Sistem pengendalian internal merupakan hal yang perlu diperhatikan bagi perusahaan, karena dengan adanya sistem pengendalian internal perusahaan tersebut akan mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan seperti terciptanya lingkungan pengendalian yang baik. Tanpa adanya sistem pengendalian internal, tujuan-tujuan tersebut tidak akan pernah tercapai secara efektif dan efisien. Semakin besar perusahaan maka membutuhkan sistem pengendalian internal yang optimal bagi perusahaan. Pengendalian internal merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai pedoman dan prosedur operasional perusahaan di sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan menggunakan sistem pengendalian internal umumnya untuk mencegah penyalahgunaan sistem dan untuk mengarahkan operasi perusahaan.
Tanggung jawab atas adanya sistem pengendalian internal yang baik terletak pada manajemen. Manajemen mempunyai tugas atas perancangan dan penetapan sistem pengendalian internal, selain itu manajemen juga harus melakukan pengawasan terhadap pengendalian internal yang sedang berjalan. Salah satu sistem pengendalian internal yang perlu dilakukan adalah pemisahan fungsi terhadap bagian-bagian dalam suatu perusahaan.
Pemisahan tugas yang efektif dicapai ketika fungsi-fungsi berikut dipisahkan :
a.Otorisasi – menyetujui transaksi dan keputusan
b.Pencatatan – mempersiapkan dokumen, memelihara catatan jurnal, buku besar dan file lainnya; mempersiapkan rekonsiliasi, serta mempersiapkan laporan kinerja.
c.Penyimpanan – mengolah kas, memelihara tempat penyimpanan persediaan, melakukan pembelian
Beberapa contoh pemisahan tugas :
·Orang yang melakukan pembelian barang atau jasa tidak boleh orang yang menyetujui pembelian.
·Orang yang menyetujui pembelian barang atau jasa tidak boleh menjadi orang yang mencatat laporan keuangan bulanan.
·Orang yang menyetujui pembelian barang atau jasa tidak boleh mengeluarkan uang / menerima cek
·Orang yang melakukan pencatatan akuntansi tidak boleh menyimpan/mengolah kas.
·Orang yang melakukan pencatatan akuntansi tidak boleh menyimpan/mengolah persediaan.
Pemisahan tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi [pencatatan]. Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Dengan pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, pelaporan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya. Apabila semua fungsi disatukan, maka akan membuka kemungkinan terjadinya penyimpangan seperti pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan perusahaan tidak terjamin keamanannya.
Pemisahan Fungsi sebagai salah satu bagian dari pengendalian internal yang baik mensyaratkan bahwa tidak ada pegawai yang diberi tanggung jawab terlalu banyak. Seorang pegawai seharusnya tidak berada dalam posisi untuk melakukan penipuan dan menyembunyikan penipuan atau kesalahan yang tidak disengaja.
Sistem pengendalian internal yang baik dalam mencegah fraud atau mencegah kecurangan dalam perusahaan adalah memastikan bahwa setiap transaksi harus melibatkan 2 atau lebih karyawan. Dengan demikian maka tidak ada seorang karyawan pun yang dapat sendirian saja melakukan suatu transaksi dari awal hingga akhir. Secara konsep pemisahan tugas dalam hal transaksi akuntansi adalah pemisahan tugas untuk
- Otorisasi transaksi Pada setiap transaksi harus ada karyawan yang menyiapkan detail transaksi. Kemudian atasan karyawan tersebut melakukan approve supaya transaksi dapat dilakukan. Sebagai contoh ada karyawan yang menyiapkan dokumen untuk pengajuan pembayaran ke vendor, kemudian manager purchasing melakukan approve untuk pengajuan pembayaran ke vendor ini.
- Melakukan pemeliharan catatan transaksi akuntansi Bagian pembukuan akuntansi yang menangani jurnal-jurnal manual tidak boleh memegang fungsi penjagaan aset perusahaan. Jika seorang karyawan melakukan penjagaan aset perusahaan sekaligus bisa membuat jurnal manual, maka bisa dibayangkan dia bisa mencuri aset perusahaan dan menyembunyikan pencurian ini dengan membuat jurnal manual menutupi kecurangan yang dia lakukan.
- Penjagaan aset perusahaan
Bagian bendahara tentu hanya dapat mengeluarkan uang kepada pihak lain setelah menerima perintah bayar dari bagian yang lain. Bendahara ini tentu saja tidak boleh membuat perintah bayar dan membayar sendiri karena ini sangat berbahaya karena dapat menyebabkan uang perusahaan lari ke rekening pribadinya
Pada contoh di atas adalah pemisahan tugas dalam hal kas keluar yaitu pembayaran kepada vendor. Di sini adaq karyawan yang menyiapkan dokumen, ada atasan yang menyetujui pembayaran dan ada bendahara yang melakukan pembayaran kepada vendor. Dengan demikian setiap transaksi pembayaran ke vendor ini diawasi oleh tiga orang mulai dari staf, manajer hingga bendahara.
Pada kas masuk juga perlu dilakukan pemisahan tugas. Di sini ada petugas penagihan yang terus melakukan penagihan karyawan dan ada juga petugas yang memantau kas perusahaan dan ada juga petugas yang memposting pembayaran pelanggan kepada akun piutang pelanggan. Jika bagian penagihan, bendahara dan pencatatan piutung dikerjakan satu orang bisa dibayangkan kalau ada pelanggan yang membayar langsung ke karyawan tersebut dan tidak menyetorkan ke perusahaan maka perusahaan akan kehilangan banyak uang kas dan membahayakan kelangsungan hidup perusahaan.
Jadi secara konsep tidak boleh ada seorang karyawan perusahaan yang dapat menjalankan dua hal tersebut dalam melaksanakan sebuah transaksi.
Kunjungi www.proweb.co.id untuk menambah wawasan anda.
Pemisahan tugas dalam menyelesaikan suatu transaksi
Odoo ERP merupakan aplikasi lengkap untuk otomatisasi proses bisnis perusahaan anda.
Jika anda tertarik dengan Odoo ERP silahkan mengisi form di bawah ini