Dalam rangka mewujudkan pegawai yang handal, profesional dan bermoral sebagai penyelenggara pembangunan yang menerapkan prinsip-prinsip kepemerintahan yang baik. Maka Pegawai Negeri Sipil [PNS] sebagai aparatur negara dituntut memiliki sikap disiplin, jujur, adil, transparan, dan akuntabel dalam melaksanakan tugas.
Untuk mewujudkan itu, Biro Sumber Daya Manusia Kemenristekdikti dan Universitas Tanjungpura [Untan] mengadakan “Bedah Kasus Disiplin PNS dan Permasalahan Kepegawaian Lainnya di Lingkungan Universitas Tanjungpura”.
Kegiatan yang berlangsung pada tanggal 12 sampai dengan 14 September 2018 ini dihadiri oleh Wakil Rektor Bidang Akademik, Dr Aswandi, Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan, Dr Rini Sulistiawati SE MSi, Kepala Subbagian Disiplin dan Pemberhentian beserta tim Biro Sumber Daya Manusia Kemenristekdikti, Kabag dan Kasubag serta tenaga pendidik maupun kependidikan di Untan.
Dalam penyampaiannya, Kepala Subbagian Disiplin dan Pemberhentian Biro Sumber Daya Manusia Kemenristekdikti, Adi Sulistyo SH MH, menyampaikan kasus disiplin PNS yang umumnya terjadi pada pegawai ialah tindakan yang terkait dengan jabatan, menjadi anggota parpol atau DPR tanpa pengunduran diri, meninggalkan tugas dan pelanggaran tugas belajar. Selain itu, beberapa faktor penyebab terjadinya pelanggaran disiplin di antaranya, moral atau mental PNS itu sendiri, manajemen SDM yang kurang baik, lemahnya pengawasan, dan juga pelanggaran yang dilakukan tidak ditindak dengan tegas.
Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan, Dr Rini Sulistiawati, menyampaikan mengingat tantangan ke depan terutama dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi tentunya aparatur sipil negara harus bisa bekerja dengan profesional dengan menjunjung tinggi nilai-nilai idealisme untuk melayani kepentingan seluruh masyarakat. Untuk mewujudkan itu kita harus terus mengembangkan diri meningkatkan kompetensi serta mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan perundang-undangan yang dijadikan sebagai pedoman kita.
Di akhir kegiatan diisi dengan penandatanganan komitmen bersama antara Kemenristekdikti, Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan, Dekan serta Wakil Dekan II Fakultas terkait penyelesaian kasus disiplin PNS di lingkungan Universitas Tanjungpura. [Humas Untan]
1. Pengertian Administrasi Kepegawaian
Kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad dan Ministrare. Ad adalah melayani,membantu,memenuhi.Dalam bahasa inggris disebut Administration yang artinya Tata Usaha.
Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Jadi, administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai [ Tenaga Kerja] untuk mencapai tujuan.
2. Prinsip - Prinsip Administrasi Kepegawaian
- Pegawai dibagi gaji dan kesejahteraan, Seperti memberi Fasilitas [ Ruang Dinas MobilDinas],Tunjangan [Sembako, Kesehatan, THR,Pensiun]
- Mengutamakan nilai nilai hubungan manusia, Seperti Toleransi beragama, Tidak ada pelecehan, Tidak membeda bedakan,saling menghargai.
- Diatur dengan kebijakan dan peraturan yang sesuai, seperti Pedoman dan Tata tertib yang berlaku.
- Memiliki hak untuk berpendapat
- Memiliki kesetaraan hak dan kewajiban
- Terbuka tentang informasi
- Penempatan dan promosi jabatan sesuai kompetensi
- Mutasi dan pemberhentian kerja bagi mereka yang melanggar
d. Prinsip "Equal Pay For Equal Work"[ Hak yang sama atas pekerjaan yang sama]
- Reward [ Penghargaan ]
- Punishment [ Hukuman ]
- Kebijakan dan implementasi [ Penerapan ]sesuai dengan amanat UUD 1945 dan diarahkan untuk mencapai kesejahteraan masyarakat
f. Prinip Kesatuan Tujuan
- kesamaan tujuan kebijakan dan implementasi
- sistem dan kinerja yang sesuai
- kesamaan orientasi pegawai dalam memberikan pelayanan
- bersumber kepada kepemimpinan yang jelas
h. Prinsip Efesiensi dan Produktifitas Kerja
- kinerja yang baik dan pemanfaatan sumber daya organisasi yang baik
- kinerja yang ramah lingkungan
- Menghargai waktu dan membudidayakan etos kinerja yang tinggi
- Menggunakan wewenang sesuai peralatan terkait
- menghindari mal-authority[wewenang yang semena mena]
3. Fungsi Administrasi Kepegawaian
- Perencanaa Pegawai
- Pengorganisasian Pegawai
- Pengarahan Pegawai
- Pengawasan Pegawai
- Pembinaan Pegawai
Adalah suatu proses penentuan berbagai macam kebutuha pegawai di masa yang akan datang berdasarkan dari perubahan yang terjadi dan persediaan pegawai yang sudah ada.
Mengapa Perencanaan Pegawai sangat penting?
- supaya kegiatan yang berhubungan dengan pegawai lancar dan sesuai dengan apa yang diinginkan untuk kedepannya
- agar memiliki pegawai yang berkualitas,sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efesien
- agar menggantikan karyawan yang sudah tidak produktif
-sebab dapat membantu suatu perusahaan / organisasi dalam menentukan sumber yang dibutuhkan serta dapat membantu menentukan apa sajayang bisa dicapai dari sumber yang tersedia.
b. Pengorganisasian Pegawai
Adalah menggolongkan , menetapkan dan mengatur berbagai macam aktivitas atau kegiatan yang dianggap sangat penting semisalnya seperti menetapkan tugas seseorang , menetapkan wewenang seseorang dan lain lain kedalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga pegawai yang bekerja didalamnya dapat saling bekerja sama tentunya supaya dapat mempermudah salam mencapai tujuan perusahaan atau organisasi
Adalah proses pemotivasian pegawai sesuai dengan aturan aturan tertentu sehingga dapat meningatkan kepuasan kerja. contohnya;
- memberikan fasilitas yang baik kepada karyawan
- diberi penghargaan,tunjangan
Adalah suatu proses pengukuran tingkat keefektivitasan kerja dari pegawai dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi .
- menetapkan jenis standar atau sasaran
- mengukur atau membandingkan kenyataan yang sebenarnya terhadap standar
- identifikasi peyimpangan dan pengambilan tindakan yang tidak sesuai denga norma atau peraturan yang ada
- memberikan penilaian kinerja pegawai setiap bulan,misalnya dapat dilihat dari kedisiplinan,hasil/omset yang dicapai setiap bulan,dll
Adalah segala usaha dan tujuan kegiatan perencanaan,pengorganisasian,penggunaan,dan pemeliharaan pegawai,dengan tujuan untuk menghasilkan pegawai yang bermutu dan berkualitas yang berdaya guna dan berhasil guna, yang dilakukan secara sistematis dan pemanfaatan potensi dan kemampuan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
> Pembinaan Pegawai bertujuan untuk;
1. membina karakter/watak pegawai guna mewujudkan kerja sama dan semangat pengabdian kepada masyarakat
2. mendorong etos kerja pegawai untuk mewujudkan pegawai yang bermutu tinggi dan sadar akan tanggung jawabnya.
3. menumbuhkan dan meningkatkan semangat,kesadaran,dan wawasan kebangsaan sehingga dapat menjaga kesatuan dan persatuan bangsa.
> Hal hal yang harus dilakukan untuk membina pegawai
1. Perusahaan melaksanakan program pendidikan dan pelatihan
2. Pimpinan harus memberikan tauladan yang baik untuk bawahannya
3. Pembinaan harus dilakukan melalui pendekatan kesejahteraan pemerataan pendapat dan kesempatan
4. Prinsip keadilan dalam hukuman disiplin harus benar benar diperhatikan.
Terima Kasih Semoga Bermanfaat
Artikel SMK kelas XI jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran ini membahas tentang konsep dasar, fungsi, serta prinsip administrasi kepegawaian.
--
Bayangkan, kamu adalah seorang pemimpin perusahaan. Kamu ingin melakukan optimasi tenaga kerja agar tujuan perusahaan bisa tercapai dengan maksimal. Oleh karena itu, kamu ingin menentukan jumlah [kuantitas] tenaga kerja yang diperlukan. Kamu ingin memastikan bahwa beban kerja yang diterima pegawai bisa terdistribusi secara merata, tidak terlalu berlebihan [overload] atau bahkan kekurangan [underload].
Kamu tahu, beban kerja yang terlalu tinggi atau terlalu rendah akan menyebabkan ketidakefisienan dalam bekerja. Beban kerja yang berlebih biasanya disebabkan oleh jumlah pegawai yang lebih sedikit dibandingkan dengan beban kerja yang ada.
Nah, kalau hal tersebut dibiarkan terus menerus, kondisi fisik dan psikologis para pekerja atau pegawai dapat terganggu sehingga produktivitas kerja mereka juga jadi menurun. Ujung-ujungnya, tujuan yang ingin dicapai perusahaan pun akan terhambat dan bisa menurunkan profit perusahaan itu sendiri.
Baca juga: Pengertian, Fungsi dan Unsur-Unsur Administrasi Transaksi
Sementara itu, beban kerja yang terlalu rendah disebabkan oleh jumlah pegawai yang dipekerjakan terlalu banyak. Akibatnya, banyak pegawai yang menganggur karena tugas pekerjaannya terlalu sedikit. Selain itu, perusahaan juga harus mengeluarkan biaya lebih untuk menggaji karyawan. Hal ini akan menyebabkan terjadinya ketidakefisienan biaya nantinya. Ini adalah salah satu alasan mengapa kamu perlu melakukan manajemen kepegawaian [administrasi kepegawaian].
Administrasi kepegawaian ini bertujuan untuk menyesuaikan jumlah pegawai dengan kebutuhan yang ada, menyesuaikan beban kerja yang harus dikerjakan oleh pegawai sesuai dengan kapasitas dan posisinya masing-masing, serta untuk meningkatkan kualitas pegawai sesuai dengan keahliannya. Dengan begitu, pengerjaan tugas jadi lebih efektif dan efisien. Alhasil, perusahaan juga akan lebih mudah untuk mencapai target yang diharapkan.
Nah, mempelajari materi administrasi kepegawaian merupakan suatu hal yang penting, loh. Bukan cuma untuk kamu yang ingin bekerja di suatu perusahaan saja, tapi juga untuk kamu yang ingin membuka sebuah bisnis/usaha.
Sebagai pegawai, pengetahuan mengenai administrasi kepegawaian dapat menjadi tolok ukur, apakah segala sesuatu yang diberlakukan dan dibebankan kepada kita sudah sesuai atau belum dengan peraturan, kapasitas, dan posisi kerja kita nanti. Sementara itu, sebagai pemilik usaha, pengetahuan administrasi kepegawaian dapat membantu kita untuk merencanakan dan mengelola sumber daya manusia [pegawai] dengan baik, agar tujuan yang diinginkan pun bisa tercapai.
Sejauh ini paham ya, dengan konsep dasar administrasi kepegawaian? Selanjutnya, kita akan membahas mengenai fungsi dari administrasi kepegawaian. Apa saja, ya? Simak penjelasannya berikut ini.
Fungsi Administrasi Kepegawaian
Fungsi administrasi kepegawaian terbagi menjadi dua, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif [teknis].
Nah, kita akan bahas satu per satu mengenai masing-masing fungsi tersebut, ya.
Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial merupakan fungsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang menggunakan pikiran, meliputi perencanaan pegawai, pengorganisasian pegawai, pengarahan pegawai, dan pengendalian pegawai.
Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai merupakan proses penentuan kebutuhan pegawai di masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi terkait kebutuhan pegawai. Proses perencanaan pegawai salah satunya dapat dilakukan dengan melihat data kepegawaian. Misalnya, dari data kepegawaian, diketahui terdapat tiga orang yang akan pensiun tahun depan. Maka, perusahaan dapat segera melakukan perencanaan pegawai untuk mengisi posisi yang akan kosong tersebut.
Pengorganisasian Pegawai
Pengorganisasian pegawai merupakan suatu langkah untuk menentukan, menetapkan, serta mengatur macam-macam kegiatan, seperti pembagian tugas, wewenang, dan pendelegasian. Pengorganisasian pegawai akan membentuk sebuah struktur organisasi di mana menyebabkan setiap pegawai akan memiliki posisi dan fungsinya masing-masing.
Struktur organisasi Angkasa Pura Property [sumber: angkasapuraproperty.co.id]
Dalam pengorganisasian pegawai, perlu dipertimbangkan beberapa faktor, salah satunya adalah kompetensi dan kinerja pegawai. Contohnya, seseorang yang ditugaskan menjadi manajer sebuah divisi haruslah orang yang memiliki kemampuan leadership, mampu mengambil keputusan, dapat berkomunikasi dengan baik, dan lain sebagainya.
Pengarahan Pegawai
Pengarahan pegawai adalah kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja pegawai dengan memberikan motivasi. Ada beberapa hal yang dapat memotivasi pegawai dan meningkatkan kinerja mereka. Di antaranya dengan menyediakan sarana lingkungan kerja yang lengkap, menciptakan suasana kerja yang nyaman, memberikan penghargaan [reward] kepada pegawai yang telah bekerja dengan sangat baik, dan masih banyak lagi.
Pengendalian Pegawai
Pengendalian pegawai merupakan proses pengukuran dan penilaian kinerja pegawai selama bekerja. Salah satu bentuk pengendalian pegawai adalah melakukan pengawasan terhadap pegawai. Nah, dalam pengawasan pegawai ini, diperlukan standar tertentu yang dapat mengukur tingkat keberhasilan pegawai dalam bekerja. Misalnya, dalam usaha pengendalian kedisiplinan pegawai, perusahaan membuat standar jam kerja, mulai dari jam masuk kantor, jam pulang kantor, dan jam istirahat.
Baca juga: Mengenal Piutang dan Prosedur Pencatatan Piutang
Selanjutnya, yuk kita bahas mengenai fungsi operatif [teknis]!
Fungsi Operatif [Teknis]
Fungsi operatif [teknis] merupakan fungsi yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan secara fisik, meliputi pengadaan pegawai, pengembangan pegawai, kompensasi pegawai, integrasi pegawai, pemeliharaan pegawai, dan pensiunan pegawai.
Pengadaan Pegawai
Pengadaan pegawai merupakan kegiatan penyediaan pegawai yang dapat dilakukan melalui proses rekrutmen [seleksi pegawai] atau penarikan pegawai yang telah ada sebelumnya untuk menjalankan tugas pada posisi tertentu. Misalkan, dalam sebuah divisi, terdapat satu posisi yang kosong. Maka, posisi yang kosong ini dapat diisi dengan pegawai baru melalui proses seleksi atau diisi dengan pegawai lama yang sebelumnya menempati divisi yang berbeda, tapi masih memiliki jenis pekerjaan [job description] yang relatif sama.
Pengembangan Pegawai
Pengembangan pegawai merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kemampuan kerja [kompetensi] para pegawai agar sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang dilakukan. Kegiatan ini bisa berupa pelatihan soft skills maupun hard skills dalam bentuk seminar, training, konseling, bahkan ada juga perusahaan yang menyediakan beasiswa pendidikan untuk pegawainya, lho!
Kompensasi Pegawai
Kompensasi pegawai merupakan imbalan atau balas jasa yang diberikan perusahaan kepada pegawai atas kinerja yang mereka berikan. Nah, kompensasi ini dapat diberikan dalam bentuk upah, tunjangan, bonus, dan fasilitas lainnya. Kamu masih ingat kan dengan maksud dari fungsi pengarahan pegawai? Yap, dengan memberikan kompensasi kepada pegawai, perusahaan juga dapat memotivasi para pegawai agar bekerja jauh lebih giat lagi.
Integrasi Pegawai
Integrasi pegawai merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menyatukan pegawai agar dapat bekerja sama dengan baik, sehingga dapat bekerja dengan efektif. Integrasi pegawai sangat penting untuk dilakukan supaya bisa mencapai hasil yang baik bagi perusahaan maupun semua pihak yang ada di dalamnya. Bayangkan saja, dalam sebuah organisasi, pasti setiap anggota memiliki pemikiran dan keinginan yang berbeda-beda. Jika tidak ada kesatuan dan kerja sama yang baik, pasti tujuan perusahaan itu pun akan sulit dicapai.
Pemeliharaan Pegawai
Pemeliharaan pegawai merupakan usaha untuk mempertahankan atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan sikap para pegawai. Tujuannya, agar para pegawai tetap loyal dan dapat bekerja secara produktif untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan bisa memberlakukan jam kerja sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Jadi, nggak boleh tuh yang namanya eksploitasi tenaga kerja.
Pensiunan Pegawai
Pensiunan pegawai merupakan bentuk balas jasa yang diberikan perusahaan berupa tunjangan hari tua kepada pegawai atas pengabdian yang telah dilakukan. Nah, nantinya, tunjangan ini akan diberikan ketika pegawai tersebut sudah berakhir masa kerjanya karena pensiun.
Baca juga: Tipe-Tipe Penataan Produk Toko dalam Pemasaran
Oke, setelah kita mengetahui apa saja fungsi dari administrasi kepegawaian, selanjutnya, kita akan masuk ke materi prinsip-prinsip administrasi kepegawaian. Apa sih maksud dari prinsip administrasi kepegawaian itu? Yuk, simak penjelasannya berikut ini.
Prinsip Administrasi Kepegawaian
Sebelum kamu mengetahui apa saja prinsip-prinsip administrasi kepegawaian, kamu harus paham dulu maksud dari istilah prinsip itu sendiri. Nah, secara umum, prinsip merupakan suatu hal yang dijadikan pedoman [panduan] dalam mengambil keputusan dan melaksanakan kegiatan secara konsisten. Dengan adanya prinsip, kita bisa mengambil sebuah keputusan yang tepat, sesuai tujuan yang ingin dicapai.
Nah, sama konsepnya dengan prinsip pada administrasi kepegawaian, nih. Prinsip administrasi kepegawaian juga dijadikan pedoman dalam pembuatan kebijakan dan melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian. Jadi, semua pihak yang terlibat bisa saling diuntungkan. Baik itu organisasi/perusahaan, pegawai [individu/kelompok], atau masyarakat luas. Dengan adanya prinsip administrasi kepegawaian ini, harapannya, output yang ingin dihasilkan akan sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan dan UUD 1945.
Lalu, apa saja sih yang menjadi prinsip dalam administrasi kepegawaian? Jawabannya, ada di gambar berikut ini.
Oke, selesai sudah materi kita kali ini, ya. Berdasarkan penjelasan di atas, kamu sudah belajar cukup banyak nih mengenai konsep dasar, fungsi, serta prinsip dari administrasi kepegawaian. Kamu jadi tahu ya, kalau penerapan administrasi kepegawaian dalam suatu perusahaan itu sangatlah penting untuk kesejahteraan perusahaan dan juga pegawai itu sendiri. Semoga, ketika kamu sudah lulus nanti, kamu bisa menerapkan ilmu administrasi kepegawaian ini, baik itu sebagai pegawai, ataupun pemilik usaha.
Nah, seperti biasa nih, kalau kamu ingin belajar materi ini secara lengkap dan menarik lagi, kamu bisa cobain langganan di ruangbelajar. Eits! Kamu nggak perlu khawatir bakal sulit untuk memahami materi. Kenapa? Karena di ruangbelajar, kamu akan dipandu oleh para Master Teacher yang handal dan berpengalaman. Yuk, langganan sekarang!
Artikel ini telah diperbarui pada 22 Juli 2021.