Tulisan ini akan mengulas tentang definisi proses bisnis [Business Process], benefit bagi para stake-holder perusahaan, langkah-langkah praktis untuk memulai mendesain proses bisnis serta kajian terkait dengan proses bisnis. Disamping itu juga akan dijelaskan tentang Business Process Management [BPM] agar mendapat pemahaman yang lebih mendalam terkait dengan proses bisnis.
Setiap organisasi, baik yang berorientasi profit atau pun bukan, pastinya mempunyai sebuah aturan atau lebih bagaimana aktivitas-aktivitas yang terdapat di organisasi tersebut dijalankan. Aturan tersebut dibuat untuk memastikan bahwa pekerjaan atau tugas dapat diselesaikan dengan baik.
Entitas perusahaan adalah salah satu organisasi yang bersifat profit. Tidak peduli apakah perusahaan skala mikro hingga besar, pastilah terdapat aktivitas-aktivitas yang akan mengonversi sebuah masukan [input] menjadi keluaran [output] melalui sebuah proses. Rangkaian aktivitas-aktivitas inilah yang bisa disebut sebagai sebuah proses bisnis.
Secara definisi, proses bisnis adalah sekumpulan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang terstruktur untuk menghasilkan sebuah layanan tertentu sesuai dengan tujuan. Untuk memahami secara sederhana, proses bisnis ini dapat dimaknai sebagai sebuah Standard Operating Procedure [SOP]. Walaupun seolah-olah mirip, namun demikian, proses bisnis tidaklah sama dengan SOP.
Bagi Anda pelaku maupun pengelola sebuah bisnis, tentu saja mempunyai SOP untuk menjalankan operasional perusahaan.
Namun, apakah SOP yang ditetapkan perusahaan sudah dijalankan dengan baik ataukah belum?
Selanjutnya, apakah perusahaan Anda telah memiliki proses bisnis yang sesuaidengan karakteristik bisnis Anda?
Siapa yang wajib mengetahui proses bisnis?
Siapa yang seharusnya menjalankan proses bisnis tersebut?
Siapa yang berwewenang menilai jalannya proses bisnis?
Sepertinya masih banyak lagi deretan pertanyaan yang akan muncul untuk menguji seberapa peduli pengelola bisnis dalam menjalankan roda operasional perusahaan.
Proses bisnis memegang peranan penting dalam perkembangan perusahaan. Sebagai salah satu pilar perusahaan, kualitas proses bisnis akan menentukan bagaimana sebuah layanan atau produk dibuat. Proses bisnis mencerminkan bagaimana perusahaan dikelola, proses bisnis yang buruk tentu saja akan menyebabkan banyak masalah baik langsung maupun tak langsung.
Bagikan
Pengenalan kepada pegawai baru mengenai seluk beluk dan hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang harus dikerjakannya serta gambaran secara garis besar mengenai tugas dari bidang usaha dari kantor tempat pegawai baru yang bersangkutan bekerja [orientation].
Otoritas Jasa Keuangan
"/ori·en·ta·si/" "n: peninjauan untuk menentukan sikap [arah, tempat, dan sebagainya] yang tepat dan benar." "n: pandangan yang mendasari pikiran, perhatian atau kecenderungan."
Kamus Besar Bahasa Indonesia
Orientasi adalah proses menyediakan informasi-informasi mengenai perusahaan yang perlu diketahui oleh karyawan baru. Informasi yang disampaikan berupa latar belakang perusahaan hingga peraturan. Orientasi dilakukan untuk menumbuhkan hubungan antara karyawan baru dan perusahaan. Sederhananya, orientasi adalah suatu proses atau upaya seseorang dalam menangkap atau mengerti keadaan di sekitarnya.
- Karyawan dapat beradaptasi dan berinteraksi dengan kondisi lingkungan baru yang dimasuki.
- Karyawan dapat memahami organisasi dan budaya perusahaan, seperti visi dan misi, nilai inti, hingga kegiatan operasional perusahaan.
- Sebagai bekal untuk karyawan sebelum bertugas di tempat kerja.
- Membuat karyawan merasa diterima dan menjadi bagian dalam tim dan perusahaan.
- Menghindari terjadinya permasalahan yang mungkin terjadi saat karyawan baru menerima tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaannya.
Orientasi pun punya banyak manfaat dalam proses penjajakan. Manfaat tersebut adalah antara lain:
- Lebih kompeten dalam bekerja
Orientasi adalah bagian dari perkenalan yang ditujukan untuk membuat karyawan menjadi lebih berkompeten. Tentu hal ini menjadi wajin dilakukan oleh perusahaan saat merekrut karyawan. Apalagi jika pelatihan bisa dilakukan dengan waktu yang ditentukan. Maka kualitas kerja dari karyawan baru akan lebih cepat sesuai dengan standar perusahaan. - Mengenal cara bekerja
Mengenal cara bekerja di perusahaan baru bisa dilakukan dan didapat saat orientasi. Hal ini berkaitan erat dengan pekerjaan dan cara kerja di tempat lama yang pasti berbeda dengan perusahaan baru. Misalnya saja seperti peralatan dan teknologi yang digunakan. Pelatihan untuk pengoperasian teknologi atau mesin yang akan digunakan oleh karyawan baru menjadi penting dilakukan.
- Lebih percaya diri dan optimis
Manfaat dari orientasi untuk karyawan baru juga bisa membuatnya lebih percaya diri dan optimis. Tentu saja ini adalah dampak positif yang baik untuk kinerjanya nanti. Semakin karyawan baru percaya diri, maka semakin baik mudah juga untuk meningkatkan kualifikasi pekerjaannya.Selain percaya diri, rasa optimisme karyawan baru sudah pasti akan menghampiri. Kualifikasi bisa semakin ditingkatkan dan kinerjanya menjadi semakin menjanjikan. Trik ini juga bisa membantu mengurangi kesenjangan antar karyawan baru dan karyawan lama.
Banyak sekali jenis Orientasi yang ada saat ini diantaranya adalah:
- Orientasi personal [Orientasi perorangan]
Orientasi personal adalah kemampuan individu untuk mengemukakan identitas diri sendiri dan orang lain di sekitarnya
- Orientasi temporal [orientasi waktu]
Orientasi temporal adalah kemampuan individu untuk mengetahui hubungan masa, waktu, hari, tanggal, bulan, musim atau tahun, baik sekarang, masa lampau ataupun yang akan datang.
- Orientasi spasial [orientasi tempat]
Orientasi spasial adalah kemampuan individu untuk mengetahui batasan ruang atau lokasi yang ditempati serta hubungannya dengan ruang atau lokasi lain.
Proses bisnis adalah serangkaian prosedur yang berkaitan satu sama lain bertujuan untuk menjalankan suatu usaha secara lancar, efisien dan efektif. Oleh karena itu, pengusaha harus mampu memanfaatkan produktivitas seluruh sumber daya perusahaan sebaik mungkin.
Dalam perancangannya, diperlukan kreativitas dan pemahaman yang tepat terkait alur kegiatan usaha mulai dari input hingga output. Sayang sekali hal ini tidak dipahami oleh semua pengusaha sehingga menyebabkan pemborosan dan gagal mencapai target.
Agar hal tersebut tidak terjadi pada usaha Anda, Populix akan membahas contoh, jenis, dan manfaat proses bisnis bagi perusahaan. Yuk simak!
Apa Itu Proses Bisnis?
Proses bisnis adalah rangkaian aktivitas usaha yang dilakukan secara terstruktur dan berkaitan satu sama lain guna menghasilkan layanan maupun produk untuk konsumen. Tiap-tiap pelaksana kegiatan ini akan menjalankan tugas tertentu sesuai spesialisasi mereka dengan berpatokan pada standar perusahaan.
Biasanya, pelaksanaan proses bisnis juga diawasi dan secara rutin dievaluasi sehingga tahapannya sering berubah guna menyesuaikan selera konsumen maupun target perusahaan.
Pengertian Proses Bisnis Menurut Para Ahli
Terdapat beberapa definisi yang diberikan para ahli terkait pengertian proses bisnis perusahaan, di antaranya sebagai berikut.
1. Monk
Monk memberikan definisi proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang dilakukan dengan menerima masukan guna menghasilkan output berkualitas bagi pelanggan.
2. Rummler dan Brache
Rummler dan Brache mendefinisikan istilah ini sebagai serangkaian kegiatan bisnis guna menghasilkan jasa dan produk.
3. Davenport
Menurut Davenport, istilah ini memiliki makna sebagai aktivitas terstruktur guna memproduksi serta menghasilkan output untuk pembeli dari kalangan tertentu.
Karakteristik Umum Proses Bisnis
Rangkaian aktivitas bisnis perusahaan biasanya memiliki beberapa karakteristik yang harus saling mendukung satu sama lain, yakni sebagai berikut.
Definitif: semua pihak harus memahami masukan, hasil, dan batasan-batasan aktivitas yang ditetapkan perusahaan.
Urutan: seluruh rangkaian aktivitas usaha harus dilakukan secara sistematis, runtut, dan tertib.
Pelanggan: hasil dari serangkaian aktivitas bisnis harus dapat diterima oleh pihak yang membutuhkannya atau disebut juga pelanggan.
Nilai Tambah: inovasi, transformasi, dan pengembangan-pengembangan tiap prosesnya harus dapat memberi nilai tambah bagi produk tersebut maupun untuk pelanggan.
Keterkaitan: aktivitas-aktivitas dalam usaha tidak bisa berdiri sendiri, namun harus ada suatu struktur organisasi yang mampu menjaga keterkaitannya.
Fungsi Silang: dalam rangkaian aktivitas bisnis umumnya terdapat beberapa fungsi yang saling mendukung dan melengkapi.
Manfaat Proses Bisnis
Suatu proses dalam bisnis harus memberikan manfaat bagi pengembangan perusahaan, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Meningkatkan Efisiensi
Rangkaian aktivitas dalam bisnis mampu membantu memetakan produktivitas masing-masing divisi sehingga dapat menjadikannya bahan evaluasi. Dari sinilah nantinya perusahaan bisa mengambil langkah inovatif agar aktivitasnya berjalan efisien.
2. Meminimalisir Tingkat Risiko dan Pengeluaran
Adanya rangkaian aktivitas bisnis yang sistematis akan membantu mengurangi inefisiensi dan kesalahan teknis. Dengan demikian, potensi pemborosan pun akan berkurang karena semua proses berjalan secara efektif.
Baca juga: 10 Cara Meningkatkan Penjualan dalam Bisnis Agar Omset Naik!
3. Fokus pada Apa yang Dibutuhkan Pelanggan
Proses bisnis adalah rangkaian aktivitas usaha yang memang berorientasi kepada keinginan dan ulasan pelanggan. Dengan demikian, tiap produk dan layanannya akan lebih terfokus pada selera konsumen.
4. Adaptasi dengan Kemajuan Teknologi
Rangkaian proses dalam bisnis biasanya akan berubah tiap waktu guna mengadopsi berbagai teknologi terbaru agar hasilnya lebih optimal.
5. Manajemen Waktu yang Lebih Baik
Susunan aktivitas bisnis yang sistematis dapat membantu perusahaan dalam mengatur strategi pembagian waktu produksi agar lebih efisien. Dengan demikian, tiap produk atau layanan bisa diluncurkan sesuai target.
6. Memperbaiki Kesalahan Kerja dan Human Error
Distribusi tugas dalam bisnis dapat mengurangi terjadinya human error dalam proses produksi karena tiap bagian akan didistribusikan menurut spesialisasi masing-masing orang.
Jenis Proses Bisnis
Agar berjalan lancar, rangkaian aktivitas bisnis perusahaan biasanya dibagi menjadi 3 jenis, yakni sebagai berikut.
1. Proses Primer atau Proses Operasional
Proses ini terdiri dari aktivitas-aktivitas fundamental mulai dari pembuatan produk, pemasaran, dan penyediaan layanan kepada pelanggan. Misalnya, ketika seorang pengrajin akan menyetorkan produknya kepada penjual kerajinan di lokasi wisata, ia harus melakukan tahap produksi, pengemasan, dan pengiriman.
2. Proses Sekunder atau Proses Dukungan
Merupakan serangkaian komponen pendukung dari operasional perusahaan atau organisasi. Tujuannya adalah untuk menjaga kondusifitas lingkungan kerja dan memastikan bahwa tiap proses selalu berjalan sebagaimana mestinya.
Contoh proses sekunder adalah divisi human resource yang bertugas menyeleksi kandidat, merancang proses rekrutmen, hingga memastikan hubungan tiap anggota tim berjalan harmonis selama bekerja.
3. Proses Manajemen
Proses manajemen adalah aktivitas pengaturan tata kelola bisnis, operasi, dan perancangan strategi dengan cara menetapkan standar bagi operasional maupun fungsi-fungsi pendukung.
Selain itu, proses manajemen juga berfungsi untuk melakukan pengawasan, pemantauan, dan pengendalian pelaksanaan operasional serta kinerja divisi pendukung.
Aspek Utama Proses Bisnis
Dalam praktiknya, suatu rangkaian aktivitas bisnis perusahaan memiliki beberapa aspek utama sebagai berikut.
1. Interlocking Activities
Interlocking activities adalah rangkaian interaksi antar komponen perusahaan guna menghasilkan barang atau layanan bagi konsumen. Jadi, aspek ini berperan dalam mengintegrasikan semua sumber daya bisnis.
2. Across the Organization
Across the organization merupakan aspek utama yang berfungsi dalam menjalin hubungan antar departemen atau divisi dengan tugas berbeda-beda agar dapat saling mendukung guna mencapai target perusahaan.
3. Predetermine Organizational Goal
Aspek ini merupakan serangkaian proses yang khusus dirancang untuk mencapai tujuan atau target organisasi. Dengan demikian, aktivitas perusahaan dapat berjalan efektif.
Baca juga: Apa itu Komunikasi Bisnis, Tujuan, Unsur, Jenis, dan Manfaat
4. Customer Needs
Suatu proses bisnis biasanya dijalankan untuk mencapai target berupa kepuasan dan kebutuhan konsumen.
Contoh Proses Bisnis
Contoh proses bisnis adalah pada sektor manufaktur berupa pabrik tekstil, yang bertujuan mengolah serat kapas menjadi bahan pakaian. Aktivitas bisnisnya meliputi input berupa kapas, komponen pendukungnya adalah staf produksi dan divisi marketing, serta output-nya adalah kain.
Tahapan Proses Bisnis
Untuk dapat disebut sebagai proses bisnis, suatu aktivitas perusahaan harus melalui tahap-tahap berikut ini.
1. Analisis Kegiatan Bisnis
Manajemen akan berdiskusi dengan pemilik bisnis mengenai usaha apa yang sesuai sekaligus menganalisis peluang pasar.
2. Penentuan Proses-Proses dalam Usaha
Setelah mengetahui jenis usaha yang akan dijalankan, langkah selanjutnya adalah menentukan proses, modal, dan peran tiap anggota dalam tim.
3. Pelaksanaan
Setelah pembagian tugas dan strategi bisnis ditetapkan, langkah selanjutnya tentu melaksanakan rencana tersebut. Pada proses ini, tiap komponen perusahaan harus bekerja secara sungguh-sungguh sesuai target.
4. Evaluasi
Salah satu tahapan aktivitas bisnis yang sangat penting adalah evaluasi. Tujuannya yakni untuk menilai kinerja tiap komponen serta menampung aspirasi anggota tim.
Cara Menyusun Proses Bisnis yang Efektif
Setelah mengetahui pengertian, jenis, contoh, dan aspek-aspeknya, ketahui juga beberapa tips penyusunan aktivitas bisnis sebagai berikut.
Mengidentifikasi tiap perubahan yang diperlukan perusahaan dengan cara melakukan audit, survey, dan selalu mengikuti isu-isu terkini.
Analisis tiap prosedur untuk menemukan kelebihan, kekurangan, hambatan, dan bagian mana saja yang perlu ditingkatkan.
Ciptakan strategi yang efektif, efisien, dan menguntungkan semua pihak.
Selalu dengarkan aspirasi anggota tim maupun saran konsumen agar perusahaan Anda selalu memperoleh dukungan positif.
Nah itu tadi penjelasan Populix mengenai proses bisnis, jenis, dan cara perancangannya. Setelah menyimak seluruh isi artikel, semoga Anda dapat mempraktekkannya dengan baik agar segala kegiatan dalam perusahaan bisa berjalan lancar. Good luck!