Surat keputusan merupakan jenis surat yang tidak lagi terdengar asing oleh para karyawan perusahaan. Bagi perusahaan atau instansi biasanya paham cara pembuatan dokumen tersebut. Namun, masih banyak perusahaan yang belum menggunakan Sistem HRIS Essentials sehingga pengelolaan dokumennya belum berjalan secara efisien dan otomatis. Padahal, dengan menggunakan sistem tersebut seluruh proses manajemen dokumen karyawan di perusahan akan menjadi lebih praktis dan efektif.
SK adalah untuk menyampaikan keputusan dari atasan yang berkaitan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas. Surat keputusan pada umumnya berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga karena surat ini bersifat konkret, individual dan final. Oleh sebab itu, dalam prosesnya pembuatan surat keputusan langsung kepada pihak yang bersangkutan dan tidak menyebarkanya secara umum.
Pengertian Surat Keputusan
Surat keputusan adalah dokumen tertulis yang terbentuk oleh badan atau perusahaan tertentu dalam bentuk tertulis dengan berdasarkan dari peraturan perundang undangan yang mengaturnya. Surat pernyataan akhir yang merupakan suatu solusi atau akhir dari satu permasalahan. Memberikan SK kepada individu merupakan sebagai solusi dari permasalahan yang terjadi. Beberapa contohnya adalah surat keputusan pengangkatan pegawai,pengangkatan karyawan atau tenaga kerja, pemberian sanksi terhadap karyawan, dan lainya.
Sumber: popnews.com
Fungsi SK
Surat keputusan [SK] tentunya memiliki fungsi dan kegunaan misalnya untuk individu sebagai solusi dari sebuah permasalahan. Fungsi-fungsi antara lainnya adalah untuk pemberian kepastian atau keputusan sebagai solusi permasalahan, mendapatkan penetapan tertulis secara resmi dari instansi atau badan terkait, memperoleh tindakan hukum perundang-undangan. Selain itu, mendapatkan suatu penetapan konkrit, aspek legalitas terjamin karena tersusun secara tertulis dan stemple/terdapat tandatangan yang sah.
Format Pembuatan Surat Keputusan
Surat keputusan memiliki format atau komponen- komponen penting ini harus ada dalam pembuatan surat keputusan, hal ini karena akan berpengaruh pada proses surat. Komponen yang ada menjadi syarat yang wajib ada serta tertulis karena akan berpengaruh pada sah atau tidaknya surat tersebut. Komponen penting tersebut adalah:
Konsiderans adalah landasan atau dasar hukum membuat keputusan tersebut. Pada bagian ini terdapat kata-kata seperti menimbang, mengingat, membaca, mendengar, atau memperhatikan. Keberadaan konsiderans untuk sebuah putusan bersifat wajib, karena dalam konsiderans itulah tertera landasan hukum [statuta] untuk sebuah SK. Isi konsiderans memiliki minimal dua atau maksimal lima sub topik. Sub topik menimbang dan mengingat adalah salah satu sub topik yang paling penting dan harus memakainya dalam setiap membuatnya.
Desideratum adalah bagian yang berisi tujuan [untuk apa] putusan tersebut itu terbentuk. Setiap surat pasti mengandung satu tujuan atau lebih. Keberadaan desideratum dapat saja secara langsung tersirat. Artinya, desideratum dapat berada secara tersirat dalam diktum dan konsiderans, Keberadaan desideratum dapat tersirat atau implisit karena tidak ada notasi tujuan untuk menandai atau mengawali bunyi desideratum. Namun, untuk mengetahui desideratum dapat dengan mudah tanpa perlu ada notasi tujuan.
Merupakan isi inti sebuah surat putusan. Pengambil keputusan akan menetapkan apapun, dan semuanya terhimpun dalam diktum. Untuk teknik penulisanya, sub topik menggunakan awalan tulisan yang terdapat pada tengah kertas [centering]. Sub topik memutuskan harus selalu tetap yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum.
Baca juga: Pentingnya Surat Referensi Kerja bagi Karyawan dan Cara Membuatnya
Contoh Surat Keputusan
Berikut adalah beberapa contoh SK yang dapat menjadi referensi:
- Contoh SK Pengangkatan Karyawan Tetap
Menjadi seorang karyawan dalam sebuah instansi baik pabrik ataupun yang lainnya menjadi salah satu mata pencaharian bagi seseorang. Sehingga ketika terdapat status sebagai seorang karyawan kontrak atau bukan karyawan tetap, akan ada kondisi ketika terdapat pengangkatan menjadi karyawan tetap. Oleh karena itu, maka perlu dokumen tertulis untuk pengangkatan karyawan tetap fungsinya sebagai bukti bahwa nama-nama karyawan yang terdapat pada SK adalah karyawan yang akan menjadi karyawan tetap. Agar dokumen tersebut tidak tercampur dengan dokumen lainnya, Anda bisa mengelompokkan dokumen dalam folder dan subfolder untuk menyimpan file dengan kategori yang sama dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen. Berikut merupakan contoh SK pengangkatan karyawan :
2. Contoh SK Direksi
Dalam suatu perusahaan, tentu akan ada berbagai macam agenda, kegiatan, dan acara lainnya yang membutuhkan putusan akhir dari direksi. Sehingga penting bagi perusahaan untuk memiliki direksi sebagai orang yang mengerti perusahaan dan bisa bertanggung jawab untuk perusahaan. Untuk membantu pemahaman kita terkait SK direksi, maka berikut merupakan contoh SK direksi:
Kesimpulan
Itulah contoh-contoh surat keputusan yang bisa bermanfaat untuk anda. Surat keputusan berperan penting dalam pemberian ketetapan kepada pihak tertentu karena Surat keputusan menjadi surat resmi yang telah diatur dalam undang-undang yang bersifat konkret serta individual yang menjadi contoh surat final dalam keputusan.
Untuk memudahkan pengawasan dan laporan aktivitas karyawan atau pegawai, Anda dapat memanfaatkan Sistem HRM Terbaik untuk Enterprise dari Hashmicro yang terdiri dari HRM basic dan HRM advanced. Software ini dapat membantu tugas HR dan administrasi karyawan Anda seperti menghitung gaji dan PPh 21, kelola cuti dan daftar kehadiran, proses reimbursement, dan kegiatan operasional lainnya dengan HR Software dan aplikasi payroll terlengkap untuk enterprise di Indonesia. Coba demo disini.
Surat keputusan menjadi jenis surat yang tidak asing didengar, terlebih bagi para karyawan di perusahaan atau seseorang yang mengikuti organisasi maupun perkumpulan lainnya. Bagi perusahaan atau instansi pembuatan surat keputusan dirasa tidak berat dan tentunya sering dilakukan. Namun bagi perusahaan atau organisasi yang baru hal ini tentunya akan sulit dan perlu melihat contoh pembuatan.
Surat keputusan dibuat tentunya memiliki tujuan dan fungsinya agar tujuan utama dari pembuatan surat tetap ada serta berfungsi sebagaimana mestinya. Sebelum menuju dan mengetahui tentang cara pembuatan surat keputusan mari kita simak penjelasan mengenai pengertian serta fungsi dari surat pemberitahuan.
Pengertian surat keputusan
Surat keputusan merupakan sebuah surat atau ketetapan yang dibuat oleh badan atau perusahaan tertentu dalam bentuk tertulis dengan berdasarkan dari peraturan perundang undangan yang mengatur. Surat keputusan bersifat konkret, individual dan final. Oleh sebab itu dalam prosesnya pembuatan surat keputusan langsung ditujukan kepada pihak yang dimaksud dan tidak disebarkan secara umum.
Menjadi keputusan atau pernyataan final yang merupakan suatu solusi atau akhir dari setiap permasalahan yang ada. Dalam hal ini, surat keputusan sering ditujukan kepada individu sebagai solusi dari permasalahn yang dimiliki. Menjadi akhir dari permasalah yang tentunya sebagai solusi yang tetap memperhatikan peraturan.
Fungsi surat keputusan
Pembuatan surat keputusan tentunya memiliki fungsi serta kegunaan, berfungsi bagi pembuat surat maupun penerima. Fungsi-fungsi antara lainnya adalah
- Pemberian kepastian atau keputusan sebagai solusi permasalahan
- Mendapatkan penetapan tertulis secara resmi dari instansi atau badan terkait
- Memperoleh tindakan hukum perundang-undangan
- Memiliki jaminan legalitas hukum secara tertulis
Unsur-unsur surat keputusan:
Pembuatan surat keputusan memiliki unsur-unsur atau komponen penting yang harus diperhatikan, komponen tersebut antara lain adalah:
1. Konsideran
Konsideran merupakan landasan hukum dari pembuatan surat, pada bagian ini menunjukan tentang bagian yang harus tertulis pada surat.
2. Desideratum
Pada bagian in bertuliskan tujuan pembuatan surat yang akan mencakup tujuan apa saja yang akan ada pada surat keputusan.
3. Diktum
Bagian ini menunjukan isi dari surat dan menjadi bagian pokok penting. Pada bagian surat ini menunjukan kata “Memutuskan”
Komponen- komponen penting ini harus ada dalam pembuatan surat keputusan, hal ini karena akan berpengaruh pada proses surat. Komponen yang ada menjadi syarat yang wajib ada serta dituliskan karena akan berpengaruh pada sah atau tidaknya surat tersebut.
Contoh surat keputusan
Berikut ini adalah contoh-contoh surat keputusan dan cara membuatnya
1. Contoh Surat Keputusan Kenaikan Jabatan
SANTOSA ATMAJAYA
Jl. Surabaya No. 14 Jakarta
Telp [021]356723
SURAT KEPUTUSAN
Nomor : SK.002-156/RA-SHR/2019
Kepada Yth,
Sdr. Putri Lesmana
Di tempat
Perihal : kenaikan jabatan
Berdasarkan penilaian serta prestasi kerja Saudari sejak awal bekerja sampai akhir waktu kerja yang ditentukan. Maka perusahaan berpedoman pada Peraturan Perusahaan dan ketentuan yang berlaku, memutuskan bahwa:
Memberikan kenaikan jabatan kepada Saudari dari yang sebelumnya sebagai staf keuangan menjadi Kepala Bagian Keuangan.
Dalam hal penetapan golongan dan kepangkatan serta ketentuan dalam hal pemberian gaji dan tunjangan, kepada Saudari ditetapkan sebagai berikut:
Nama : Putri Lesmana
NIP : 3256098700005
Tgl. Masuk kerja : 10 januari 2018
Bagian : Keuangan
Gaji per bulan : Rp 3.000.000 [Tiga juta rupiah]
Hak dan kewajiban Saudari lainnya diatur dan ditetapkan dalam Peraturan Perusahaan, serta saudari berhak untuk menaati Peraturan Perusahaan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab.
Surat keputusan kenaikan jabatan ini berlaku sejak ditetapkan, apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan atau kesalahan akan diperbaiki seperlunya.
Demikian surat ini dibuat untuk diketahui dan dipergunakan sebagaiman mestinya
Ditetapkan di Jakarta
Tanggal: 23 Mei 2019
Mengetahui
HRD PT. SANTOSA ATMAJAYA
Muhammad Prayoga
2. Contoh Surat Keputusan Penerimaan Karyawan
SANTOSA ATMAJAYA
Jl. Surabaya No. 14 Jakarta
Telp [021]356723
SURAT KEPUTUSAN
Nomor : 170/SK/HRD/2020
Berdasarkan kebijakan pihak Manajemen dan hasil seleksi, maka dengan ini ditetapkan bahwa:
Nama : Ahmad Putra
NIP : 3456958240002
Telah secara resmi diterima menjadi karyawan TETAP sejak tanggal 20 Juli 2020 di bagian marketing sebagai staf marketing.
Segala hak dan kewajiban diatur dalam ketentuan-ketentuan Peraturan Perusahaan yang berlaku.
Jakarta, 20 Juli 2020
Mengetahui
HRD PT. SANTOSA ATMAJAYA
Muhammad Prayoga
3. Contoh Surat Keputusan Universitas
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK INDONESIA
Jl. Jeruk No. 409, Jakarta
KEPUTUSAN DIREKTUR POLITEKNIK INDONESIA
No: 15/SK/PI/2017
HAL: PENGANGKATAN KONSULTAN PENDIDIKAN
Dengan pertimbangan:
- Sebagai upaya meningkatkan hasil belajar mahasiswa, diperlukan pembimbing atau konsultan pendidikan.
- Pemilihan beberapa nama konsultan untuk menjalankan tugas tersebut.
- Nama-nama dosen yang tertulis dalam daftar lampiran surat keputusan ini dianggap memenuhi syarat dan diharapkan mampu menjalankan tugas.
Mengingat:
Surat keputusan Ketua Yayasan Pendidikan No. 643/SK/YP/99 tentang pengangkatan Direktur Politeknik Indonesia
Memutuskan bahwa:
- Semua dosen yang tercantum pada lampiran merupakan dosen terpilih untuk menjadi konsultan.
- Tugas yang dijalankan akan dipertanggungjawabkan kepada wakil direktur
- Hal yang berkaitan dengan pengangkatan konsultan pendidikan akan diatur dalam ketentuan yang ada
- Keutusan pengangkatan konsultan pendidikan berlaku sejak ditetapkan. Jika terdapat perubahan, maka keputusan ini akan ditinjau ulang.
Ditetapkan di Jakarta tanggal 30 April 2017
Mengetahui,
Direktur Politeknik Indonesia
Kesimpulan
- Surat keputusan berperan penting dalam pemberian ketetapan kepada pihak tertentu
- Surat keputusan menjadi surat resmi yang telah diatur dalam undang-undang
- Bersifat konkret serta individual yang menjadi contoh surat final dalam keputusan
- Memiliki komponen penting yang harus diterapkan dalam persuratan