Di era teknologi digital yang kian maju, kegiatan berinteraksi semakin dimudahkan dengan gawai. Meskipun begitu, aktivitas surat-menyurat masih menjadi salah satu pilihan untuk berkomunikasi baik secara formal, maupun informal. Untuk kategori informal, salah satunya adalah surat pribadi yang dikirimkan kepada orang terdekat seperti kawan, keluarga ataupun guru.
Secara makna, surat pribadi berfungsi memberikan kabar kepada keluarga, teman, atau sahabat. Cara membuat surat jenis ini pun sangat mudah, karena tidak terpaku pada aturan resmi atau formal, sehingga bisa dibuat semenarik mungkin.
Baca Juga
Hal yang perlu Anda ketahui, surat pribadi merupakan tulisan atau surat yang dibuat untuk diberikan kepada orang lain. Anda bisa menulis surat pribadi dengan jumlah halaman tak terbatas.
Surat pribadi juga cenderung lebih santai alias luwes, tidak seperti surat dinas ataupun surat resmi lainnya. Walaupun begitu, saat menulis surat pribadi, Anda harus memakai bahasa yang sopan dan mudah dipahami oleh pembaca.
Syarat Menulis Surat Pribadi
Ada beberapa hal yang patut diperhatikan saat membuat surat pribadi, seperti etika menyapa hingga pemilihan bahasa, berikut panduannya:
1. Menulis kata sapaan dalam jumlah banyak
Pada umumnya, penulisan surat pribadi selalu diperbanyak dengan kata sapaan, seperti Assalamualaikum, hai, selamat pagi dan bentuk sapaan akrab lainnya. Bentuk sapaan ini bisa dibentuk dalam ungkapan santai.
Meskipun demikian surat pribadi harus tetap menggunakan bahasa yang santun dan mudah dipahami oleh pembaca.
Baca Juga
2. Pemilihan kata ganti orang kedua
Pada tahap selanjutnya, para penulis surat pribadi diberi kesempatan memakai kata ganti orang kedua untuk memanggil sang penerima surat.
3. Penggunaan gaya bahasa santai dan informal
Dalam proses penulisan surat pribadi umumnya tidak memakai gaya bahasa yang resmi atau formal, bahkan banyak yang menggunakan bahasa sehari-hari. Seperti yang telah disebut pada poin sebelumnya, kesopanan dan etika tetap harus dijunjung.
4. Tidak ada aturan baku dalam sistem penulisan
Ciri selanjutnya dari penulisan surat pribadi adalah menggunakan format yang bebas atau tidak terikat. Pasalnya, surat ini ditulis tergantung dari keinginan dan minat penulisnya.
Sehingga Anda diberikan kebebasan untuk mengekspresikan isi pikiran, serta isi tulisan untuk diungkapkan sebagai bentuk korespondensi.
Bagian Penting dan Wajib dalam Surat Pribadi
Ada beberapa poin penting dalam surat pribadi yang tidak boleh hilang dalam isi tulisan. Hal itu agar esensi pesan dalam tulisan masih tetap tersampaikan:
1. Tempat, tanggal, bulan, tahun, penulisan surat2. Alamat surat 3. Salam pembuka4. Isi surat5. Salam penutup6. Tanda tangan
7. Nama pengirim
Contoh Surat Pribadi
Berikut contoh surat pribadi yang dikutip dari 99.co, dan bisa ditiru untuk menuliskan surat pribadi kepada sahabat terdekat:
Semarang, 11 April 2018
Teruntuk Kak Vanya
Di Malang
Asslamu’alaikum
Hai kak, bagaimana kabarnya? Semoga kakak tidak ada kekurangan suatu apapun dan di sini kabarku juga baik-baik saja seperti yang kakak harapkan. Oh ya kak, sudah hampir 3 tahun kita tidak ketemu dan di sini aku sangat merindukanmu. Aku tahu kakak sedang sangat sibuk bekerja dan aku juga disibukkan oleh kegiatan kuliah beserta tugas-tugasnya. Kak, semester ini aku sedang ngerjain skripsi. Doain cepat selesai dan cepat lulus ya. Supaya nanti segera bisa mengunjungi kakak di Malang.
Ayah ibu titip salam buat kakak. Salam rindu dan semoga selalu sehat di sana. Jangan lupa memberi kabar apapun jika ada masalah. Ayah ibu juga bilang sangat kangen dengan cucunya di Malang. Oh ya, nanti kalau aku main ke Malang ajak aku main-main ya, ke Bromo. Sudah dulu ya kak. Sampai ketemu di masa liburan nanti.
Wassalamu’alaikum
Salam kangen
Adikmu
Isna
Demikian tips dan trik menulis surat pribadi baik kepada kawan keluarga, dan orang terdekat lainnya. Meskipun saat ini banyak aplikasi pesan singkat, namun menulis surat tetap menjadi pilihan untuk berkomunikasi dan memberi kesan lebih mendalam kepada lawan korespondensi. Selain itu, dengan menulis surat juga mengasah kemampuan Anda dalam menulis dan logika berpikir.
Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal kedinasan [Tim Kemdikbud, 2017, hlm. 248]. Surat ini dapat ditulis oleh pribadi kepada instansi atau atas nama suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, atau organisasi yang ditujukan kepada lembaga. Sementara itu, Kosasih [2014, hlm. 98] menyatakan bahwa surat dinas ialah surat yang menyangkut persoalan-persoalan kedinasan dan berisi hal-hal yang bersifat resmi. Isi dalam surat dinas bersifat resmi dan mengandung topik kedinasan seperti pengajuan izin, surat lamaran pekerjaan, undangan rapat, dsb.
Sifat Surat Dinas
Surat dinas bersifat resmi dan menyangkut topik kedinasan. Bahasa yang digunakan pada surat merupakan bahasa baku dan apa adanya. Surat dinas tidak memerlukan bahasa kiasan atau “berbunga-bunga. Sifat bahasa surat resmi singkat dan jelas, diungkapkan apa adanya serta serta berpola tetap.
Ciri Ciri Surat Dinas
- Berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi.
- Hanya ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu.
- Berkaitan dengan topik kedinasan seperti: undangan rapat, permohonan maaf, balasan lamaran pekerjaan, izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dsb.
- Menggunakan bahasa baku yang resmi.
Jenis Jenis Surat Dinas
Finoza [2009, hlm. 11] menguraikan tentang penggolongan surat dinas sebagai berikut.
-
Surat Pemerintah,
merupakan surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan. Surat pemerintah digunakan oleh instansi pemerintah mulai dari tingkat yang paling bawah sampai yang paling tinggi. -
Surat Bisnis [Niaga],
berupa surat yang utamanya dipakai oleh perusahaan dalam urusan jual beli atau perdagangan. Surat bisnis memiliki bentuk yang bervariasi, namun tetap mengikuti ketentuan surat resmi. Biasanya, pemakaian bahasa surat bisnis lebih luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat pemerintah, tergantung dari kebijakan perusahaannya masing-masing. -
Surat Sosial,
adalah surat yang dipakai oleh organisasi atau lembaga kemasyarakatan, seperti: organisasi masyarakat, yayasan, perkumpulan olah raga, organisasi kedaerahan, dan organisasi lainnya [misalnya LSM] yang bersifat nonprofit.
Pengertian Surat Pribadi
Surat pribadi adalah bentuk komunikasi tulis [surat-menyurat] yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain sebagai pribadi bukan sebagai wakil atau urusan yang berkaitan dengan kelembagaan/ kedinasan/ resmi [Tim Kemdikbud, 2017, hlm. 246].
Surat pribadi sifatnya bebas, isinya bisa jadi hanya berupa sapaan hangat, ucapan selamat, atau urusan pribadi lainnya. Bahasa yang digunakan juga ialah bahasa sehari-hari. Terkadang surat ini juga diisi oleh bahasa yang biasa digunakan oleh pengirim dan penerimanya. Berbagai gaya bahasa juga biasa diselipkan di dalamnya.
Ciri Surat Pribadi
- Surat pribadi merupakan bentuk komunikasi interaktif antara orang pertama [pengirim] dan orang kedua [penerima].
- Surat pribadi berisi unsur tanggal surat, alamat surat, pembuka surat, pendahuluan, isi, dan penutup surat, serta nama pengirim surat atau juga tanda tangan.
- Isi surat pribadi berkaitan dengan masalah pribadi menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi yang lain [Tim Kemdikbud [2017, hlm. 248].
Struktur Surat Dinas dan Surat Pribadi
Struktur adalah bagian bagian surat dinas yang membangun keseluruhan bentuk atau wujud dari surat. Terkadang struktur juga disebut sebagai unsur atau format surat. Tentunya, surat pribadi dan surat dinas memiliki perbedaan struktur. Berikut adalah pemaparannya.
Struktur Surat Dinas
Merujuk pada pemaparan Tim Kemdikbud [2017, hlm. 250] struktur atau unsur surat dinas adalah sebagai berikut.
-
Kop surat,
bagian ini diisi dengan nama lembaga dan berbagai informasi lain yang biasanya meliputi logo, alamat, dan nomor kontak lembaga. -
Nomor surat,
suatu lembaga biasanya memiliki format nomor surat tersendiri yang diikuti untuk memastikan keabsahan surat, misalnya: : 05/K/PKSB. -
Tanggal surat,
keterangan tanggal kapan surat itu dikirim, contohnya: 09-Mei-2021. -
Lampiran,
sebagai penerang bahwa dalam surat itu terdapat bahan-bahan tertulis yang disertakan selain dari surat itu sendiri, bisa berupa surat keputusan, data atau statistik yang perlu disampaikan sebagai konteks lebih dari surat, dsb. Contohnya: Lamp: dua berkas. -
Perihal,
judul atau inti dari surat, misalnya: Perihal: Permohonan izin, -
Alamat surat,
alamat dan nama atau jabatan penerima surat yang berwenang. Contohnya: Kepala Kwarcab Jakarta Pusat di Jakarta. -
Salam pembuka,
memastikan kita menyapa pada penerima surat. Dalam surat dinas, kata sapaan haruslah baku, contohnya: Dengan hormat. -
Paragraf pembuka,
berisi latar belakang, alasan, dan konteks lainnya dalam mengirimkan surat. -
Inti surat,
merupakan isi dan pesan utama yang ingin diutarakan dalam surat. -
Paragraf penutup,
berisi ucapan terima kasih dan penutup lain yang diperlukan. -
Salam penutup,
pada surat dinas salah satu salam penutup yang paling umum adalah: Hormat kami. -
Nama dan tanda tangan,
pada surat dinas, biasanya nama dan tanda tangan yang tercantum adalah seseorang yang berwenang mengatasnamakan organisasi atau lembaga.
Struktur Surat Pribadi
Sementara itu, menurut Tim Kemdikbud [2017, hlm. 254] struktur atau unsur surat pribadi meliputi beberapa poin di bawah ini.
-
Alamat dan tanggal surat,
agar pembaca tahu di mana dan kapan penulis menulis surat. -
Salam pembuka,
menyapa pembaca surat agar terasa lebih hangat. -
Kalimat pembuka paragraf,
memberikan kalimat pertama yang berkesan atau memancing interaksi agar menggugah pembaca untuk membaca surat. -
Isi surat,
menyampaikan isi atau pesan utama yang ingin disampaikan. -
Penutup surat,
untuk memberikan kesan akhir yang baik dan jika perlu agar memastikan surat pribadi di balas. -
Nama dan tanda tangan,
memastikan bahwa penulis surat adalah benar-benar yang mengirim surat.
Kaidah Kebahasaan Surat Dinas dan Surat Pribadi
Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya, kedua jenis surat ini memiliki kaidah kebahasaan yang berbeda. Berikut ini adalah pemaparannya.
Ciri Penggunaan Bahasa pada Surat Pribadi
- Pilihan kata sapaan bersifat pribadi [kata emotif dan ekspresif].
- Bahasa surat pribadi tidak formal tetapi santun.
- Pilihan ragam bahasa tergantung siapa penerima surat.
- Menggunakan sapaan [seperti orang bercakap].
- Menggunakan kata ganti orang pertama [untuk pengirim] dan kata ganti orang kedua untuk penerima.
Ciri penggunaan Bahasa pada Surat Dinas
- Pilihan kata sapaan bersifat formal.
- Bahasa ragam baku.
- Kata yang dipilih mengandung makna sebenarnya atau denotatif [bukan kiasan].
Contoh Surat Dinas dan Surat Pribadi
Berikut adalah contoh surat dinas dan surat pribadi berdasarkan contoh yang diberikan oleh Tim Kemdikbud [2017].
Contoh Surat Dinas
Menurut Tim Kemdikbud [2017, hlm. 248] contoh surat dinas adalah sebagai berikut.
PANITIA KEGIATAN PERKEMAHAMAN SABTU DAN MINGGU [Persami] PRAMUKA SMP MUTIARA HARAPAN 1 TUBAN
No : 08/K/UKS 23 November 2015
Lamp : 1 berkas
Yth. Wali Murid Sofia Nazila
Di Tuban
Hal: Permohonan izin
Dengan Hormat,
Dalam rangka upaya untuk lebih mengenal lingkungan pantai dan membantu pelestarian lingkungan, Pramuka SMP Mutiara Harapan 1 akan mengadakan perkemahaman Sabtu dan Minggu pada tanggal 5 s.d. 6 Desember 2015 di kawasan pantai Kelapa, Tuban. Oleh sebab itu, kami memohon kepada Bapak/Ibu untuk mengizinkan putra putrinya mengikuti kegiatan Persami tersebut. Sebagai bahan pertimbangan kami lampirkan jadwal kegiatan.
Terima kasih atas perhatian dan izin Bapak dan Ibu.
Hormat kami,
Ketua Panitia
Ttd
Rozik Ahmad Zaini
Contoh Surat Pribadi
Menurut Tim Kemdikbud [2017, hlm. 251] contoh dari surat pribadi adalah sebagai berikut.
Malang, 14 November 2015
Salam semangat pelajar!
Apa kabarmu, Ozi?
Ozi saya dengar kotamu sedang di landa bencana asap. Aku khawatir akan keadaanmu. Apakah kamu baik-baik saja? Apakah kamu dapat belajar di sekolah tanpa terganggu asap?
Liburan semester ini, Ayahku akan memberikan penyuluhan program Desa Bebas Api di desamu. Aku diajak oleh ayah agar dapat mengunjungimu. Apakah kamu ada kesibukan liburan semester ini? Jika tidak, aku akan sangat senang dapat mengunjungimu.
Sekian dulu, kutunggu balasanmu.
Sepupu dan sahabatmu,
Fiola
Referensi
- Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. [2017]. Buku Siswa Bahasa Indonesia SMP/MTs Kelas VII. Jakarta: Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
- Kosasih,E. [2014]. Dasar-dasar keterampilan menulis. Bandung: Yrama Widya.