tirto.id - Surat resmi adalah surat yang dipakai untuk urusan kerja atau instansi. Surat sendiri sering dipakai untuk berbagai kebutuhan, baik personal maupun urusan pekerjaan yang berkaitan dengan instansi.
Surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, maupun instansi tertentu, yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi. Biasanya surat ini menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.
Perbedaan Surat Resmi dengan Tidak Resmi
Selain itu, terdapat perbedaan mendasar antara surat resmi dengan surat tidak resmi, yakni penggunaan bahasa dan penulisan. Surat resmi memakai bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan [EYD] dengan beberapa ketentuan penulisan.
Berikut beberapa fungsi, jenis, komponen penulisan surat resmi sebagaimana dilansir dari karya ilmiah Syafiq Hakim Noor yang berjudul "PENINGKATAN KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI MELALUI PENDEKATAN KETERAMPILAN PROSES"
Fungsi Surat Resmi
- Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama dalam surat-surat perjanjian.
- Surat resmi atau surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
- Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat–surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
- Surat resmi atau surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat instruksi.
- Surat resmi atau surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Jenis Surat Resmi
Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya bahwa berdasarkan tujuannya, penulisan surat resmi atau surat dinas dapat digolongkan sebagai berikut.
- Surat pemberitahuan
- Surat perintah
- Surat permintaan atau permohonan
- Surat peringatan dan teguran
- Surat susulan
- Surat panggilan
- Surat pengantar
- Surat keputusan
- Surat perjanjian
- Surat penawaran, pesanan, dan sebagainya.
Cara Membuat Surat Resmi
Berikut tata cara dan langkah-langkah dalam membuat surat resmi:
1. Kepala Surat Atau Kop Surat
Kop surat merupakan identitas pertama yang dilihat oleh penerima surat. Kop surat ini memiliki fungsi sebagai media promosi, mengetahui alamat dan nama instansi, memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan/atau bidang usaha.
2. Nomor Surat
Penomoran surat pada surat resmi bertujuan untuk memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data kapan terakhir pembuatan dan pengeluaran surat. Nomor surat berisi nomor urut, bulan, dan tahun pembuatan/pengeluaran surat. Letak nomor surat biasanya di bawah kop surat di sebelah kiri.
Sama halnya dengan kop surat, nomor surat memiliki fungsi sebagai berikut:
- Memudahkan pencarian kalau surat dibutuhkan.
- Memudahkan penyimpanan administratif.
- Membantu dalam pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat tersebut.
- Memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat.
Saat Anda membuat nomor surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:
- Bulan dan tahun pembuatan surat
- Kode tujuan surat, contoh UR [Undangan Rapat]
- Kode kedudukan surat, contoh KEI = Surat Keluar
- Nomor surat yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat, dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat.
Contoh:
- Nomor: 017/UR/II2018
- 017: Menunjukkan surat ke -17
- SPK: Undangan Rapat
- II: Dibuat pada bulan ke-3 [Maret]
- 2018: Dibuat pada tahun 201
Untuk Lampiran disertakan kalau ada, tetapi kalau tidak ada cukup diberi tanda [-].
3. Tanggal Penulisan Surat
Tanggal penulisan surat berfungsi untuk mengetahui kapan surat tersebut di buat. Dengan adanya tanggal penulisan, maka akan diketahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh karenanya, tanggal penulisan surat adalah komponen yang sangat penting didalam penulisan sebuah surat resmi.
4. Lampiran
Lampiran merupakan dokumen yang ikut dilampirkan dalam pembuatan surat resmi oleh suatu instansi maupun perseorangan. Lampiran memiliki fungsi untuk menunjukkan jika ada dokumen penting sebagai penunjang surat tersebut. Contoh:
- No: –
- Lamp: 3 Lembar
- Perihal: –
Hal ini menunjukkan jika surat itu menyertakan 3 lembar dokumen di dalam surat tersebut.
5. Perihal
Perihal dalam surat resmi merupakan hal pokok yang merupakan tujuan utama dalam surat tersebut. Dengan demikian penerima dapat segera mengetahui tujuan pengirim mengirimkan surat resmi tersebut.
6. Alamat Tujuan
Hal terpenting di dalam dalam sebuah surat adalah kepada siapa surat itu ditujukan. Oleh sebab itu alamat surat menjadi hal jangan sampai salah kata atau salah tujuan. Penulisan alamat dilakukan sebanyak dua kali, yang pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Untuk isi surat alamat tidak harus ditulis lengkap sebab sudah ditulis di dalam amplop.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka juga merupakan komponen penting dalam sebuah surat resmi. Hal ini dikarenakan salam pembuka berfungsi sebagai pembuka sebelum sampai ke inti atau pokok isi surat. Contoh kata kata salam pembuka seperti Assalamualaikum, Dengan Hormat, Salam Sejahtera dan lain sebagainya.
8. Isi Surat
Isi surat adalah komponen utama dari sebuah surat, di mana pokok-pokok atau inti yang sedang dibahas tertuang di dalam isi surat. Di dalam sebuah surat terdapat bagian-bagian seperti karangan yang lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup.
Tujuan dari bagian pembuka ini adalah sebagai pengantar untuk pembaca sebelum mengetahui inti surat. Di dalam pembuka juga berisi inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.
Inti. Merupakan komponen pokok inti isi surat ada pada sebuah surat. Bagian ini berisi bagian utama yang akan disampaikan kepada pengirim.
Pada bagian penutup, berisi tentang penegasan, simpulan, ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai jika uraian pokok yang akan disampaikan melalui surat sudah berakhir. Penulisan penutup pada surat resmi sebaiknya singkat namun tegas.
9. Salam Penutup
Salam penutup berisi kata-kata penutup yang umumnya digunakan untuk menambahkan kesantunan di dalam berkomunikasi. Meskipun salam penutup ini baik jika digunakan dalam sebuah surat, namun bukan berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat resmi yang contohnya seperti pada surat-surat berita.
10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Pada surat resmi salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan.
Nama penanggung jawab adalah penanda jika nama tersebut yang bertanggung jawab dan dikuatkan dengan tanda tangan. Penanda tangan dalam surat harus sesuai dengan nama orang yang tercantum pada surat tersebut.
11. Tembusan
Tembusan digunakan ketika jika terdapat pihak yang di anggap perlu mengetahui isi surat itu.
Baca juga: Bagaimana Membuat Surat Lamaran Kerja yang Baik?
Baca juga
artikel terkait
KOP SURAT
atau
tulisan menarik lainnya
Sarah Rahma Agustin
[tirto.id - sra/adr]
Penulis: Sarah Rahma Agustin
Editor: Yandri Daniel Damaledo
Kontributor: Sarah Rahma Agustin
Subscribe for updates Unsubscribe from updates
Pengenalan Bagian dan Macam Bentuk Surat, Surat merupakan media komunikasi tulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Terdapat bagian-bagian surat yang biasanya ada dalam format penulisan surat terutama untuk surat resmi misalnya seperti kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, nama pengirim surat serta tembusan. Fungsi surat juga untuk menyampaikan pesan atau maksud tertentu dari pengirim pada yang dituju. Ada banyak jenis-jenis surat dari mulai surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Surat menjadi media komunikasi formal yang biasa dilakukan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan. Adapun surat elektronik disebut sebagai email atau electronic mail. Pada surat resmi, terdapat kaidah dan format yang harus dipenuhi, termasuk juga adanya bagian-bagian surat yang harus ada, misalnya seperti kop surat atau nomor surat.
Berikut ini penjelasan bagian-bagian surat pada surat resmi :
1. Kepala Surat [Kop Surat]
Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media promosi dari lembaga atau perusahaan pengirimnya.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencatuman tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim. Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali jika sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali.
3. Nomor Surat
Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar. Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga.
4. Lampiran yang Disertakan
Bagian lampiran merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan. Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka.
5. Hal/Perihal
Fungsi bagian hal dalam surat adalah memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul. Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat. Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’
7. Salam Pembuka
Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi surat
Bagian ini merupakan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.
9. Salam Penutup
Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tanda tangan. Nama yang tercantum adalah nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggung jawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tanda tangan dari pengirim.
11. Tembusan
Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki tembusan.
Bentuk-bentuk surat merupakan susunan atau letak bagian bagian surat [lay out]. Bagian surat merupakan peran paling penting untuk bahan identifikasi dan petunjuk dalam proses itu sendiri. Setiap perusahaan atau lembaga terkadang tidak sama dalam menggunakan bentuk surat, tergantung kebijakan yang ada. Bentuk surat selalu dipakai dalam pekerjaan, kedinasan dan juga keorganisasian. Bukan hanya itu, surat juga memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan lainnya.
Menurut pola umum dalam surat menyurat dikenal 6 [enam] macam bentuk surat, yaitu :
1. Surat Full Block Style [Bentuk Lurus Penuh]
Bentuk full block style memiliki susunan yang lurus dari atas sampai bawah. Maksudnya surat tersebut terlihat seperti balok yang tulisannya mulai dari leher surat, tubuh, hingga kaki surat terlihat rata kanan-kiri serta tidak terdapat paragraf yang masuk ataupun keluar alias semuanya rata. Meskipun berbentuk rata, namun surat dengan model ini juga masih tetap mempunyai struktur atau susunan sesuai yang berlaku.
2. Semi Block Style [Bentuk Setengah Lurus]
Bentuk semi block style merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini ada dalam surat undangan pernikahan.
3. Block Style [Bentuk Lurus]
Bentuk block style bentuknya hampir sama dengan bentuk full block style yaitu nomor, alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin kiri, awal alinea dimulai dari margin kiri. Namun, untuk menulis bentuk block style ini terletak pada penempatan tanggal, ucapan penutup, nama penandatangan dan posisi penandatangan ditempatkan di sisi kanan surat.
4. Indented Style [Bentuk Lekuk]
Sementara untuk bentuk surat indented style, perbedaannya pada penulisan alamat tujuan yang ditulis secara bergerigi. Model seperti ini artinya, pada baris pertama dari bentuk surat indented style dimulai dari margin kiri. Kemudian untuk baris keduannya menjorok masuk lima hentakan. Lalu untuk baris selanjutnya masuk lagi lima hentakan dan seterusnya. Pada bentuk ini terdapat ciri khas, yakni karakter tempat dan tanggal, nama, jabatan dan penutup diketik pada sebelah kanan, sedangkan pada isi surat di setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan. Bentuk indented style ini hanya cocok digunakan untuk surat yang alamatnya singkat. Jadi, tidak semua surat dapat menggunakan bentuk surat ini ya.
5. Hanging Paragraph Style [Bentuk Alinea Menggantung]
Bentuk alinea menggantung bisa disebut juga sebagai hanging paragraph style. Setiap bentuk alinea di surat menggantung ditulis secara menggantung. Jadi hanya di awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris-baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri.
6. Official Style [Bentuk Resmi]
Bentuk official style terdapat perubahan sehingga menjadi dua jenis bentuk surat yaitu bentuk surat resmi lama dan baru. Pada bentuk tulisan gaya lama, alamat sejajar dengan perihal dan tempat menjorok lima spasi. Lalu pada isi surat menjorok lima spasi dan posisi penandatanganannya berada di kanan. Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi suarat ditulis di bawah huruf pertama nomor, lampiran dan hal berada di sebelah kiri menjorok lima spasi. Untuk penulisan nama jabatan, salam penutup, nama penanda tangan, tanda tangan, dan NIP dapat dimulai dari tengah kertas.