat mempunyai sebuah file yang di akses dengan banyak cara.

Contoh : Sistem perbankan yang memiliki banyak pemakai.

Secara umum keempat teknik dasar tersebut berbeda dalam cara pengaksesannya, yaitu:

1. Direct Access;

Adalah suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang ada. Contoh : Magnetic Disk

2. Sequential Access;

Adalah suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di depannya. Contoh : Magnetic Tape.

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file :

• Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan
• Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses
• Respontime yang diperlukan

Cara memilih organisasi file tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu :

Menurut Model penggunaannya ada 2 cara:

1. Batch; Suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok

2. Interactive; Suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record.

Menurut model OPERASI FILE ada 4 cara:

1. Creation;

> Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudian record-record dimuat ke dalam file tersebut.

> Membuat file dengan cara merekam record demi record

2. Update;

Untuk menjaga agar file tetap up to date.

Contoh: Insert / Add, Modification, Deletion.

3. Retrieval;

Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi.

Inquiry: Volume data rendah, model proses interactive.

Report Generation: Volume data tinggi, model proses batch.

File Retrieval terbagi 2, yaitu:

1. Comprehensive Retrieval: Mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah file. Contoh : Display all, List nama, alamat

2. Selective Retrieval: Mendapatkan informasi dari record-record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu. Contoh : List for gaji = 100000, List nama, npm, for angkatan = 93

4. Maintenance

Perubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuan memperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut.

>Restructuring

Perubahan struktur file.

Misalnya :

Panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record dirubah.

>Reorganization

Perubahan organisasi file dari organisasi yang satu, menjadi organisasi file yang lain.

Misalnya :

* Dari organisasi file sequential menjadi indeks sequential.

* Dari direct menjadi sequential.

Pengertian Sequential File

Sequential file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan. Dalam hal ini, data yang ada akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya. Data pertama dengan nomor berapapun, akan disimpan ditempat pertama, demikian pula dengan data berikutnya yang juga akan disimpan ditempat berikutnya.

Dalam melakukan pembacaan data, juga akan dilakukan secara berurutan, artinya, pembacaan akan dimulai dari data paling awal dan dilanjutkan dengan data berikutnya sehingga data yang dimaksud bisa diketemukan.

Berikut beberapa keuntungan dan kerugian dari sequential file.

Keuntungan:

• Merupakan organisasi file yang sederhana.
• Jarak setiap aplikasi yang tersimpan sangat jelas.
• Metode penyimpanan didalam memory sangat sederhana, sehingga efisien untuk menyimpan record yang besar.
• Sangat murah untuk digunakan, sebab medianya cukup menggunakan magnetic tape.

Kerugian:

• Seandainya diperlukan perubahan data, maka seluruh record yang tersimpan didalam master file, harus semuanya diproses.
• Data yang tersimpan harus sudah urut [sorted]. Posisi data yang tersimpan sangat susah untuk up-to-date, sebab master file hanya bisa berubah saat proses selesai dilakukan. Tidak bisa dilkukan pembacaan secara langsung.

Pengolahan Sequential File

File merupakan fasilitas penyimpanan data pada external storage yang bersifat permanen, jika dibandingkan dengan penyimpanan ke RAM yang sifatnya sementara. Dengan pemakaian file kita dapat menghemat pemakaian RAM komputer yang memiliki jumlah yang terbatas serta dapat melakukan dokumentasi untuk jangka waktu yang panjang.

Pada umumnya pengolahan data yang menggunakan file sebagai media INPUT maupun OUTPUT memiliki tiga tahap, yaitu:

1. Tahap membuka file [OPEN]
2. Tahap memproses [INPUT/OUTPUT]
3. Dan yang terakhir adalah tahap menutup file [CLOSE]

Membuka File Sequential

Untuk membuka file sequential yang akan diproses dapat digunakan penulisan sebagai berikut :

Syntax :

Open filename [FOR mode] AS [#]filenum

Dimana mode terdiri dari :]

INPUT, membuka file untuk proses INPUT OUTPUT, membuka file baru untuk proses OUTPUT APPEND, membuka file untuk untuk proses OUTPUT dimana data baru

ditambahkan pada bagian akhir.