File induk merupakan file yang terpenting pada suatu system. Sebuah file induk merupakan file yang digunakan untuk menyelesaikan tugas pokok tertentu dan dipelihara secara teratur.
Contoh : System Rumah Sakit memerlukan file induk tentang catatan pasien, catatan penyakit, disamping file lainnya.Jenis informasi pada file induk cenderung tetap, tetapi isi informasinya dapat sering berubah. File induk selalu diperbaharui dengan menggunakan file transaksi.
File induk digunakan untuk menyimpan data dari system informasi tertentu secara lengkap dan dipelihara secara teratur. File ini merupakan file utama dari file-file yang lainnya. File ini di perlukan untuk memperlancar untuk operasi system dan diperbaharui secara teratur.
Ada 2 jenis tipe File Master :
-
Reference Master File
file yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah. Contoh : berkas pelanggan yang berisi field nomor rekening, nama dan alamat. -
Dynamic Master File
file yang berisi record yang terus-menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi. Contoh : berkas stok barang, dll.
BERKAS TRASAKSI [TRANSACTION]
Yaitu file yang berisi informasi yang digunakan untuk memperbaharui file Master. Sehingga dengan adanya file transaksi ini, file master dapat berubah sesuai dengan informasi yang ada di file transaksi tersebut.
File transaksi digunakan untuk memperbaharui file induk dengan informasi yang baru.File transaksi berisi informasi yang di gunakan untuk memperbaharui file induk.
Contoh: rekaman tentang pelanggang yang sudah membayar tagihan listrik akan membentuk file transaksi,sesekali seminggu catatan pada file transaksi di gunakan untuk memperbaharui record pada file master.
Alasannya : file tersebut memiliki tenggang waktu untuk di-update, berapa banyak listrik yang dipakai dan berapa besar biaya yang harus dibayarkan pengguna.
BERKAS LAPORAN [REPORT FILE]
Yaitu file yang berisi data yang dibuat untuk laporan atau keperluan user, file ini hanya bisa dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar monitor. File ini merupakan turunan laporan tercetak yang ditahan pada piringan atau pita menunggu printer siap mencetak.
Waktu yang tersedia untuk sebuah pencetak sangat terbatas sehingga pada operasi multiproses sangat mungkin terjadi pemprosesan 2/3 kegiatan sekaligus yang sama-sama membutuhkan proses pencetakan. Jika hanya tersedia 1 printer maka hanya bisa dikerjakan satu kegiatan.Dua kegiatan lain akan ditahan [SPOOL/Simultaneous Peripheral Operation On-Line] dan simpan sebagai file cetakan [print file] pada piringan atau pita.File demikian disebut file laporan [report file], bila outputnya berupa laporan-laporan tertentu. Jika printer sudah kosong file laporan tersebut akan di cetak.
Contoh : data laporan keuangan atau akuntansi sebuah Perusahaan yang harus diketahui bagian-bagian terkait.
Alasannya : orang-orang pada bagian tertentu tersebut [akuntan/manager] harus mengetahui atau bahkan mencetak hasilnya untuk membantu dan mempertanggung jawabkan pekerjaan mereka.
BERKAS KERJA [WORK FILE ]
Yaitu file sementara dari system yang merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh program ke program lain. Dalam hal ini adalah proses perubahan file master dengan menggunkan file transaksi sebagai file pengganti atau perubahnya.
File yang berisi record-record yang disusun sedemikian rupa sehingga dapat di buat sebuah program dan dipakai oleh program lain sebagai input. Biasanya berkas ini dibuat pada waktu proses sortir.
Contoh : saat penyortiran bang berlangsung, saat itu juga file dibuat dan diproses.
Alasannya : agar diketahui barang yang layak jual ataupun yang tidak dikarenakan rusak/kesalahan pabrik
BERKAS PROGRAM [PROGRAM FILE]
Yaitu file yang berisi intruksi-intruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain atau pada memori utama. Intruksi-intruksi tersebut ditulis dengan menggunakan bahasa pemrograman tingkat tinggi [ BASIC, Pascal, COBOL, FORTRAN, PL/1, RPG, dan lain-lain] bahasa assembler, bahasa rakitan, dan lain sebagainya.
Contoh : digunakannya sebuah bahasa pemrograman PASCAL untuk mengolah data nilai setiap siswa pada sebuah sekolah
Alasannya : untuk mengurangi kekeliruan atau kesalahan dalam perhitungannya.
BERKAS FILE [TEXT FILE]
Yaitu file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah teks editor program. Teks File ini hanya dapat diproses dengan menggunkanan teks editor.
Contoh : penggunaan text file sebagai basis data pada website untuk menanggulangi webhosting gratis yang tidak mendukung DBMS.
Alasannya : untuk mengatasi masalah penyimpanan data pada webhosting yang bersifat gratis yang diolah dengan mesin program.
BERKAS TAMPUNG [DUMP FILE]
Yaitu file yang digunakan untuk tujuan pengamanan [Security], mencatat tentang kegiatan pengUpdatetan, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan. Dump File merupakan jenis file yang bersifat sementara.
Contoh : membuat salinan dari seluruh data dalam perusahaan tersebut [back-up]
Alasannya : agar data yang telah dibuat dalam perusahaan tersebut tidak hilang begitu saja.
BERKAS PUSTAKA [LIBRARY FILE]
Yaitu file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya. File ini bersifat tetap yang merupakan file sempurnanya dari dump file. Itulah perbedaan antara dump file dengan library file, dimana dump file hanya file sementara yang masih dalam proses perbaikan atau pengembangan sedangkan file library merupakan file finishing dari dump file.
Contoh : penyimpanan program aplikasi myob untuk pembuatan laporan akuntansi
Alasannya : simple saja, agar program yang ingin digunakan lebih mudah ditemukan/digunakan. Karena dalam satu perusahaan tidak hanya menggunakan satu aplikasi program.
BERKAS SEJARAH [HISTORY FILE]
Yaitu file yang menyimpan data yang telah disimpan dalam bentuk suatu periode waktu tertentu yang telah lampau, biasanya digunakan untuk menyusun laporan yang bersifat tetap.Seringkali suatu system memelihara informasi untuk periode waktu tertentu. Misal untuk menghasilkan laporan statistik yang lebih dari satu tahun, sehingga beberapa informasi harus dikumpulkan pada file riwayat hidup yang akan jarang diproses.
Contoh : Informasi tentang pasien yang keluar tidak perlu simpan pada file yang sekarang ada. Record tersebut dapat dipindahkan pada file riwayat hidup sehingga tinggal berisi file pasien yang sedang dirawat atau di jadwalkan akan kembali. Data tentang pasien yang keluar dapat disimpan pada file “Riwayat hidup” yang berguna untuk menyusun laporan dikemudian hari.
Contoh : laporan akhir tahun perusahaan, seperti rangkuman seluruh data dalam perusahaan untuk disimpan.
Alasannya : agar perusahaan tersebut dapat melakukan evaluasi kerja dan laporan pada tiap tahunnya.
SUMBER :
//raodhotulm.blogspot.co.id/2014/04/jenis-jenis-file-beserta-contohnya.html [diakse pad tanggal 07 oktober 2017]
Secara umum dikatakan bahwa file merupakan kumpulan sejumlah komponen dengan jumlah tidak tertentu dan biasanya tersimpan dalam suatu media penyimpanan luar. Misalnya dalam harddisk tersimpan nama-nama file seperti file dokumen [*.doc], file spreadsheet [*.xls], file image [*.jpg], file musik [*.mp3], file film [*.avi]. Dapat juga dikatakan bahwa file adalah kumpulan dari record, dimana record merupakan kimpulan dari field.
File yang kita kenal mempunyai beberapa tipe yang berbeda, antara lain :
Data yang tetap dimana pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang lama. Data yang terdapat pada file referensi ini sebagai contoh adalah file Mahasiswa, yang akan diperbaiki [di-edit] untuk jangka waktu yang lama.Misalnya jika terjadi perbaikan pada pengisian data untuk alamat [jika mahasiswa tersebut pindah alamat rumah] maka isi data pada alamat untuk mahasiswa yang bersangkutan harus diperbaiki.
Data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi. Misalkan saja file Mata Kuliah yang didalamnya terdapat informasi tentang seluruh matakuliah yang terdapat disuatu Lembaga pendidikan. Isi dari file Matakuliah dapat diperbaiki [di-edit] jika kondisi yang ada dimasa depan mengharuskan adanya pergantian matakuliah dengan nama matakuliah yang baru dan sks yang juga baru, maka perbaikan data untuk isi file matakuliah mutlak dilakukan. Hal ini yang disebut dengan penyetaraan matakuliah.
2. File Input atau File Transaksi
Berisi data masukan berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan diolah oleh komputer. Macam file transaksi yang ada pada Lembaga Pendidikan adalah file Ujian, file Nilai dan file Pembayaran. File transaksi akan senatiasa mengalami perubahan sesuai dengan periode waktu tertentu.
Berisi informasi yang akan ditampilkan. Biasanya, file ini berisi informasi yang akan ditampilkan dalam sebuah laporan. Isi dari Laporan yang dihasilkan biasanya berasal dari penggabungan file master dan file transaksi, tetapi tidak semua isi dari file-file tersebut ditampilkan, melainkan hanya informasi tertentu saja yang ditampilkan sesuai dengan laporan yang diinginkan.
4. File Backup atau File Pelindung
Berisi Salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu. File ini berisikan salinan [copy] dari suatu file, entahf ile master maupun file transaksi. Adapun isi [informasi] dari file backup ini sama persis dengan file aslinya. Jika ada yang diperbaiki maka hasil perbaikan data tersebut harus dibuatkan kembali backup dari file yang diperbaiki.
2. File Kerja atau Temporary File
Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara [temporary]. File ini berisi data yang sifatnya sementara [tidak permanen] dalam arti hanya numpang lewat saja, tetapi file ini dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data.
3. File Libraryatau File Pustaka
Berisi program-program aplikasi atau utility program. File ini berisi program-program bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data. Misalkan dalam file Gaji yang mana mempunyai keterhubungan dengan file Pendidikan [untuk mencari jenjang Pendidikan dari seorang karyawan], file Absensi [untuk mengetahui data kehadiran pegawai] dan file Lembur [untuk mengetahui intensitas kelebihan jam kerja yang dimiliki oleh seorang pegawai].
1.2 ORGANISASI DAN AKSES FILE
Ada beberapa tipe organisasi file data yang
digunakan, yaitu susunan berurutan [sequential],berurutan diindeks [indexed
sequential], acak [random], dan acak diindeks [indexed random].
Tujuan organisasi data didalam pemrograman terstruktur adalah:
1. Untuk menyediakan sarana pencarian record bagi pengolahan, seleksi, atau penyaringan.
2. Memudahkan penciptaan atau pemeliharaan file.
Organisasi file data harus mempertimbangkan beberapa hal penting, yaitu sebagai berikut:
1. Kemudahan dalam penyimpanan dan pengambilan data.
2. Kecepatan akses data/efisiensi akses.
3. Efisiensi penggunaan media penyimpanan [storage device].
Terdapat dua jenis alat penyimpanan data file yang digunakan, yaitu :
1. Piranti Akses Serial [Sequential Access Storage Device atau SASD].
Contoh peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic tape atau pita magnetik.
Pita magnetic terbuat dari bahan magnetic yang dilapiskan pada plastic tipis, seperti pita pada pitak aset. Pada proses penyimpanan atau pembacaan data, tape head atau kepala pita harus menyentuh media sehingga dapat mempercepat pita menjadi aus.
Data pada pita magnetik direkam/diakses secara berurutan [sequential] dgn menggunakan drive khusus.Karena perekaman/peng-akses-an dilakukan secara berurutan, maka untuk mengakses data yang kebetulan berada di tengah, drive terpaksa harus memutar gulungan pita hingga head mencapai tempat data tersebut berada.Hal ini membutuhkan waktu yg relatif lebih lama.Ciri-ciri dari piranti SASD adalah :
a. Proses pembacaan rekaman harus berurutan.
c. Data disimpan dalam blok-blok.
d. Proses write hanya bisa dilakukan sekali saja.
e. Kecepatan akses datanya, sangat tergantung pada :
• Kerapatan pita [ char/inci ].
• Kecepatan pita [ inci/detik ].
• Lebar celah / gap antar blok.
2. Piranti Akses Direct [ Direct Access Storage Device atau DASD].
Contoh piranti akses tipe direct adalah cakram magnetic [magnetic disk] yang terdiri dari hard disk atau floppy disk. Harddisk memiliki piringan metal yang dilapisi dgn bahan yg memungkinkan data dapat disimpan dalam bentuk titik-titik bermagnet. Data disimpan dalam kedua permukaan piringan.
Piringan-piringan yang menyusun harddsik tersimpan rapat dalam hard drive, dengan tujuan untuk melindungi dari partikel debu atau benda kecil lainnya yang dapat mengotori piringan sehingga tidak terjadi tabrakan antara head dan piringan [yang dapat menimbulkan kerusakan]. Piranti DASD mempunyai ciri sebagai berikut :
a. Pembacaan rekaman tidak harus urut.
c. Data dapat disimpan dalam karakter atau blok.
d. Proses write dapat dilakukan beberapa kali
Tiga metode
susunan organisasi data file dalam media penyimpanan fisik yang lazim untuk
digunakan, yaitu :
1. Sequential
Metode ini mempunyai ciri -ciri antara lain :
a. Rekaman disimpan berdasarkan suatu kunci.
b.Pencarian rekaman tertentu dilakukan record demi record sesuai kuncinya.
Metode ini baik untuk digunakan apabila pengolahan terhadap basis data bersifat periodik dan menyeluruh.
Dalam metode ini kunci rekaman ditransformasikan kealamat penyimpanan dalam media fisik secara acak[random].Metode ini akan menimbulkan beberapa masalah, yaitu adanya alamat yang muncul lebih dari satu kali, dan ada alamat yang tidak pernah muncul sama sekali.Permasalahan seperti ini diatasi dengan teknik overflow location, yaitu dengan menggunakan alamat yang ada disampingnya.
Metode ini mempunyai ciri -ciri sebagai berikut :
a. Merupakan gabungan antara metode sequential dan random.
b. Record disimpan secara berurutan dengan menggunakan kunci.
c. Masing-masing record diberi indeks.
d. Pengalamatan dilakukan secara acak.
e. Perlu penyimpanan tambahan, yaitu untuk file indeks.
1.4 SUMBER REFERENSI
1. Slide
Power Point Pertemuan 6 Sistem Informasi Manajemen