Ajaib.co.id – Hambatan komunikasi kerap terjadi dan menjadi batu sandungan dalam sebuah bisnis. Oleh karena itu, macam-macam hambatan komunikasi bisnis perlu dikenali dan gangguan komunikasi mendapatkan penanganan yang tepat.
Tidak selamanya komunikasi dapat terjalin dengan baik. Ketika muncul hambatan, kamu perlu untuk segera mengatasinya agar masalah tidak melebar kemana-mana. Berikut ini macam-macam hambatan komunikasi bisnis yang perlu kamu ketahui.
Hambatan Komunikasi Teknis
Kendala teknis dapat menjadi penyebab munculnya hambatan komunikasi bisnis. Hambatan teknis ini dipengaruhi oleh kondisi lingkungan teknis yang menimbulkan hambatan pada arus komunikasi. Sehingga komunikasi yang dibangun menjadi tidak efektif dan efisien, bahkan bisa terjadi kesalahpahaman dalam komunikasi.
Hambatan komunikasi yang bersifat teknis ini mencakup ketersediaan fasilitas komunikasi, peralatan, teknologi, dan jaringan yang dibutuhkan. Hal teknis tersebut termasuk dengan kesiapan orang-orang yang terkait untuk melakukan komunikasi menggunakan metode dan media komunikasi yang disepakati.
Contoh dari hambatan teknis dalam komunikasi antara lain keterbatasan alat utama maupun pendukung untuk melakukan komunikasi. Misalnya komunikasi jarak jauh dengan menggunakan smartphone dan jaringan internet. Dibutuhkan perangkat yang memadai untuk melakukan komunikasi yang efektif, apalagi untuk pengiriman dokumen maupun gambar-gambar yang dibutuhkan. Jika daya ponsel lemah atau jaringan internet tidak stabil, maka komunikasi dapat terhambat.
Selain itu, keterbatasan dapat terjadi juga jika pengirim mamupun penerima informasi belum menguasai penggunaan dari perangkat yang digunakan. Gangguan komunikasi ini sering disebut dengan gaptek atau gagap teknologi.
Tidak semua orang dapat menggunakan perangkat komunikasi, apalagi perangkat yang menggunakan teknologi canggih. Hal ini dapat menghambat dalam proses penyampaian informasi, sehingga sulit untuk membangun komunikasi yang efektif dan efisien antara komunikator dan komunikan.
Cara mengatasi hambatan komunikasi bisnis yang terkait teknis ini adalah dengan menginventarisasi perangkat yang dimiliki kemudian dianalisa apakah masih layak pakai atau tidak. Jika dibutuhkan, kamu dapat merencanakan pengadaan untuk perangkat komunikasi baru yang lebih baik agar proses pengiriman dan penerimaan pesan bisa berlangsung dengan baik.
Untuk mengatasi gagap teknologi, pelatihan teknologi komunikasi perlu diadakan secara berkala. Jangan lupa untuk memberikan ruang konsultasi jika ada pertanyaan maupun saran dari para karyawan agar iklim komunikasi dalam konteks profesional bisa tetap nyaman.
Hambatan Komunikasi Semantik
Hambatan komunikasi selanjutnya disebut dengan hambatan semantik. Hambatan komunikasi semantik adalah hambatan yang terjadi dalam proses penyampaian informasi dari pengirim kepada si penerima. Hambatan ini terkait dengan penggunaan bahasa dan pemahaman dari penerima informasi yang berbeda dengan maksud dari pengirim informasi. Sehingga terjadi miscommunication.
Hambatan semantik kerap terjadi karena alur komunikasi yang tidak jelas dan tidak adanya standar dalam pengiriman informasi. Walaupun perangkat teknis atau media yang digunakan sudah layak, namun hambatan komunikasi masih dapat terjadi jika isi pesan itu sendiri dapat mengundang miss persepsi.
Contoh dari hambatan semantik ini antara lain perintah dari atasan untuk menyiapkan pesanan pelanggan lebih cepat. Jika tidak ada standar komunikasi maupun SOP yang jelas di perusahaan, karyawan dapat mengartikan bahwa yang terpenting adalah pesanan bisa cepat dikirim dengan mengabaikan standar kualitas produk.
Cara mengatasi hambatan komunikasi semantik adalah dengan menerapkan standar dalam komunikasi. Alur komunikasi antar divisi pun sebaiknya dibuat jelas dan runut untuk menghindari adanya kesalahpahaman. Kebiasaan dalam komunikasi yang efektif dan efisien ini perlu dibangun untuk kemajuan perusahaan.
Hambatan Komunikasi Manusiawi
Hambatan komunikasi berikutnya adalah hambatan yang bersifat manusiawi. Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap orang miliki latar belakang, usia, pendidikan, dan pengalaman masing-masing. Hal tersebut dapat memberikan pengaruh pada persepsi, pemahaman, serta daya tangkap saat mengirim maupun menerima informasi.
Perbedaan generasi juga dapat menjadi hambatan dalam komunikasi bisnis. Pola bisnis dari masa ke masa cenderung mengalami perubahan. Demikian juga dengan pola pikir orang-orang yang terlibat di dalam sebuah bisnis.
Selain itu, hambatan komunikasi yang bersifat manusiawi juga mencakup dengan iklim kerja, tekanan, dan rasa aman dari setiap individu di lingkungannya. Tentu saja hal ini berpengaruh pada cara berkomunikasi baik sebagai pengirim pesan maupun penerima pesan.
Contoh dari hambatan manusiawi dalam bisnis antara lain tentang perbedaan pendapat tim promosi yang ingin menggunakan media sosial atau brosur yang disebar di keramaian. Mungkin orang yang jarang berinteraksi di media sosial belum mengetahui seberapa efektif melakukan promosi di platform tersebut.
Cara mengatasi hambatan komunikasi manusiawi ini adalah dengan memberikan iklim psikologis yang kondusif di tempat kerja. Gap usia dan sosial dapat diatasi dengan intensitas komunikasi yang lebih sering lagi agar satu sama lain dapat saling memahami.
Hambatan Komunikasi terkait Kultur Perusahaan
Kultur perusahaan juga dapat berpengaruh pada munculnya hambatan komunikasi. Kultur perusahaan yang terbentuk secara tidak langsung dapat membuat komunikasi tidak efektif dan efisien.
Struktur organisasi yang rumit bisa menjadi salah satu hambatan dalam komunikasi terkait kultur perusahaan. Karyawan menjadi tidak leluasa dalam menyampaikan informasi karena harus melalui prosedur yang rumit dan tanggung jawab yang tidak jelas. Terlalu banyaknya tahapan yang harus dilalui untuk menyampaikan informasi dapat menghambat waktu.
Perusahaan dengan kultur komunikasi yang tertutup juga menjadi salah satu penghambat komunikasi. Tidak semua perusahaan memberikan kesempatan yang sama kepada semua karyawan untuk memberikan informasi. Bahkan, ada perusahaan yang menutup kesempatan informasi tersebut kepada karyawannya.
Kultur perusahaan yang tidak baik seperti adanya persaingan tidak sehat antar karyawan dapat menjadi hambatan dalam komunikasi bisnis. Karyawan dapat saling menjegal dan menutupi informasi penting untuk keamanan dirinya sendiri.
Cara mengatasi hambatan komunikasi ini adalah dengan memperbaiki kultur perusahaan terlebih dahulu. Analisa potensi masalah yang muncul dan temukan solusi yang dapat diterapkan untuk mengatasinya. Berbagai permasalahan yang terjadi dalam sebuah bisnis kadang kala ujung pangkalnya adalah hambatan komunikasi. Komunikasi yang efektif sangat penting agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik. Komunikasi ini perlu dibangun pada setiap lini perusahaan, baik kepada sesama karyawan, antar divisi, maupun kepada rekan bisnis di luar lingkup perusahaan.
Kendala Dalam Komunikasi Bisnis
Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat r mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
a. Struktur komunikasi yang buruk
Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya s atu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola :
1. Pembukaan
- isi
- penutup
selanjutnya : Umum à Detil à Umum atau Global à Detil à Global
b. Penyampaian yang lemah
Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.
c. Penggunaan media yang salah
Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.
d. Pesan yang campur aduk
Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.
e. Salah Audience
Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.
f. Lingkungan yang mengganggu
Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, [seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ], Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.
Masalah Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Dalam praktek komunikasi bisnis diperlukan sarana yang dapat menunjang proses komunikasi itu, teknologi informasi dan komunikasi yang semakin hari semakin berkembang dapat dimanfaatkan dalam praktek komunikasi bisnis.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun .
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui berbagai macam media.
Perkembangan bisnis masa ini bergerak lebih cepat dibanding sebelumnya, sehingga mereka membutuhkan komunikasi yang lebih luas dan lebih baik, terutama dalam mempertahankan pelanggan dan pemasok, dan bahkan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Dengan solusi mobilitas diharapkan para karyawan akan lebih produktif, di manapun mereka berada. Itu karena mereka memiliki akses tertentu terhadap berbagai aplikasi perusahaan melalui berbagai perangkat bergerak atau berbagai akses lainnya.
Kesediaan prasarana dan sarana informasi serta tingkat pemilihan akses dan aset terhadap penggunaan informasi merupakan prasyarat untuk dapat memanfaatkan dan memberikan nilai [ volume ] terhadap sesuatu informasi. Semua prinsip informatika tersebut tidak terlepas dari tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan manusia dan masyarakat di dalam kehidupannya sehari – hari. Dengan semakin mendalamnya keterlibatan setiap negara di dalam jaringan globalisasi ekonomi dan gaya hidup maka tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan setiap negara termasuk masyarakatnya yang melibatkan pentingnya peranan informasi menjadi suatu keharusan.
Untuk itu komunikasi bisnis tanpa adanya dukungan infrastruktur sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi tentunya tidak akan berjalan dengan lancar. Selain itu tanpa adanya peranan teknologi informasi dan komunikasi praktek komunikasi bisnis akan menjadi ketinggalan zaman, informasi yang didapat akan jauh tertinggal, dan akan membawa dampak perkembangan bisnis akan menjadi lambat.
Kendala yang bisa saja muncul dalam praktek komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi adalah selain masalah infrastruktur sarana dan prasarana, juga masalah ketidakmampuan manusia dalam menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dengan baik, juga kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik menjadi hambatan yang seringkali muncul dalam praktek komunikasi bisnis.
Masalah infrastruktur. Sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi yang terbilang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, sehingga bagi pelaku bisnis yang memiliki modal yang tidak banyak mengakibatkan kurangnya pembangunan infrastruktur pendukung Komunikasi bisnis.
Masalah kemampuan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Walaupun fasilitas komunikasi bisnis telah memadai, kendala yang bisa saja muncul adalah kemampuan sumber daya manusia dalam memanfaatkan fasilitas tersebut. Mungkin masih ada beberapa pelaku bisnis yang belum mampu menggunakan alat komunikasi dalam bisnisnya, sehingga walaupun peralatan yang digunakan adalah peralatan dengan teknologi canggih sekalipun, jika manusianya tidak dapat mengoperasikan/ menggunakan peralatan tersebut akan menjadi percuma.
Kemampuan individu dalam berkomunikasi. Masalah yang paling mendasar dalam praktek komunikasi bisnis baik dengan peran teknologi informasi dan komunikasi dan tanpa peran TIK tersebut, masalah yang mendasar adalah kemampuan komunikasi dari individu itu sendiri. Apabila seseorang memiliki kemampuan komunikasi yang kurang baik, maka secara otomatis praktek komunikasi bisnisnya tetap mengalami kendala, walau telah didukung oleh peranan teknologi informasi dan komunikasi. Cara orang tersebut menyampaikan pesan kepada pihak lain itulah yang menjadi hal yang paling penting untuk diperhatikan.