Sudah barang tentu bila dalam suatu kantor, akan diperlukan berbagai hal untuk menunjang kinerja. Berbagai hal ini bisa berupa mesin -mesin kantor dan bisa juga berupa peralatan kantor. Aneka hal ini jelas diperlukan agar kegiatan tata usaha kantor berjalan dengan baik dan lancar.
Kali ini, kita akan membahas mengenai pengertian peralatan kantor dan juga macam -macam peralatan kantor, baik yang berupa peralatan kantor yang berupa mesin kantor, maupun yang bukan termasuk mesin kantor.
Pengertian Peralatan Kantor [office appliances/ office supplies]
Pengertian peralatan kantor adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Sedangkan menurut The Liang Gie, peralatan kantor atau office supplies ini adalah benda -benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan sehari -hari oleh pegawai tata usaha.
Kamus Besar Bahasa Indonesia juga memberikan pengertian sendiri mengenai peralatan kantor ini, yakni sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud serta tujuan. Jadi, peralatan atau media kantor ini juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk bisa mencapai suatu hal.
Macam Macam Peralatan Kantor
Peralatan kantor terdiri dari dua kelompok, yakni mesin -mesin kantor [office machines] dan alat -alat bukan mesin. Berikut adalah contoh peralatan kantor berupa mesin kantor dan bukan alat -alat bukan mesin.
1# Peralatan kantor bukan mesin kantor
Menurut Leffing Well dan Robinson, macam - macam peralatan kantor yang bukan mesin kantor, meliputi :
- Bak surat [desk trays]
- Kalender meja [desk calendar]
- Mistar [ruler]
- Pena [pen]
- Tangkai pena [pen holder]
- Pensil [pencil]
- Pensil berwarna [colored pencil]
- Penghapus pensil [eraser]
- Kertas -kertas isap [blotter]
- Gunting [shears]
- Penjepret kawat [stapler]
- Bak untuk jarum -jarum [tray for pins]
- Bak untuk karet -karet gelang [tray for rubber bands]
- Berkas -berkas jepitan [binders]
- Cap tanggalan [band dater]
- Batalan cap [stamp pad]
- Blanko -blanko formulir permintaan keperluan tuli - menulis [stationary requisitions]
2# Peralatan kantor termasuk mesin kantor
Berikut adalah macam -macam peralatan kantor yang termasuk mesin -mesin kantor :
- Mesin kartu berulang [purched card machines]
- Mesin jumlah [adding machines]
- Mesin hitung [calculating machines]
- Mesin tulis [type writers]
- Mesin pengganda [reproducing machines]
- Mesin label [labeling machines]
- Mesin pembuka sampul surat [letter openers]
- Mesin penomor [numbering machines]
- Mesin penghimpun lembar stensil [collator]
- Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul [folding machine and mail inserter]
- Mesin perekam [tape recorder Dictaphone, transcriber]
- OHP [Over Head Projector]
- Mesin foto copy
Di dalam sebuah kantor ada banyak sekali peralatan-peralatan kantor dan fungsinya yang berbeda-beda. Kali ini selain kita akan membahas mengenai peralatan kantor juga fungsinya masing-masing.
Alat-alat di kantor biasanya merupakan benda-benda yang senantiasa dibutuhkan dan harus selalu ada di dalam sebuah kantor perusahaan.
Kantor yang profesional akan memiliki perlengkapan kantor yang lengkap. Karena perlengkapan kantor sebagai penunjang kinerja perusahaan yang solid.
Peralatan-peralatan kantor dan fungsinya sebagai penunjang harus ada agar semua karyawan, pimpinan perusahaan dan orang-orang yang berkaitan di dalam kantor bisa menggunakannya sebagai fasilitas.
Berbagai Jenis Peralatan Kantor dan Fungsinya
Peralatan-peralatan kantor dan fungsinya sangat beragam. Ada yang berupa barang-barang berbentuk kecil, barang yang sering digunakan, barang cepat habis, hingga barang-barang yang tidak terlalu mahal tapi harus ada di kantor. Office Stationary adalah nama lain dari perlengkapan kantor, dan inilah fungsi alat-alat tersebut.
Kertas
Kertas adalah perlengkapan kantor paling dibutuhkan. Biasanya ini digunakan untuk menulis, mencetak dan menggambar.
Kertas hampir menjadi kebutuhan pokok sebagai penopang aktivitas kantor. Jenisnya yang paling umum adalah HVS [Houtvrij Schrijfpapier], F4 / Folio yang masing-masing punya ketebalan 70 hingga 100 gram.
Pulpen, Pensil, Tipe-X dan Penghapus
Pulpen, Pensil dan penghapus adalah beberapa jenis peralatan kantor yang juga harus selalu ada. Pensil digunakan untuk sarana menulis, menggambar, menuangkan ide atau gagasan di atas kertas dan mudah dihapus.
Sedangkan pulpen memiliki fungsi untuk alat tanda tangan dan lain sebagainya. Jika diperlukan Tipe-X adalah penghapus pulpen.
Penjepit Kertas
Beberapa peralatan-peralatan kantor dan fungsinya memang sangat beragam banyak dan jumlahnya. Salah satunya adalah penjepit kertas atau paper-clip yang memiliki ukuran kecil hingga sangat besar yang beragam warna dan mudah dilepas. Perlengkapan kantor ini berguna sebagai penyatu lembaran kertas.
Printer dan Tinta Printer
Ada printer harus ada tinta dan kertas untuk proses mencetak file yang diperlukan. Untuk jenis tinta bisa berwarna dan hitam yang disesuaikan dengan kebutuhan.
Macam-macam printer dan tinta sendiri saat ini ada banyak sekali ragamnya. Sedangkan, untuk warna tinta sendiri ada warna dasar CMYK [Cyan, Magenta, Yelow, Key/Black].
Baca Juga : Perkembangan Bisnis Percetakan Dalam Dunia Online
Bila memang kebutuhan printer sangat tinggi sehari-harinya, maka printer suntik sangat cocok untuk digunakan. Hal ini akan memperlama habisnya tinta printer.
Memory-Card, Flashdisk dan Eksternal Harddisk
Semua peralatan-peralatan kantor dan fungsinya sangat beraneka, begitu juga dengan alat-alat penyimpan digital tersebut.
Semua alat tersebut berfungsi untuk pemindahan data-data digital dengan kapasitas berbeda-beda dari komputer satu ke komputer lainnya.
Flashdisk adalah salah satu benda yang sangat diperlukan oleh perkantoran saat ini. Karena dengan flashdisk perpindahan data dari komputer satu ke komputer lainnya menjadi lebih mudah dan cepat.
Anda pun dapat mindahkan data berukuran besar dengan jenis data yang beragam.
Stopmap, Amplop dan Ordner
Amplop adalah perlengkapan kantor dengan fungsi sebagai branding perusahaan. Amplop biasanya akan didesain menarik agar memiliki kesan sekaligus untuk mengeksplorasi dengan perusahaan pesaing.
Sedangkan Stopmap gunanya untuk menyimpan kertas dan dokumen supaya tak terlipat atau tertekuk.
Ordner adalah kotak tempat untuk menyimpan arsip dengan identitas pada tag keterangan ordner. Peralatan kantor ini sering digunakan karena mampu mempermudah pengarsipan dengan skala yang besar.
Ordner penting bila Anda memiliki data arsip hard copy dalam jumlah yang besar dan dengan kategori yang beragam.
Stempel
Ada lagi peralatan-peralatan kantor dan fungsinya selain di atas yang tak kalah pentingnya yakni, stempel. Perlengkapan kantor ini sebagai alat pengesahan transaksi dan korespondensi kantor.
Stempel punya peran penting yang menunjukkan atau mewakili identitas suatu perusahaan dan alat penguat dalam pertanggungjawaban.
Penggaris, Stapler, Gunting, Perforator, Perekat dan lainnya
Peralatan kantor yang lengkap juga termasuk penggaris stapler, gunting, perforator dan lain-lain. penggaris sebagai alat pengukur yang biasanya digunakan di kantor.
Gunting adalah alat kantor yang selalu ada untuk memotong plastik, kertas, kain tali, dan lainnya.Sedangkan, perforator untuk melubangi kertas. Adapun perekat bisa berupa lem atau solatip dan ada lagi alat-alat lainnya.
Perlengkapan-perlengkapan di atas harus selalu ada di dalam kantor. Apapun benda-benda di dalam kantor, sekalipun bentuknya sangat kecil, merupakan alat yang sangat berguna dan memiliki ragam fungsi vital di dalam kantor itu sendiri. Sekian pembahasan mengenai berbagai jenis peralatan kantor dan fungsinya.