Pada dasarnya, ruang lingkup administrasi meliputi aktivitas tulis menulis, mengirim, dan juga menyimpan keterangan. Seperti yang kita ketahui bahwa administrasi adalah suatu kegiatan penyusunan dan juga pencatatan data ataupun informasi yang dilakukan oleh perusahaan.
Aktivitas ini dikerjakan secara lebih sistematis, baik itu untuk pekerjaan internal ataupun eksternal sebagai upaya dalam menyediakan dan mempermudah memperoleh kembali apa yang diperlukan.
Nah, pada kesempatan kali ini, mari kita bahas lebih dalam tentang ruang lingkup administrasi.
Ruang Lingkup Administrasi
Tugas pegawai yang bekerja pada bagian administrasi adalah melayani, mengarahkan dan mengatur semua aktivitas organisasi sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan secara tertib dan efektif. Kegiatan ini disebut ruang lingkup administrasi dan meliputi:
- Kegiatan pengumpulan, dimana karyawan mencari dan mengumpulkan data, informasi yang detail, lalu kemudian menyimpannya agar dapat digunakan di lain waktu pada saat dibutuhkan.
- Kegiatan pencatatan, yaitu setelah berhasil mengumpulkan data, karyawan mencatat, menyimpannya dengan baik, dan mengirimkannya ke bagian lain untuk diproses jika diperlukan.
- Kegiatan administrasi, yaitu karyawan menganalisis data administrasi yang ada guna memperoleh hasil atau kesimpulan dari data tersebut.
- Kegiatan penyimpanan, yaitu karyawan melindungi data-data tersebut dengan cara menyimpannya pada dokumen atau arsip sehingga suatu saat dapat dengan mudah ditemukan kembali jika ada yang membutuhkan.
- Pengiriman aktivitas, yaitu karyawan mengirimkan data atau file dari pemangku kepentingan internal dalam organisasi atau pemangku kepentingan eksternal di luar organisasi ke departemen lainnya.
Baca juga: Value Chain Adalah: Pengertian, Fungsi dan Strategi Menerapkannya
Tujuan Ruang Lingkup Administrasi
Tujuan administratif dibedakan menjadi dua tujuan, yaitu tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek.
- Tujuan ruang lingkup administrasi jangka panjang, yaitu tujuan administrasi yang ideal, biasanya memiliki kualifikasi yang tidak terbatas untuk mencapai tujuan organisasi.
- Tujuan ruang lingkup administrasi jangka pendek, yaitu tujuan administratif yang spesifik, memiliki ruang lingkup yang kecil dan kualifikasi sasaran yang terbatas, biasanya dibuat oleh sub-departemen organisasi untuk melaksanakan perintah administrasi di setiap sub-departemen organisasi.
Unsur-Unsur Ruang Lingkup Administrasi
Ruang lingkup administrasi terdiri dari beberapa unsur, yaitu:
- Organisasi, yaitu tempat karyawan melakukan aktivitas manajemen dan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- Manajemen, yaitu manajemen administratif yang melibatkan manajer dan operator.
- Communication, yaitu cara mengkomunikasikan informasi yang digunakan untuk menghubungkan dan berkoordinasi antar anggota organisasi atau antar berbagai bagian organisasi.
- Personil, yaitu penggunaan tenaga kerja yang bertanggung jawab atas manajemen organisasi. Dalam sistem kepegawaian terdapat proses yang saling terkait yaitu, rekrutmen pegawai, penempatan pegawai, otorisasi pegawai dan pemberhentian pegawai.
- Keuangan, yaitu modal atau dana yang digunakan untuk tujuan manajemen bisnis.
- Materi, yaitu unsur administrasi, meliputi kegiatan pencatatan, perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan kegiatan pengadaan barang.
- Pengurusan administrasi, yaitu unsur-unsur administrasi termasuk urusan administrasi, keuangan, dll.
- Humas, yaitu elemen-elemen manajemen tentang bagaimana organisasi berinteraksi dengan baik pada publik [masyarakat] atau konsumennya
Oleh karena itu, diperlukan sistem administrasi yang baik untuk mengelola aktivitas perusahaan. Tujuannya adalah agar ruang lingkup administrasi bisa lebih tertib dalam mencapai tujuan perusahaan. Sebuah perusahaan yang dikelola dengan baik akan membantu pencapaian tujuan perusahaan.
Karakteristik Administrasi Perkantoran
1. Bersifat Pelayanan
Ruang lingkup administrasi lebih bersifat pelayanan karena dapat membantu tugas-tugas lain, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang lain agar bisa bekerja lebih efektif.
Pelayanan mengacu pada pengelolaan administrasi yang dilakukan untuk pelaksanaan pekerjaan pelaksana guna mencapai tujuan perusahaan. Seperti yang telah disebutkan di atas, pekerjaan kantoran ini dirancang untuk memberikan layanan kepada mereka yang melaksanakan pekerjaan [tugas utama kantor] guna mencapai tujuan organisasi.
contoh:
- Membantu staf penjualan untuk melakukan pekerjaannya.
- Membantu departemen finansial untuk menyimpan bukti dokumenter tentang status keuangan perusahaan.
- Membantu departemen produksi untuk meningkatkan layanan dan menentukan biaya yang lebih rendah.
- Pustakawan melacak siswa yang meminjam buku dari perpustakaan.
- Teller bank, yang mencatat setoran di bank.
2. Terbuka dan ekspansif
Ruang lingkup administrasi lebih terbuka dan ekspansif, artinya pekerjaan kantor bisa dilakukan dimanapun dalam organisasi, tidak hanya di kantor atau gedung saja, tapi bisa juga dilakukan di luar kantor atau di luar gedung. Administrasi kantor diperlukan di mana-mana, dan dilakukan di seluruh organisasi.
contoh:
- Ahli listrik mencatat meteran di rumah.
- Petugas tiket kereta melakukan pemeriksaan tiket penumpang.
- Petugas PDAM mencatat meteran air rumah
3. Diterapkan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi
Ruang lingkup adminisitrasi harus diterapkan oleh semua pihak, baik itu dari pimpinan tertinggi hingga pegawai terendah, setiap orang dapat menyelesaikan pekerjaan kantor.
Karena pekerjaan kantor tersebar ke seluruh bagian organisasi, pekerjaan akan dilakukan oleh semua orang di dalam organisasi. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok karyawan [misalnya, bagian administrasi], pekerjaan ini akan bisa dimonopoli oleh kelompok karyawan tersebut. Pekerjaan kantor akan dialihkan dari pejabat tertinggi [tanpa mengubah posisi mereka] ke karyawan dengan peringkat terendah.
Misalnya, supervisor menelepon kantor lain untuk mengumpulkan data atau informasi yang diperlukan, atau harus menerima telepon dari kantor lain. Mandor pabrik mendata pekerja yang tidak hadir atau lembur tanpa mengurangi tanggung jawab utamanya sebagai mandor. Selain bersih-bersih kantor, pegawai pada karyawan OB juga biasanya mendapat pekerjaan yang meliputi mengirim surat dan mengisi buku ekspedisi.
contoh:
- Manajer, yang tugasnya adalah membuat karyawan bekerja lebih baik, tetapi manajer juga harus tetap terlibat dalam pekerjaan kantor untuk membantunya mengelola tanggung jawab bawahannya, seperti menyimpan arsipnya sendiri dan melakukan panggilan telepon ke suatu hubungan.
- Siswa selain sekretaris kelas dapat mengisi buku harian kelas.
- Kurir akan membuat catatan saat menulis dari orang lain dan meminta bukti surat dari penerima yang dituju.
Prinsip Ruang Lingkup Administrasi
1. Prinsip Perencanaan
Prinsip perencanaan pada ruang lingkup administrasi artinya seluruh pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. Misalnya, semua surat yang dikirim atau diarsipkan harus jelas tujuan dan manfaatnya. Jika tidak, berarti tidak diperlukan kegiatan surat-menyurat.
Perencanaan juga berarti bahwa setiap proses harus dijadwalkan dan ditentukan sebelumnya dan tidak boleh dilakukan sendiri-sendiri. Agar rencana berjalan lancar, cara yang terbaik adalah menetapkan pedoman tertentu untuk setiap jenis pekerjaan.
2. Prinsip Penyederhanaan
prinsip penyederhanaan dalam ruang lingkup administrasi artinya Anda harus berusaha untuk melakukan semua pekerjaan kantor dengan cara yang paling sederhana dan termudah. Jika alternatif yang lebih sederhana dapat ditemukan, maka prosedur yang rumit harus dihindari. Penyederhanaan juga berarti menghindari duplikasi dokumen yang berlebihan dan sebisa mungkin menghindari berbagai tugas yang tumpang tindih.
3. Prinsip Menabung
Maksud dari prinsip menabung pada ruang lingkup administrasi adalah semua pekerjaan kantor harus dilakukan dengan cara yang paling hemat, yaitu cara yang paling mudah [hemat pikiran], cara paling ringan [hemat tenaga], paling cepat [hemat waktu], paling baru [hemat waktu], paling murah [penghematan biaya].
4. Prinsip Eliminasi
Maksud prinsip eliminasi pada ruang lingkup administrasi adalah semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak relevan harus dihilangkan. Misalnya, jika dua orang ditugaskan untuk memelihara catatan dan jumlah file yang tidak terlalu banyak sehingga sebenarnya dapat dikelola oleh satu orang saja, maka orang tersebut harus dieliminasi, atau harus diberi tugas lain yang lebih diperlukan perusahaan.
5. Prinsip Merger
arti prinsip merger di dalam ruang lingkup administrasi adalah bahwa semua pekerjaan yang serupa atau terkait erat harus digabungkan. Misalnya, pekerjaan menagih piutang dan mengirim surat dilakukan oleh petugas, atau untuk mencetak dari lima komputer, satu printer sudah cukup.
Baca juga: Reorder Point: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menghitungnya
Penutup
Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang ruang lingkup administrasi. Jadi, bisa kita simpulkan bahwa ruang lingkup administrasi ini berupa kegiatan pengumpulan, kegiatan pencatatan, kegiatan administrasi, kegiatan penyimpanan, dan pengiriman kegiatan.
Seluruh ruang lingkup administrasi tersebut dilakukan agar pihak perusahaan bisa memperoleh laba atau keuntungan yang maksimal, sehingga bisa terus berkembang dan sukses dalam mencapai tujuannya.
Namun, kesuksesan tersebut hampir tidak bisa diraih Anda tidak mencatat seluruh keuntungan yang Anda peroleh pada laporan laba rugi. Kenapa? karena jenis laporan keuangan ini akan menentukan berapa banyak keuntungan yang bisa Anda peroleh dalam kurun waktu satu tahun. Selain itu, laporan keuangan ini juga akan menentukan untuk atau rugi nya perusahaan Anda.
Untuk itu, Anda harus berusaha mencatat laporan keuangan ini dengan rapi dan akurat. Bila Anda kesulitan, gunakanlah software akuntansi dari Accurate Online.
Software akuntansi ini mampu membantu Anda dalam membantu kegiatan akuntansi Anda secara lebih cepat dan efisien sehingga tidak banyak menghabiskan waktu. Selain itu, fitur nya yang lengkap dan juga tampilan dashboard nya yang sederhana akan semakin memudahkan kegiatan bisnis Anda.
Tertarik? Anda bisa langsung mencoba Accurate Online dengan klik tautan gambar di bawah ini.