1. Bukti transaksi merupakan dokumen yang dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan dan penyusunan transaksi keuangan.2. Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil meliputi bukti kas keluar atau cek perusahaan.a. Bukti kas keluar merupakan bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai perusahaan, misalnya pembayaran gaji karyawan, pembelian barang secara tunai, pembentukan kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil.b. Cek merupakan surat perintah dari nasabah pemegang rekening bank yang telah menandatangani cek kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau pihak yang disebutkan di dalamnya atau kepada pemegang cek, untuk diuangkan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan, baik secara tunai maupun pemindahbukuan.3. Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pemakaian dana kas kecil, meliputi surat permintaan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kaskecil, nota kontan, dan kuitansi.a. Surat permintaan pengeluaran kas kecil merupakan dokumen yang digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil pada saat akan melakukan pemakaian dana kas kecil.b. Bukti pengeluaran kas kecil merupakan dokumen yang dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.c. Nota kontan merupakan bukti pembelian barang secara tunai, seperti pembelian alat tulis kantor, perlengkapan kebersihan, dan lain sebagainya yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.d. Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang.4. Dokumen bukti transaksi yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pengisian kembali dana kas kecil, meliputi surat permintaan pengisian dana kas kecil [SP2D] danbukti pengeluaran kas kecil.5. Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.a. Sistem abjad, yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen berdasarkan abjad.b. Sistem tanggal, yaitu sistem peyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari, tanggal, bulan, atau tahun terjadinya transaksi.c. Sistem nomor, yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor.d. Sistem wilayah, yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen transaksi yang berpedoman pada wilayah.6. Sistem penyimpanan dokumen transaksi dana kas kecil dibagi menjadi sistem penyimpanan sentralisasi [terpusat], desentralisasi [menurut bagian], dan kombinasi.7. Berikut adalah jenis-jenis peralatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen transaksi dana kas kecil.a. Lemari arsip merupakan alat penyimpan dokumen transaksi yang terbuat dari kayu, aluminium, atau baja tahan api. Lemari arsip terdiri atas dua jenis, yaitu filing cabinetdan lateral filing cabinet.b. Map arsip, umumnya terbuat dari karton, kertas tebal, atau plastik. Jenis map arsip yang digunakan untuk mengarsipkan dokumen transaksi adalah stopmap folio, map snelhecter, folder, hanging folder, ordner, alat sortir, dan guide.8. Peralatan pendukung penyimpanan dokumen transaksi adalah mesin penjilid, stapler, perforator, mesin pemotong kertas, dan mesin penghancur dokumen.9. Penghitungan fisik dana kas kecil tidak dilakukan oleh pemegang dana kas kecil, tetapi oleh internal auditor perusahaan dan disaksikan oleh dua orang atau lebih. Tujuan dari penghitungan fisik dana kas kecil adalah memastikan bahwa saldo kas kecil menurut penghitungan fisik sama dengan saldo kas kecil menurut catatan mutasi dana kas kecil.10. Jika saldo kas kecil menurut penghitungan fisik lebih besar daripada saldo kas kecil menurut catatan maka disebut selisih kas lebih [cash overage] dan akan dicatat sebagai pendapatan. Jika saldo kas kecil menurut penghitungan fisik lebih kecil daripada saldo kas kecil menurut catatan maka disebut selisih kas kurang [cash shortage] dan akan dicatat sebagai beban.11. Beberapa hal yang menyebabkan terjadinya selisih kas kecil tersebut, antara lain sebagaiberikut. a. Jumlah yang diterima atau yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat karena tidak terjadinya uang pecahan kecil.b. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat memberikanuang kembali.c. Adanya uang palsu.d. Kesalahan pencatatan dalam jurnal.e. Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui.12. Jika pada akhir periode tidak ditemukan penyebab terjadinya selisih kas kecil, pencatatan selisih kas kecil dilakukan sebagai berikut.a. Selisih kas lebih, dicatat dalam jurnal dengan mendebit kas kecil dan mengkredit selisih kas kecil.b. Selisih kas kurang, dicatat dalam jurnal dengan mendebit selisih kas kecil dan mengkredit kas kecil.Daftar PustakaOtomatisasi Tata Kelola Keuangan XII 2018Penerbit: Erlangga
Penulis: Dra. Dwi Harti, M.Pd., Kusmayadi, S.E., M.Si., Ak., CA
4,633 100 total views, 96 100 views today
Bagi sahabat-sahabat terutama yang suka menulis bisa kirim tulisan melalui email: atau fahrullah.fahrul2314@gmail.com dengan subjek: judul tulisan_rubrik yang dituju. Pengiriman tulisan harus disertai dengan foto penulis dan biografi singkat di badan email [Jika belum pernah mengirimkan tulisan sebelumnya]. Sertakan juga alamat sekarang, no telepon [di badan email] dan link akun media sosial, seperti Facebook, twitter dan Instagram [jika ada].
Kecamatan Cilamaya Wetan, Kabupaten Karawang, 41384
1 Pengertian Kas
Kata kas atau cash memiliki berbagai pengertian, antara lain:
1. Kas berarti tempat menyimpan uang
2. Kas berarti uang [uang tunai]
3. Kas berarti tempat membayar dan menerima uang
4. Dalam kamus Istilah Akuntansi dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang disimpan di bank [demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan]
Dalam modul ini, yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan. Kas merupakan harta atau aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di suatu perusahaan merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Agar pengeluaran dan penerimaan kas tersebut dapat dengan mudah dikelola, maka harus dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas.
Buku kas atau kaas boek [Belanda], atau cash book [Inggris] adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.
Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date [periodik]. Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.
Transaksi [penerimaan dan pengeluaran] bendahara dapat melalui kas atau melalui bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/ giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas [saldo kas], dan saldo yang ada di bank [saldo bank].
2 Pengertian Kas Kecil
Seperti yang telah diutarakan diatas, baik penerimaan maupun pengeluaran dapat dilakukan melalui bank/ giro pos dan melalui kas [tunai]. Namun demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman bila dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut kas kecil atau [petty cash]. Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya.
Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut dibuatlah kas kecil untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pada waktu pengeluaran kas untuk pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan cek, sedangkan pembayaran jumlah-jumlah kecil dapat dibayar dengan uang tunai.
Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara periodik.
3 Peralatan yang Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil
Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain:
1. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil
2. Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil
3. Jurnal pengeluaran kas
4. Buku jurnal kas kecil
5. Buku laporan penggunaan dana kas kecil
6. Bukti pengeluaran kas kecil
7. Alat tulis dan alat hitung.
4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut.
a. Pembentukan Dana Kas Kecil
Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan surat keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar [lembar 1 dan lembar 3], sedangkan lembar ke-2 diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci.Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil.
Contoh: Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp 100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini adalah,
Maret 1 Kas Kecil ................. Rp 100.000,00
Kas ............................. Rp 100.000,00
[Untuk mencatat pembentukan kas kecil]
b. Pembayaran Melalui Kas Kecil
Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil” atau Voucher Kas Kecil.
Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan [dalam contoh di atas Rp 100.000,00]. Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali.
c. Pengisian kembali kas kecil
Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas [misal: kepala departemen]. Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran [pemakaian] kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.
Contoh: Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut:
Maret 15 Biaya Pos ..................................... Rp 44.000,00
Biaya Angkut Pembelian ............. Rp 18.000,00
Perlengkapan Kantor ......................... Rp 20.000,00
Macam-macam Biaya ......................... Rp 5.000,00
Kas ..................................................................... Rp 87.000,00
[Untuk mengisi kembali dana kas kecil]
Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil.
Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp 13.000,00 [Rp 100.000,00 – Rp 87.000,00]. Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp 12.000,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp 88.000,00 agar dana kembali menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus yang disebut rekening Selisih Kas [kadang-kadang disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan Kas].
Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet. Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp 14.000,00 maka pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp 86.000,00. Dalam hal demikian, rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya lain-lain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai pendapatan lain-lain.Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi sejak pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.
Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian intern karena:
1. Akuntan intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.
2. Bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda “Telah Dibayar”.