Tahukah Anda bagaimana cara melamar kerja lewat email yang efektif?
Bagi fresh graduate yang masih membutuhkan banyak pengalaman, urusan melamar kerja memang sering kali membuat pusing kepala.
Tak perlu cemas, mari kita belajar perlahan-lahan tentang bagaimana cara melamar kerja lewat email yang baik dan benar.
Di era modern, email memang menjadi cara paling umum untuk mengirimkan surat lamaran kerja. Media tersebut bisa mengirimkan berkas Anda dengan cepat, mudah, dan murah.
Sebagian besar perusahaan pun sudah mulai beralih ke rekruitmen secara online.
Pelamar hanya perlu mengirim resume melalui email. Kemudian, saat menghadiri wawancara, barulah recruiter akan meminta berkas fisik.
Lalu, bagaimana caranya agar email surat lamaran kerja Anda dilirik oleh HRD?
Mari cari tahu jawabannya di sini.
Cara Melamar Kerja Lewat Email yang Baik
Hemat ongkos dan tenaga mungkin menjadi keuntungan utama dari cara melamar kerja lewat email. Akan tetapi, tentu ada juga kekurangan yang harus diantisipasi.
Saking mudahnya, Anda terkadang lalai untuk mengirim lamaran kerja yang baik. Banyak pencari kerja yang asal kirim sehingga lamarannya ditolak oleh HRD.
Di sisi lain, HRD juga punya standar sendiri untuk menilai seberapa baik surat lamaran kerja yang dikirim.
Jadi, untuk memastikan bahwa lamaran kerja yang dikirim lewat email layak dan bisa mendapatkan perhatian dari HRD, perhatikan hal-hal penting berikut.
1. Alamat Email Harus Profesional
Cara melamar kerja lewat email yang perlu diperhatikan pertama kali adalah nama alamat email. Coba Anda cek, apakah alamat email Anda sudah terlihat profesional?
Contoh alamat email yang profesional adalah sebagai berikut.
Jika alamat email masih mengandung kata-kata alay, silakan buat email baru khusus untuk melamar kerja.
Selain membuat profil terlihat lebih profesional, keuntungan lain membuat alamat email khusus untuk melamar kerja adalah notifikasi yang muncul tidak tercampur dengan notifikasi lain.
Alamat email biasa bisa digunakan untuk login di media sosial atau market place. Kemudian, email khusus untuk kerja bisa digunakan untuk melamar kerja dan kebutuhan profesional lainnya.
Jadi, setidaknya Anda membutuhkan dua alamat email untuk memudahkan keseharian Anda.
2. Siapkan Berkas Kerja dengan Format yang Benar
Berkas kerja menjadi pendukung agar lamaran kerja Anda lolos kualifikasi pertama. Oleh karena itu, Anda harus menyiapkan berkas dengan baik sesuai dengan ketentuan recruiter.
Berkas apa saja yang dibutuhkan untuk melamar kerja?
- Curriculum Vitae
- Ijazah
- Transkrip nilai
- Portofolio
- KTP
- SKCK
- Pas foto
Untuk memudahkan recruiter dalam mengecek berkas yang dibutuhkan, berkas-berkas di atas harus dibuat dengan satu format yang sama, yakni pdf.
Anda perlu men-scan dokumen yan tidak bisa di-convert menjadi PDF, seperti ijazah, KTP, dan SKCK. Setelah itu, perhatikan juga ukuran masing-masing berkas, pastikan tidak melebihi 2 MB.
Bagaimana jika Anda tidak punya Scanner?
Tak perlu bingung, sekarang ini ada aplikasi smartphone yang bisa dipakai dengan mudah, praktis, dan tentu saja gratis, yaitu CamScanner
Jika berkas yang terlampir lebih dari tiga dokumen, sebaiknya gabungkan semua dokumen tersebut menjadi satu file pdf. Hal ini dilakukan agar recruiter tidak repot mengunduh semua berkas milik Anda.
Baca juga: Cara Membuat Curriculum Vitae yang Menarik
Kemudian, nama berkas juga harus dibuat dengan profesional, misalnya CV Ranti 2020, Surat Lamaran Kerja Ranti, atau Berkas Lamaran Kerja Ranti.
Penting: Jangan mengirim berkas lamaran kerja dengan format .zip atau .rar jika tidak ada ketentuan dari recruiter.
Alasannya adalah file .zip atau .rar harus diekstrak terlebih dahulu agar bisa dibaca. Hal tersebut membuat recruiter harus bekerja dua kali untuk memproses lamaran Anda. Padahal, recruiter hanya punya waktu singkat untuk menyeleksi berkas pelamar.
3. Tulis Subjek Email Sesuai Ketentuan
Subjek email tidak boleh dibiarkan kosong atau ditulis asal-asalan. Sebelum lebih jauh membuka email Anda, subjek email adalah hal pertama yang akan dilihat oleh recruiter.
Jadi, bisa dibilang subjek email adalah hal pertama yang akan dilihat oleh recruiter.
Lalu, bagaimana cara menulis subjek email yang tepat?
Biasanya, pihak recruiter akan memberikan ketentuan mengenai subjek email yang harus dikirim oleh pelamar. Anda tinggal mengikuti ketentuan tersebut.
Jika tidak ada ketentuan dari perusahaan, Anda bisa mengikuti format standar, yakni Lamaran Kerja_Nama_Posisi.
Contoh: Lamaran Kerja_Ranti Alfiani_CopywriterSubjek menjadi tanda pengenal untuk email Anda. Dengan menulis subjek yang tepat, email Anda lebih berpeluang untuk dibaca oleh recruiter.
4. Badan Email Tidak Boleh Kosong
Apakah Anda termasuk pelamar kerja yang menyepelekan fungsi badan email?
Ini mungkin menjadi alasan mengapa lamaran kerja Anda tak kunjung membuahkan hasil. Badan email yang dibiarkan kosong sama saja tidak menghargai recruiter.
Lalu, apa yang harus diisi di badan email?
Jawabannya adalah cover letter atau surat lamaran pekerjaan.
Ketika mengirim lamaran kerja via email, cover letter tidak dilampirkan, tetapi harus ditulis di badan email.
Gunakan bahasa yang formal dan efektif. Perhatikan juga ejaan serta typing-nya, pastikan tidak ada kesalahan penulisan.
5. Kirim Email saat Jam Kerja
Email memang bisa dikirim kapan pun. Akan tetapi, perhatikan juga etika mengirim email.
Agar email Anda segera dibaca oleh recruiter, kirim pada saat jam kerja, yakni dari hari Senin – Jumat, pukul 08.00 – 17.00.
Supaya tidak terburu-buru saat mengirim email, Anda bisa membuat draft terlebih dahulu pada malam harinya. Setelah itu, esok harinya Anda tinggal mengecek ulang email kemudian mengirimkannya.
Dari jam kerja tersebut, waktu paling efektif untuk mengirim email adalah pagi hari pada pukul 10.00 – 12.00 atau sore hari pada pukul 15.00 – 16.00.
Lima hal di atas menjadi dasar untuk cara melamar kerja lewat email yang efektif. Setelah itu, Anda bisa menyimak bagaimana cara menulis cover letter di badan email.
Isi Surat Lamaran Kerja di Email
Meskipun sudah banyak menyimak contoh surat lamaran kerja, Anda mungkin masih bingung bagaimana cara menulis surat tersebut di badan email.
Apakah surat lamaran kerja lewat email dengan tulis tangan berbeda?
Pertanyaan di atas mungkin sempat terlintas di benak Anda.
Pada dasarnya, tidak ada perbedaan mencolok antara menulis lamaran kerja di badan email, di kertas, atau di Microsoft Words.
Surat lamaran kerja yang baik setidaknya bisa menjawab beberapa pertanyaan berikut.
- Apa alasan Anda melamar pekerjaan tersebut?
- Apakah kualifikasi Anda sesuai dengan pekerjaan tersebut?
- Apa yang Anda tawarkan pada perusahaan?
Setelah memastikan alamat tujuan email benar dan menuliskan subjek email, kini Anda akan mulai menulis cover letter atau surat lamaran kerja di badan email.
Apa yang harus Anda perhatikan dalam menulis surat lamaran kerja? Berikut jawabannya.
1. Tulis Salam Pembuka yang Formal
Surat lamaran kerja yang dikirim melalui email masih masuk kategori surat resmi. Jadi, Anda juga perlu menggunakan sapaan formal.
Pertama-tama, sebelum masuk ke salam pembuka, seperti biasa, Anda perlu menuliskan tujuan surat. Misalnya,
Yth. Bapak Mulya BudiantoHRD PT Sumber AsihJalan Ahmad Yani, No. 10, Jakarta
Setelah itu, Anda bisa menggunakan salam pembuka standar dalam bahasa Indonesia, yakni “Dengan Hormat,”.
2. Paragraf Pertama Harus Berkesan
Paragraf pertama surat resmi berisi tentang alasan Anda menulis surat.
Pada surat lamaran kerja, paragraf ini biasanya menyebutkan tentang di mana Anda menemukan informasi lowongan tersebut.
Jika Anda mendapatkannya melalui koran atau media sosial, tuliskan dengan jelas. Jika Anda mendapatkannya melalui kolega atau teman, Anda juga perlu menuliskannya.
Lalu, agar lamaran Anda menonjol, Anda bisa memberikan pengantar, seperti perkenalan singkat tentang diri Anda atau kesan Anda terhadap perusahaan.
Contoh:
Dengan hormat,Perkenalkan, saya Ranti Alfiani, content writer sejak 2015. Berdasarkan informasi dari…
Paragraf pertama cukup informasi singkat tentang diri Anda dan di mana Anda menemukan informasi lowongan kerja. Selanjutnya, kita masuk ke bagian inti, yakni promosi diri Anda.
3. Promosikan Diri di Paragraf Tengah
Skill marketing Anda diuji di bagian ini.
Ingat, Anda tak perlu menuliskan data diri Anda di badan email. Lagipula, data diri Anda telah dijelaskan secara lengkap di CV.
Bagaimana cara Anda mempromosikan diri dengan singkat dan jelas?
Anda hanya perlu menuliskan keahlian-keahlian Anda yang sesuai dengan posisi yang Anda lamar.
Kemudian, jika Anda mempunyai gagasan atau konsep terobosan berkaitan dengan posisi tersebut, jelaskan dengan rinci di sini. Ini bisa menjadi nilai lebih diri Anda.
4. Tutup dengan Paragraf Akhir yang Sopan
Paragraf akhir adalah ruang untuk berterima kasih kepada recruiter karena telah bersedia membaca lamaran kerja Anda.
Pada akhir paragraf, Anda bisa berusaha meyakinkan recruiter bahwa Anda layak bergabung dengan perusahaan tersebut.
Gunakan bahasa persuasif untuk mengarahkan recruiter agar mau mengecek lebih lanjut berkas yang sudah Anda lampirkan.
5. Salam Penutup dan Tanda Tangan
Terakhir, jangan lupa menuliskan salam penutup.
Kemudian, tanda tangan dalam email yang dimaksud di sini adalah kontak Anda. Anda bisa mencantumkan nomor telepon atau URL profil LinkedIn jika ada.
Setelah penulisan surat lamaran kerja selesai. Selanjutnya, lampirkan dokumen yang dibutuhkan.
Ingat ketentuan sebelumnya, ya! Berkas kerja sebaiknya disusun dalam format pdf.
Setelah memastikan surat lamaran kerja sempurna dan berkas pun sudah terlampir, Anda bisa mengirimkan aplikasi lamaran Anda.
Penting: Lebih baik menulis email yang singkat, tetapi jelas dan informatif. Hindari menggunakan bahasa yang bertele-tele.
Informasi yang sudah ada di lampiran tidak perlu dijelaskan ulang di badan email. Perlu Anda tahu, recruiter mungkin hanya memerlukan waktu kurang dari 60 detik untuk melihat lamaran Anda.
Jadi, penting sekali menulis surat lamaran kerja yang singkat, jelas, dan informatif.
Contoh Surat Lamaran Kerja Melalui Email
Dengan memperhatikan hal-hal di atas, kita bisa membuat surat lamaran kerja yang sederhana berikut.
Gunakan format ini untuk mengisi bagian badan email.
Subjek: Lamaran Kerja_Puji Astuti_Social Media Specialist
Yth. Ibu Cantika DarmawanHRD PT ABCD
Jalan Kusuma Bangsa, No. 10, Jakarta
Dengan Hormat,
Perkenalkan, saya Puji Astuti.
Dari akun IG @lokerindo, saya menemukan informasi bahwa PT ABCD sedang membutuhkan Social Media Specialist. Deskripsi tugas dan tanggung jawab pada posisi tersebut sangat sesuai dengan pengalaman saya. Oleh karena itu, saya dengan senang hati mengirimkan resume.
Pada posisi sebagai Social Media Marketing di perusahaan sebelumnya, saya bertugas membuat rencana konten, termasuk rencana promosi. Kemudian, saya juga menggunakan tools untuk meningkatkan engagement pelanggan. Hasilnya, ada peningkatan sebesar 45% dalam kurun waktu satu tahun.
Jika diterima di PT ABCD, saya berniat untuk menggunakan kemampuan saya demi memajukan perusahaan dan meningkatkan penjualan. Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan CV, scan ijazah, dan scan transkip nilai.
Saya sangat menantikan balasan Ibu Cantika. Atas perhatian Anda, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,Puji Astuti
085641222333
Kemudian, jangan lupa bagian lampiran ya!
Sebelum klik kirim, Anda harus memastikan bahwa semua dokumen yang dibutuhkan sudah terlampir. Sesuaikan saja dengan kebutuhan perusahaan yang dilamar.
Bolehkah Mengirim Lamaran Kerja Via Email HP?
Pada dasarnya, tak ada ketentuan paten bahwa mengirim surat lamaran kerja harus melalui email di PC atau laptop.
Mengirim lamaran lewat PC banyak dipilih karena alasan kemudahan. Akan tetapi, bukan berarti Anda tidak bisa mengirim lamaran melalui email HP.
Di era yang sudah lebih canggih ini, Anda pun sebenarnya bisa mengirim lamaran kerja melalui email HP. Lagipula, smarthphone saat ini pun sudah memfasilitasi hal tersebut.
Alasan lainnya adalah tidak semua orang memiliki PC atau laptop sendiri. Jadi, tidak ada salahnya mengirim email lamaran melalui HP.
Lalu, bagaimana cara melamar kerja lewat email HP?
Pertama-tama, Anda harus memastikan bahwa dokumen atau berkas kerja yang dibutuhkan ada di HP. CV, scan ijazah, scan transkrip nilai, scan KTP, dan dokumen pendukung lainnya harus ada dan sudah di-convert dalam bentuk PDF.
Selama dokumen yang dibutuhkan tersedia dan siap dikirim, Anda pun bisa mengirimkan lamaran melalui email HP.
Jangan lupa tetap isi badan email dengan surat lamaran kerja seperti contoh di atas.
Ketika mengirimkan lamaran kerja melalui email, Anda tidak perlu contoh lamaran kerja dengan format pdf. Lampiran email hanya berisi dokumen pendukung atau berkas kerja.
Proses Melamar Kerja di Perusahaan Besar dan Kecil
Bekerja di perusahaan besar mungkin menjadi mimpi bagi banyak pencari kerja. Oleh karena itu, Anda pasti berpikir bahwa melamar kerja di perusahaan besar sangat susah.
Proses melamar kerja di perusahaan besar dan kecil sebenarnya tidak berbeda jauh. Anda sama-sama bisa mengajukan lamaran melalui email.
Apa yang membedakan keduanya?
Melamar di perusahaan besar berarti Anda harus bersaing dengan ribuan pelamar lainnya.
Apa yang harus Anda persiapkan?
Tentu saja skill dan kualifikasi di atas pelamar rata-rata. Jika Anda sudah memiliki banyak pengalaman di posisi yang dilamar, kesempatan untuk melaju ke babak selanjutnya pun menjadi lebih besar.
Begitu pun sebaliknya.
Jika Anda yakin bahwa kualifikasi Anda sesuai untuk perusahaan besar, maka kirimkan lamaran Anda dengan percaya diri. Buat surat lamaran kerja yang bagus dan lampirkan dokumen pendukung yang meyakinkan.
Jika Anda masih membutuhkan pengalaman untuk mewujudkan mimpi bekerja di perusahaan besar, tak ada salahnya melamar di perusahaan kecil atau start up.
Jangan salah, kini ada banyak orang yang tertarik, bahkan lebih memilih bekerja di start up daripada di perusahaan korporat.
Alasannya di antaranya adalah lingkungan kerja yang lebih nyaman [banyak rekan kerja yang masih muda dan tidak terikat dengan aturan yang ketat] serta kesempatan mengembangkan diri yang lebih besar.
Singkatnya, baik di perusahaan besar atau perusahaan kecil, semuanya ada sisi positif dan negatifnya. Dalam hal ini, tergantung Anda bagaimana menjalaninya.
Apakah Anda lebih memilih bekerja di perusahaan besar atau di start up?
Apa pun pilihannya, semuanya dimulai dengan cara mengirimkan surat lamaran kerja yang profesional.
Tiga Alasan Utama Lamaran Kerja Lewat Email Ditolak
Kita sudah membahas tuntas mengenai cara melamar kerja lewat email.
Dari penjelasan di atas, sebenarnya tidak susah bukan membuat surat lamaran kerja yang profesional?
Setidaknya, dengan memperhatikan etika penulisan dan pengiriman surat lamaran kerja, kemungkinan lamaran kita dibaca oleh recruiter akan lebih tinggi.
Meskipun begitu, tentu ada saja alasan mengapa lamaran via email ditolak. Tiga alasan utamanya adalah sebagai berikut.
1. Kualifikasi Pelamar Tidak Sesuai dengan Kebutuhan Perusahaan
Alasan pertama mengapa lamaran kerja Anda ditolak adalah kualifikasi Anda tidak sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahan.
Ini menjadi alasan paling klise yang tidak hanya dialami oleh satu atau dua orang. Seperti yang kita ketahui bersama, saat mencari kerja, kita bersaing dengan banyak orang.
Jumlah pencari kerja jauh lebih banyak daripada ketersediaan lapangan kerja. Jadi, jika Anda ditolak karena kualifikasi tidak sesuai, jangan berkecil hati, ya. Masih ada banyak kesempatan lainnya.
Pada kesempatan berikutnya, pastikan Anda melamar pekerjaan yang sesuai dengan passion dan kualifikasi Anda, ya!
Jangan mengirimkan lamaran kerja secara random alias asal tebar jaring. Ingat, jika diterima, ke depan, sebagian besar keseharian Anda akan dihabiskan di kantor.
Anda tentu tidak mau bekerja di bidang yang tidak sesuai dengan diri Anda, bukan?
2. Profil dan Berkas Kerja Pelamar Tidak Meyakinkan
Sama seperti saat mengirimkan berkas via pos atau datang langsung ke perusahaan, Anda akan diminta melampirkan berkas kerja pendukung.
Berkas kerja tersebut akan dijadikan bahan penilaian apakah Anda layak atau tidak bergabung dengan perusahaan. Oleh karena itu, pastikan Anda melampirkan berkas yang lengkap sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sayangnya, sebagian besar pelamar kurang begitu memperhatikan hal-hal terkait berkas kerja.
Ketika mengirim via email, berkas yang dilampirkan disusun dalam format pdf.
Ijazah, transkrip nilai, SKCK, dan berkas pendukung lainnya harus di-scan dengan rapi kemudian diubah dalam format pdf.
Kemudian, untuk memudahkan recruiter dalam mengecek kelengkapan data, Anda harus menyusun berkas dengan rapi. Bisa disatukan dalam satu file pdf.
3. Tidak Tahu Etika dan Cara Melamar Kerja Lewat Email
Melamar kerja lewat email juga ada aturannya. Aturan ini mungkin tidak dibuat secara tertulis. Akan tetapi, lebih ke kesepakan bersama yang harusnya dipahami oleh semua pencari kerja.
Banyak sekali kasus yang mana kualifikasi pelamar sebenarnya sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akan tetapi, karena tidak tahu etika dalam mengirim lamaran via email, pelamar tersebut justru gagal.
Anda tentu tak ingin hal tersebut terjadi, bukan?
Itulah pentingnya memahami etika dan cara melamar kerja lewat email yang efektif.
Saat sedang ada di fase mencari kerja, yang terpenting adalah keseriusan dan ketulusan dalam membuat surat lamaran kerja dan mengirimkannya.
Hindari kesalahan umum yang sering dilakukan pelamar kerja, seperti tidak menuliskan subjek email yang benar, mengosongkan badan email, dan copy paste surat lamaran kerja.
Penjelasan ini diharapkan bisa memberikan petunjuk untuk Anda seputar cara melamar kerja lewat email.
Kesimpulan
Melamar kerja via email sebenarnya memberikan banyak kemudahan bagi pelamar dan juga recruiter.
Akan tetapi, jangan sampai keuntungan tersebut hilang hanya karena Anda tidak tahu cara melamar kerja lewat email yang benar, ya.
Etika melamar kerja juga harus diperhatikan.
Jadi, poin penting yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut.
- Kirim lamaran saat jam kerja
- Subjek Email
- Salam pembuka
- Paragraf pembuka
- Perkenalkan Diri
- Paragraf Penutup
- Tanda Tangan
- Berkas Curriculum Vitae [CV], Ijazah, Portofolio, KTP, SKCK, Pas foto.
Setelah memastikan semuanya sesuai dan lengkap, silakan kirim lamaran Anda.
Baca juga: 20+ Contoh CV Untuk Keperluan Kerja, Magang & Beasiswa
Semoga informasi cara melamar kerja lewat email ini bermanfaat! Ikuti panduannya dengan baik agar segera mendapatkan pekerjaan.