Bagi seorang karyawan, menjaga hubungan baik dan sehat dengan atasan adalah hal yang mutlak harus dilakukan. Setidaknya ada beberapa alasan untuk ini. Pertama, hubungan yang baik ini dapat membuat lingkungan kerja menjadi nyaman dan menyenangkan. Kedua, hubungan baik dengan atasan akan berpengaruh terhadap produktifitas kerja di kantor.
Ketiga, atasan kita biasanya memegang kunci untuk perkembangan karir kita dalam perusahaan. Tanpa hubungan yang baik, mereka mungkin tidak akan mempertimbangkan promosi jabatan Anda untuk posisi lain yang lebih tinggi, meskipun seharusnya kinerja Anda sangat layak untuk jabatan tersebut.
Terakhir, Hubungan baik ini akan mengurangi terjadinya stres dan kecemasan di tempat kerja, karena konflik dengan atasan akan menciptakan lingkungan kerja yang kurang nyaman.
Sebaliknya, hubungan yang buruk akan memberikan dampak besar terhadap kinerja Anda dikantor, menurunkan produktifitas kerja, serta menghambat karir Anda diperusahaan tersebut. Belum lagi tingkat stres dan kecemasan yang meningkat akibat lingkungan kerja yang kurang nyaman.
Oleh karena itu, hubungan yang baik dengan atas harus dibina dan dikelola dengan baik. Salah satunya adalah dengan komunikasi yang efektif. Hubungan yang tidak baik dengan atasan, biasanya bermula dari komunikasi yang tidak efektif. Oleh karena itu Anda harus berhati-hati ketika berkomunikasi dengan atasan Anda.
Berikut beberapa tips untuk bagaimana berkomunikasi yang efektif dengan atasan.
Tulis topik yang akan Anda bicarakan.
Biasanya atasan Anda tidak punya banyak waktu untuk berkomunikasi. Agar pembicaraan menjadi efektif, tulislah topik-topik penting yang akan Anda bicarakan dengan atasan. Ini tentunya akan menjadikan waktu yang sedikit tersebut efektif dan efisien, karena akan membuat pembicaraan menjadi terarah. Pastikan bahwa apa yang Anda inginkan dan butuhkan dari atasan Anda ditulis secara jelas dalam catatan kecil.
Gunakan kata-kata kualifikasi.
Ketika berbicara dengan atasan Anda, gunakanlah kata-kata kualifikasi, seperti “mungkin” dan “kemungkinan”, hindari menggunakan kata-kata yang mutlak, seperti “selalu”, “harus”, “sepanjang waktu” dan “tidak pernah”. Hal ini untuk menghindari terjadinya pertentangan. Penggunaan kata-kata kualifikasi juga akan membuka ruang diskusi antara Anda dengan atasan. Dari diskusi ini mungkin akan muncul beberapa ide yang dapat dijalankan.
Gunakan lebih banyak kata “saya”.
Ketika Anda berbicara dengan atasan, sebaiknya Anda menggunakan kata “saya” ketimbang kata “Anda”. Misalkan “saya membutuhkan bimbingan Bapak” dari pada “Bapak bisa memberikan bimbingan kepada saya”. Hindarilah penggunaan kata negatif seperti “Bapak belum memberikan bimbingan soal ini”.
Hindari Komunikasi Saat Anda sedang Emosi.
Biasanya seseorang yang sedang dalam keadaan emosi, akan sulit mengontrol diri. Pastikan emosi Anda telah reda ketika Anda memulai komunikasi Anda. Jika memungkinkan, berkomunikasilah dengan atasan Anda sebelum masalah menjadi besar dan hindari Anda terlibat secara emosional dengan atasan.
Jadilah Pendengar Aktif.
Mendengarkan adalah ketrampilan yang sangat penting dalam segala bentuk komunikasi antar manusia. Cobalah untuk benar-benar mendengarkan dan memahami apa yang atasan Anda katakan. Jika Anda merasa kurang jelas atas saran dan intruksinya, Anda dapat meminta atasan Anda untuk mengulangnya. Berusahalah untuk mengulang poin penting dari atasan Anda, dan tunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan memahami apa yang dia sampaikan.
Salah satu ciri pemimpin yang baik adalah pemimpin yang dapat berkomunikasi dengan anak buahnya. Kemampuan komunikasi yang efektif bagi seorang pemimpin atau manajer adalah mutlak. Seorang manajer harus bisa menyampaikan arahan yang tepat kepada anak buahnya, harus mampu memberikan semangat bekerja kepada anak buah, serta harus memberikan evaluasi yang tepat terhadap kinerja anak buah.
Jika pemimpin tidak bisa berkomunikasi secara efektif dengan anak buahnya, maka dia akan menjadi pemimpin yang membiarkan anak buahnya bekerja sendiri dan pada akhirnya tidak ambil pusing terhadap kesulitan yang dihadapi oleh anak buahnya.
Sehebat apapun Anda sebagai seorang pemimpin di tempat Anda bekerja, tidak akan bermanfaat kalau Anda tidak mengetahui cara komunikasi yang efektif dengan anak buah Anda. Misalnya Anda punya ide atau strategi yang brilian bagi kemajuan perusahaan tempat Anda bekerja, tapi Anda tidak bisa menyampaikannya dengan tepat kepada tim Anda, maka semua itu akan percuma. Bisa-bisa, ide dan strategi itu hanya akan menjadi wacana yang membingungkan untuk mereka
Atau, Anda menyampaikan semua itu dengan cara yang tidak tepat. Anak buah Anda jadinya kebingungan, mereka tidak memahami maksud Anda, sehingga hasil kerjanya tidak sesuai dengan yang Anda harapkan.
Melihat hasil kerja yang tidak sesuai ini, Anda jadi uring-uringan. Karena Anda tidak tahu cara yang baik dan tepat untuk menyampaikan unek-unek Anda, jadinya Anda bersikap tidak baik pada mereka. Akhirnya, anak buah Anda bukannya menjadi segan, tapi justru tidak respect pada Anda. Bahkan, bisa jadi mereka mengalami frustrasi dan akhirnya memilih resign. Padahal, mereka adalah pribadi-pribadi yang dapat diandalkan, jika mendapatkan arahan yang tepat.
Lalu, bagaimana cara berkomunikasi yang efektif dengan anak buah?
1. Biasakan diri Anda untuk mendengarkan
Mungkin selama ini Anda merasa bahwa Anda adalah seorang pemimpin. Bagi Anda, pemimpin itu harus memberikan perintah kepada anak buah. Jadi, Anda terus-terusan memberikan perintah untuk mereka. Menyuruh ini dan itu.
Anda mungkin lupa, berkomunikasi yang efektif adalah komunikasi yang berjalan dua arah. Jadi, selain selalu berbicara dengan anak buah, dengan memberikan perintah atau menyuruh ini dan itu, Anda juga harus mendengarkan anak buah Anda.
Beri kesempatan anak buah untuk menyampaikan aspirasinya. Selalu tanyakan kabar mereka, atau bertanya apakah mereka sudah mengerti dengan semua arahan Anda. Selain itu, Anda juga harus siap menerima pertanyaan dari mereka. Atau, dengarkan keluhan serta masukan dari mereka.
Saat berbicara dengan anak buah, jangan lupa gunakan bahasa tubuh yang tepat. Lakukan kontak mata, ekspresi wajah dan gesture yang membuat anak buah Anda merasa nyaman saat mereka mendengarkan Anda.
2. Sampaikan semuanya dengan singkat, tapi detail
Sesuatu yang singkat dan padat akan lebih mudah dimengerti daripada yang bertele-tele. Biasakan untuk langsung pada pokok permasalahan, jika harus menyampaikan sesuatu kepada anak buah. Sertakan juga alasan, sebab, akibat dan dampak yang bisa ditimbulkan, yang berhubungan dengan arahan yang Anda sampaikan itu.
Setelah itu, pastikan semua anak buah Anda mengerti dengan baik tentang semua hal yang Anda sampaikan itu. Jangan biarkan mereka mengerti sesuai dengan kehendak atau pemahaman mereka masing-masing, karena hal ini bisa menimbulkan akibat yang tidak baik bagi kinerja mereka.
Ada baiknya juga untuk menyertakan versi tertulis dari apa yang Anda sampaikan tadi. Hal itu adalah untuk membantu anak buah untuk mengulang informasi tersebut, jika ada yang terlupa.
Setiap orang memiliki ciri khas berkomunikasi yang berbeda-beda. Ada orang yang bisa langsung mengerti dan memahami saat ada orang berbicara kepadanya, tapi ada juga yang harus mencerna dulu beberapa saat. Jadi, Anda harus menyampaikan semua hal penting di kantor dengan baik, sesuai dengan pemahaman masing-masing anggota tim.
Untuk itulah, sangat penting bagi Anda untuk mengenal semua anak buah atau anggota tim dengan baik. Jadi, Anda bisa memilih cara yang tepat untuk berbicara dengan mereka. Cara penyampaian informasi yang sesuai ini akan memperkecil atau menghindari terjadinya kesalahpahaman, yang mungkin dapat berakibat tidak baik demi kelangsungan pekerjaan di kantor.
4. Gunakan teknologi sebagai bantuan
Kadang-kadang, karena terlalu sibuk, Anda jadi kekurangan waktu untuk bisa memberikan arahan atau berbicara dengan anak buah Anda. Untung saja sekarang berbagai alat komunikasi siap membantu Anda.
Jika Anda hanya punya waktu di sela-sela pekerjaan Anda, misalnya untuk sekadar menanyakan kemajuan pekerjaan yang Anda delegasikan kepada anggota tim Anda, Anda bisa menanyakannya lewat Whatsapp atau Skype.
Selain bisa menghemat waktu, mungkin ada juga hal yang ingin mereka sampaikan kepada Anda. Tapi karena Anda kelihatan sibuk, mereka jadi segan untuk datang kepada Anda. Jika Anda memulai menyapa mereka terlebih dahulu, hal ini bisa mencairkan suasana dan mereka bisa langsung menanyakan hal-hal yang kurang mereka mengerti dalam mengerjakan semua tugas dari Anda.
Ingatlah bahwa komunikasi yang baik dan efektif dengan anak buah adalah awal dari sebuah kesuksesan tim kerja. Kalau Anda merasa punya kesulitan untuk berkomunikasi dengan anggota tim, Anda bisa meminta bantuan dari seorang profesional. Anda bisa mengikuti pelatihan komunikasi bagi para manajer. Pelatihan seperti itu dapat membantu Anda untuk meningkatkan kinerja tim Anda.
Jika Anda ingin mengikuti pelatihan seperti itu, Anda bisa mendapatkan informasinya di sini.