Jelaskan apa yang dimaksud dengan Chronological Filing System?

Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.

Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip, sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?

Menurut Muhidin dan Winata [2016] menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan

Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:

Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.

Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.

Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.

Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.

Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat. 

Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.

Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.

Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.

Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.

Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.

Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya, sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi selengkapnya.

*Tp percobaan 6 [ Geohasat]:1.jelaskan pengertian Geohasat menurut para ahli minimal 5 para ahli serta Sebutkan dan Jelaskan jenis2 bencana alam di I … ndonesia .2. Bagaimana hubungan antara faktor pengontrol bencana alam dan pemicunya 3. Berkan 5 contoh kasus geohasat yang ada di Indonesia [pekat,sesat, struktur geologi] contoh tanah longsor yang ada dimana,penyebab,dan pemicunya ada kondisi geologinya.4. Jenis geohasat yang ada disulawesi tengah 5. Jelaskan mitigasi bencana yang perlu dilakukan masyarakat kota palu mengenai adanya potensi bencana alam dikota palu.6. Kertas A3, harus pas 3 lembar,tinta hitam, tulisan jangan besar dan jangan jg kecil.​

*Tp percobaan 5: 1.Jelaskan pengertian sedimentologi dan sedimentasi .2.Jelaskan pengertian batuan sedimen dan klasifikasi batuan sedimen .3.gambarkan … dan jelaskan grafik proses sedimentasi.4.Buat tabel manual kongtrator ukuran butiran sediman skala whenword dikertas HVS 1 lembar digambar,digaris dan diwarnah 5.Patron 2×2 garis antar baris 1 cm tulisan/font TDK boleh besar atau 16 font, tinta biru, 3lembar,kertas A3, dan gambar grafik kasih besar ​

*Tp percobaan 4 [stratigrafi]:1.Buat tabel skala waktu geologi dan jelaskan peristiwa yang terjadi adanya batuan yang terbentuk pada skala waktu terse … but .2.Jelaskan ketiga hukum steno dan gambar kan keadaannya. 3.Jelaskan pengukuran stratigrafi menggunakan metode rentan tali atau kita ukur dengan meteran dan metode tongkat Jacob .4.Untuk gambar diwarnai,kasih jelas keterangannya, dan untuk no 3 juga digambar menggunakan 4 kertas A4.​

*Tp percobaan 3 [ Geostruktur] :1.Jelaskan secara umum tentang Geologi struktur 2.Jelaskan apa itu DEMSRTM.3.Jelaskan apa itu liniyamas atau liniasi.4 … .Jelaskan patahan, lipatan,kekar,dan straigh [Sertakan dengan gambar]5.Jelaskan metode FFD6.jelaskan tentang diagram rose dan sertakan gambar rose dalam satu studi kasus [boleh diprint gambarnya]7.Kertas A3 2×2, 2 lembar , dan tinta biru ​

*Tp percobaan 2 [Geomorfologi]:1.Buat resume dengan memperhatikan beberapa aspek dengan menggunakan aspek -Defenisi Geomorfologi fanzuidam -geomorfolo … gi regional Sulawesi -penentuan satuan nama Geomorfologi menurut fanzuidam .-format kertas A3 2X2 ,2 lembar tinta biru ​

*Tp percobaan 1 [pertografi] : 1.Membuatku resume: , karakteristik tiap batuan yaitu batuan beku,metamorf,dan batuan sedimen .2.Peta geologi :kompone … n2 dalam peta dan formasi yang ada didalam peta geologi lembah palu dan gambarnya di print kertas A4.[2 lembar secara keseluruhan. ] ​

Q. golongan darah yang dikenal sebagai resipien universal adalah ? ⇲ Rules :✎ tidak menyalin jawaban ☑︎✎ tidak berisik di kolom komentar ☑︎ ✎ tidak ng … asal ☑︎ ✎ tidak pakai gogle ☑︎✎ tidak Toxic Di Kolom Komentar ☑︎note : kembaran ku :] ​

manfaat daripada tiupan angin monsun di pulau tioman​

Malam santai, hal apa yang ada sebelum waktu terbentuk?

Pencemaran Udara di Gresik Melampaui Ambang BatasGresik-Tingkat pencemaran udara di Kabupaten Gresik, Jawa Timur melampaui ambang batas, terutama kele … bihan zat pencemar debu yang salah satunya ditimbulkan dari mningkatnya jumlah kendaraan berm.:or dan limbah Industry. Hasil uji udara ambien di 12 titik, menunjukkan bahwa pencemaran udara terbanyak di Gresik diakibatkan karena debu yang rata-rata mencapai 0,26 mg/m3' kata Kabid Pengendalian Dampak Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Gresik, Sumarno, Senin [2/11]. la menyebutkan tingginya tingkat pencemaran debu itu berada di kawasan Manyar, Bungah, Ujungpangkah, Duduksampeyan, Cerme, Menganti, Kedamen, Driyorejo, Wringinanom, dan Kebomas. Terutama di wilayah zona D kawasan industry, pabrik, dan terminal bus la mengungkapkan berdasarkan hasil uji udara amblen dari 13 zat pencemar selain debu, zat pencemar kimia juga terbilang tinggi seperti Karbon Monoksida [CO] mencapai 20,0 ppm, dan Hidrokarbon [HC] 0,24 PPM. zat pencemar Karbon Monoksida [CO] 80 persen dihasilkan dari kendaraan bermotor katanya Lebih lanjut ia menjelaskan dari segi kesehatan dampak pencemaran udara oleh debu bisa menyebabkan penyakit paru-paru [bronchitis] serta penyakit saluran pernapasan lainnya. Sedangkan dampak pencemar udara oleh zat kimia seperti Karbon Monoksida bisa menyebabkan gangguan kesehatan pada hemoglobin [metaloprotein pengangkut oksigen yang mengansung besi dalam sel darah merah] Pertanyaan !1. Apa yang dapat kalian simpulkan dari masalah diatas?makasih yang udah bantu jawab dgn benar. ​