CARA MEMBUAT MAIL MERGE DI WORD SUMBER DATA DARI EXCEL
Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak. Masih memiliki hubungan dengan tutorial sebelumnya, yaitu tentang Mail Merge juga [bisa kamu lihat di link berikut]:
Cara Sederhana Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013
Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.
- Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.
- Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access, dll.
Pada tutorial ini saya membuat file sumber data [source data] menggunakan Microsoft Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah [mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access]. Karena familiar, saya bisa:
- Lebih mudah mengontrol data dan menambah data baru
- Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya lebih mudah memperbaiki jika terdapat kekeliruan.
- Dan masih banyak lagi kemudahan lainnya.
Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel
Biasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata.
Step 1: Buat file sumber datanya [source data]
Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu.
Step 2: Buat naskah utamanya
Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.
Step 3: Menghubungkan Dokumen Master [word] dan Sumber Data [excel]
1. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…
2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.
3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK.
4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.
5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.
6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.
7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.
8. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.
Step Akhir: Menyimpan dan Mencetak
Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.
- Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. [file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel].
- Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.
Tambahan Penting:
Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada word dengan cara:
Klik Edit Recipients List
Klik file Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.
Gimana, lebih mudah kan? Semoga berguna.
Dikutip dari pintarkomputer.comDi dokumen utama, klik di mana Anda ingin menyisipkan kolom.
Masukkan salah satu dari berikut ini:
-
Blok alamat dengan nama, alamat, dan informasi lainnya:
-
Klik blok alamat.
-
Di kotak dialog Masukkan alamat blok , pilih elemen alamat yang ingin Anda sertakan dan format yang Anda inginkan, dan kemudian klik OK. Untuk bantuan mengenai opsi, klik tanda tanya, dan kemudian klik opsi.
-
Untuk bantuan mengenai opsi, klik tanda tanya, dan kemudian klik opsi. Jika ditampilkan kotak dialog Cocok kolom , Word mungkin tidak dapat menemukan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk blok alamat. Klik tanda panah di samping
[tidak tersedia], dan kemudian pilih kolom dari sumber data Anda yang terkait dengan bidang yang diperlukan untuk gabungan surat.
-
-
Baris ucapan:
-
Klik baris ucapan.
-
Pilih format baris ucapan yang menyertakan salam, format nama, dan baca berikut ini.
-
Pilih teks yang ingin ditampilkan dalam kasus di mana Word tidak dapat menterjemahkan nama Penerima. Sebagai contoh, Word tidak dapat menterjemahkan nama ketika sumber data berisi nama Penerima tidak pertama atau terakhir, tetapi hanya nama perusahaan.
-
Klik Oke.
-
Jika ditampilkan kotak dialog Cocok kolom , Word mungkin tidak dapat menemukan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk baris ucapan. Klik tanda panah di sebelah [tidak tersedia], dan kemudian pilih kolom dari sumber data Anda yang terkait dengan bidang yang diperlukan untuk gabungan surat.
-
-
Bidang informasi lainnya:
-
Klik item lainnya.
-
Gunakan salah satu dari metode berikut ini:
-
Klik Kolom alamat untuk memilih dari kolom alamat yang akan secara otomatis memetakan ke bidang yang sesuai di sumber data Anda, bahkan jika sumber data kolom tidak memiliki nama yang sama sebagai kolom Anda.
-
Klik Bidang Database untuk memilih dari kolom yang selalu mengambil data secara langsung dari kolom dalam database.
-
-
Di kotak kolom , klik kolom yang Anda inginkan.
-
Klik sisipkan, dan kemudian klik tutup.
-
Jika ditampilkan kotak dialog Cocok kolom , Word tidak dapat menemukan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk menyisipkan kolom. Klik tanda panah di sebelah [tidak tersedia], dan kemudian pilih kolom dari sumber data Anda yang terkait dengan bidang yang diperlukan untuk gabungan surat.
Catatan Jika Anda memasukkan kolom dari Kolom Database daftar, dan jika Anda kemudian beralih ke sumber data yang tidak memiliki kolom dengan nama yang sama, Word tidak dapat memasukkan informasi kolom ke dokumen yang digabung.
-
-
Perangko elektronik:
Untuk menambahkan perangko elektronik, Anda harus menginstal program perangko elektronik, seperti yang Anda dapat membeli dari penyedia pihak ketiga di Web. Untuk menggunakan perangko elektronik, ikuti langkah-langkah berikut:
-
Klik perangko elektronik.
Jika Anda tidak memiliki program perangko elektronik diinstal, Word akan meminta Anda untuk menginstal satu, dan menawarkan untuk menyambung ke situs Microsoft Office Web berikut ini:
Mencetak perangko Online
//office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4 -
Menyisipkan perangko sesuai petunjuk program tersebut.
-
-
Untuk menambahkan perangko elektronik, Anda harus menginstal program perangko elektronik, seperti yang Anda dapat membeli dari penyedia pihak ketiga di Web. Untuk menggunakan perangko elektronik, ikuti langkah-langkah berikut: baris kode pos: Anda harus memilih jenis huruf atau amplop yang mendukung POSTNET kode batang. Untuk menggunakan kode pos bar, ikuti langkah-langkah berikut:
-
Klik baris kode pos.
-
Di kotak dialog Masukkan kode pos Bar , pilih kolom alamat yang sesuai.
Catatan Opsi baris kode pos ditampilkan hanya jika Anda menggunakan versi bahasa US Word.
-
Ulangi langkah dan b untuk semua medan yang ingin Anda masukkan. Catatan:
-
Anda tidak dapat mengetik karakter kolom gabungan [""] atau menyisipkan mereka menggunakan perintah simbol pada menu sisipkan .
-
Apabila kolom gabungan yang ditampilkan di dalam tanda kurung, seperti {MERGEFIELD kota}, Word menampilkan kode bidang bukannya kolom hasil. Hal ini tidak mempengaruhi gabungan, tetapi jika Anda ingin menampilkan hasil alih-alih, klik kanan bidang kode, dan kemudian klik Kode bidang Toggle pada menu jalan pintas.
-
Misalnya, dengan menggunakan database sampel yang ditampilkan sebelumnya, Surat Anda mungkin berisi bidang AddressBlock dan GreetingLine, dan oleh karena itu Anda halaman pertama muncul sama dengan berikut ini:
26 Februari 2002
AddressBlock
GreetingLine
Ketik surat Anda di sini.Dengan HormatKetik nama Anda di sini -
Catatan Anda juga dapat menggunakan bilah alat gabungan Surat sisipkan kolom gabungan, bekerja dengan dokumen utama gabungan surat Anda atau Jalankan gabungan surat. Untuk menampilkan bilah gabungan Surat , arahkan ke surat pada menu alat , dan kemudian klik Tampilkan gabungan Surat Toolbar.Bilah alat gabungan Surat menyediakan perintah tambahan yang tidak termasuk dalam panel tugas Wizard gabungan surat. Misalnya, Anda dapat menggunakan menu Sisipkan kolom kata di toolbar gabungan Surat untuk menyisipkan kolom Word untuk mengontrol proses gabungan. Misalnya, Anda dapat menyisipkan kolom jika yang menyisipkan teks hanya jika kolom gabungan tertentu memiliki nilai yang ditetapkan.
Selain itu, Anda dapat mengklik Untuk memeriksa galat membuat kata menjalankan gabungan surat dan laporan kesalahan yang ada di dokumen utama.