Jelaskan bagaimana langkah-langkah dalam mencari arsip pada tempat penyimpanan dengan sistem wilayah

1. Sistem Geografis
2. Pengertian

Sistem geografis sering disebut sistem ilmu bumi/ sistem wilayah/tempat. sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat, susunannya dapat diurutkan menurut urutan abjad.

1. Susunan dalam sistem wilayah:
   1. Mengacu kepada sistem ketatanegaraan: propinsi, kabupaten/kotamadya, kecamatan.
   2. Mengacu kepada lingkungan geografis: pulau, kepulauan, ibu kota propinsi. Nama Benua, nama negara, ibu kota negara.
2. Prosedur penyimpanan Arsip berdasarkan sistem geografis.

Tahapan penyimpanan dalam sistem geografis adalah sebagai berikut:

– Mengetahui isi surat, nomor surat dan yang paling utama adalah untuk mengetahui asal/tujuan surat.

– Mengetahui apakah surat sudah diberi tanda persetujuan untuk disimpan.

1. Menetapkan Caption atau Judul.

Caption dalam sistem wilayah adalah nama wilayah, daerah, tempat, kota atau negara tergantung pada susunan wilayah yang telah ditentukan.

Kode adalah nama wilayah atau nama daerah yang telah ditentukan. Kode menunjukkan tempat arsip itu akan disimpan. Contoh: PT. Union di Jakarta menerima surat dari kantor cabang Jambi tanggal 15 Januari 2006 Nomor 597/15.1/Jam/06, perihal penambahan anggaran pemasaran. Apabila surat dalam folder berdasarkan tanggal maka surat tersebut akan diberi kode:

Jambi                    atau                      Jambi

15, Januari                                          Januari, 15

Kode tersebut berarti:

• Jambi : menunjukkan kode laci filing cabinet
• Januari : menunjukkan kode Guide
• 15           : menunjukkan kode Folder

Apabila surat dalam folder berdasarkan abjad mana surat tersebut akan diberi kode:

Jambi                    atau             Jambi

A : Anggaran                               Anggaran   : A

Kode tersebut berarti:

• Jambi : menunjukkan kode laci filing cabinet
• A : menunjukkan kode Guide
• Anggaran : menunjukkan kode Folder

Apabila penyusunannya berdasarkan tanggal tidak perlu dibuatkan tunjuk silangnya, tetapi apabila penyusunan arsip dalam folder berdasarkan susunan abjad dan dalam surat tersebut terdapat lebih dari satu judul padahal masing-masing judul memiliki penekanan yang sama maka perlu dibuatkan tunjuk silang agar penemuan kembali dapat dilakukan lebih mudah. Contoh surat di atas memiliki dua judul masalah pertama anggaran dan masalah kedua adalah pemasaran. Tunjuk silangnya : Apabila yang dijadikan judul utama adalah anggaran, maka surat tersebut akan diberi kode:

Jambi                    atau                      Jambi

A : Anggaran                               A : Anggaran

X P : Pemasaran                                              lihat

Jambi

P   : Pemasaran

Apabila yang dijadikan judul utama adalah pemasaran, maka surat tersebut akan diberi kode:

Jambi

P : Pemasaran

X A : Anggaran

Penyimpanan surat dalam laci dan folder sesuai dengan kode surat. Jika surat di atas dengan kode : Jambi

15, Januari

Akan disimpan dalam :

• laci yang berkode/judul : Jambi
• dibelakang guide dengan kode : Januari
• dalam folder yang berkode : 15

Penemuan Kembali Arsip

Langkah-langkah penemuan kembali arsip dalam sistem wilayah terdiri dari:

1. Memeriksa Lembar pinjam arsip
2. Menemukan Kartu Indeks
3. Mengambil Arsip

SISTEM KRONOLOGIS

Penyimpanan arsip berdasarkan sistem kronologis adalah sistem penyimpanan berdasarkan urutan tanggal yang tercantum pada surat.

1. Prosedur Penyimpanan berdasarkan sistem Kronologis
   1. Membaca surat, [mengetahui tanggal surat dan mengetahui apakah surat sudah dapat disimpan]
   2. Memberikan kode [kode adalah tanggal yang tercantum pada baris tanggal]
   3. Menyortir
   4. Mencatat surat dalam Kartu Indeks
   5. Menyimpan surat

Contoh :

Jika surat dengan kode/tanggal 22 Juni 2006, maka surat tersebut akan disimpan:

• dalam laci yang berkode Juni
• di belakang guide dengan judul 2006
• dalam folder berkode 22

Apabila judul laci adalah tahun, maka surat dengan kode 22 Juni 2006, disimpan:

• dalam laci yang berkode 2006
• di belakang guide dengan judul Juni
• dalam folder berkode 22

Langkah-langkah dalam penemuan kembali arsip berdasarkan sistem kronologis adalah sebagai berikut:

1. Membaca lembar/Kartu Pinjam Arsip
2. Mencari Kartu Indeks
3. Mengambil Arsip

Contoh : Jika surat dengan kode/tanggal 19 April 2007, maka arsip tersebut dapat ditemukan

• dalam laci yang berkode April
• di belakang guide dengan judul 2007
• dalam folder berkode 19

Apabila judul laci adalah tahun, maka surat dengan kode 19 April 2007, disimpan :

• dalam laci yang berkode 2007
• di belakang guide dengan judul April
• dalam folder berkode 19