Pengarsipan Secara Sistem Wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat.
Pengarsipan Sistem Wilayah adalah penyimpanan berkas/surat/dokumen secara sistematis sehingga pada saat ditemukan kembali dapat dengan mudah dicari karena menggunakan sistematika letak suatu wilayah/tempat/kota.
Pengarsipan Sistem Wilayah banyak digunakan di kantor-kantor pemerintahan, perusahaan-perusahaan Jasa Pengiriman Barang, maupun perusahaan yang mempunyai relasi atau customer yang ada di berbagai daerah.
Pengarsipan sistem wilayah biasanya dikombinasi dengan sistem lain seperti sistem abjad dan tanggalLangkah/Prosedur Penyimpanan Sistem Wilayah :
1. Pertama arsip DIPERIKSA tanda dan perintah penyimpanannya, lalu ditentukan identitasnya berdasarkan penerapan nama tempat/wilayah, surat masuk yaitu dari daerah mana surat sedangkan surat keluar yaitu untuk ke daerah mana surat tersebut
2. Setelah hal tersebut di atas langkah selanjutnya adalah MENGINDEKS dengan daftar klasifikasi yang dibuat terlebih dahulu
3. Surat diberi KODE wilayah berupa urutan nama wilayah dari tingkatan paling rendah. Kode nya berasal dari daftar klasifikasi yang sudah dibuat terlebih dahulu. Kode tersebut dapat berupa angka atau abjad disesuaikan dengan kebutuhan.
4. Kemudian arsip DITEMPATKAN pada tempat penyimpanan berdasarkan kode surat Berikut adalah contoh soal dari sistem geografis yang digabung dengan sistem abjad dan sistem tanggal. Ada beberapa perusahaan di Kec Periuk yang sering memerlukan surat untuk dokumen proses produksi maupun dalam meminta ijin operasional di daerah tersebut. Juga dokumen yang dibutuhkan pada saat pengiriman barang-barang.
Adapun data-data perusahaan tersebut :
· PT Surya Mentari tertanggal 9, 10 Februari 2016 dan 2 Maret 2016 berada di RW 01
· PT Bima Maju tertanggal 7, 8 Januari 2015 dan 29 Februari 2016 serta berada di RW 01
· PT Makmur Sentosa surat pada tanggal 11 Desember 2015, 4 dan 5 Januari 2016 dan berada di RW 04
a. Kelurahan Sangiang Jaya
· PT Damos Indah tertanggal 26 Februari 2016 dan 3, 4 Maret 2016
· RW 02 PT Alam Sutera tanggal 19 Januari 2016, hari ini dan 2 hari yang lalu
· RW 02 PT Bima Sakti tanggal 18, 17 Februari 2016
Posisi letak surat dari perusahaan tersebut dapat dilihat dari gambar di atas !
Berikut Daftar Klasifikasi sistem Wilayah di Provinsi Banten
| 1.7 Kecamatan Karang Tengah | 1.11.1 Kelurahan Periuk [15131 ] 1.11.2 Kelurahan Periuk Jaya [15131] 1.11.3 Kelurahan Gebang Raya [15132] 1.11.4 Kelurahan Sangiang Jaya [15182] 1.11.5 Kelurahan Gembor [15133] | ||
Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.
Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?
Menurut Muhidin dan Winata [2016] menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan
Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:
Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.
Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.
Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.
Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.
Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.
Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat.
Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.
Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.
Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.
Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.
Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.
Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.