Apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana kantor?

Ruang Lingkup Pengelolaan Sarana Dan Prasarana Kantor

Sarana dan prasarana merupakan dua hal yang saling menunjang antara yang satu dengan yang satunya lagi. Namun, bukan berarti jika tidak ada salah satu, maka salah satunya lagi tidak berfungsi sama sekali. Pengertian sarana adalah alat yang dapat digunakan untuk melancarkan atau memudahkan manusia dalam mencapai tujuan tertentu. Sarana berhubungan langsung dan menjadi penunjang utama dalam suatu aktivitas. Sarana dapat berbentuk benda bergerak dan tidak bergerak dan umumnya berbentuk kecil dan bisa dipindah-pindah. Sedangkan, prasarana merupakan segala sesuatu yang menunjang secara langsung atau tidak langsung segala jenis sarana. Umumnya prasarana dimiliki dan dibangun oleh organisasi atau perusahaan dalam bentuk benda tidak bergerak.

Ruang lingkup sarana dan prasarana mencakup beberapa hal berikut ini, diantaranya yaitu :

1. Peralatan Atau Perlengkapan Kantor [Office Supplies]

Peralatan atau perlengkapan kantor merupakan alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan dapat selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 [dua], yaitu :

a. Dilihat dari bentuknya :

• Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk lembaran, seperti kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
• Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk non-lembaran, seperti pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, gunting, cutter, letter opener, dan perforator.
• Peralatan atau perlengkapan kantor berbentuk buku, seperti buku catatan [block note], buku pedoman organisasi, buku tamu, dan buku agenda surat.

b. Dilihat dari penggunaannya :

• Barang habis pakai, yaitu barang yang pengguanaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.
• Barang tidak habis pakai, yaitu barang yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

2. Mesin-Mesin Kantor [Office Machine]

Mesin-mesin kantor merupakan alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy.

3. Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor merupakan sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.

4. Perabot Kantor [Office Furniture]

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa [meja dan kursi untuk tamu], rak buku, lemari, papan tulis.

5. Interior Kantor [Office Arrangement]

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman, dan jam dinding.

6. Tata Ruang Kantor [Office Lay Out]

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

Fungsi sarana dan prasarana memiliki bentuk yang berbeda-beda sesuai dengan ruang lingkupnya masing-masing. Misalnya saja, sarana dan prasarana di tempat ibadah jelas berbeda dengan sarana dan prasarana di perpustakaan. Akan tetapi, sarana dan prasarana yang berada di ruang lingkup berbeda memiliki tujuan yang sama. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari sarana dan prasarana yaitu :

1. Mempercepat proses pekerjaan dan memudahkan pengguna untuk melakukan pekerjaannya dengan efisien.
2. Meningkatkan produktivitas barang atau jasa.
3. Hasil yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan.
4. Membuat rasa nyaman dan aman bagi penggunanya.
5. Menciptakan rasa puas kepada pengguna.

Dalam proses pengelolaan sarana dan prasarana kantor terdapat beberapa tahapan yang dapat dilakukan, yaitu :

1. Pengadaan

Semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.

2. Penyimpanan

Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

3. Pemeliharaan

Kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

4. Inventaris

Semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventaris dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

5. Laporan

Kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode tertentu.

Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi atau perusahaan dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik pula.

Sarana dan prasarana kantor adalah perlengkapan atau peralatan yang digunakan untuk menunjang berbagai aktivitas perkantoran secara langsung.

Karena itu, keberadaannya wajib dan saling terkait satu dengan yang lain. Mengapa demikian? Ada beberapa alasan.

Salah satunya berkaitan dengan kebutuhan administratif dan non-administratif, yang mempengaruhi efektivitas penyelesaian kerja karyawan.

Disisi lain, meskipun saling terkait, tapi keberadaan perlengkapan tersebut tidak selalu saling mempengaruhi satu dengan yang lain.

Artinya, sekalipun sarana tidak ada, bukan berarti prasarana tidak bisa digunakan. Sebaliknya juga demikian. Alasannya beragam, yang semuanya akan diulas di postingan ini.

Lantas, apa sih pengertian sarana dan prasarana kantor? Apa saja perbedaan antara keduanya? Mengapa keberadaannya penting di kantor?

Kalau penasaran jawaban dari dua pertanyaan diatas, simak artikel dibawah ini sampai habis.

Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Untuk memahami apa itu sarana dan prasarana kantor, pertama-tama yang harus diulas adalah definisinya. Berikut artikelnya:

1. Pengertian Sarana

Sarana, yang merupakan bentuk tidak dari serana, dalam kamus besar bahasa Indonesia [KBBI] punya dua pengertian dasar yakni:

• Segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan atau tujuan
• Syarat, upaya dan lain sebagainya

Dari dua pengertian diatas dapat dipahami kalau sarana ini bisa berarti alat atau media. Alat merujuk pada benda yang dipakai untuk mengerjakan sesuatu.

Contoh dari sarana kantor ini ada banyak. Misalnya, sarana akses yang merupakan kartu bank atau nomor otorisasi perseorangan yang dapat digunakan nasabah untuk transaksi elektronik.

Termasuk juga sarana pelayanan kesehatan, sarana pelayanan medis dan sarana umum. Penjelasan lebih lengkap soal tiga istilah terakhir akan diulas di bawah.

Baca Juga:

Intinya, sarana kantor adalah fasilitas yang didapatkan karyawan saat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.

Bentuknya berupa perlengkapan yang ada di dalam kantor seperti printer, komputer, mesin fotocopy, telepon dan lain sebagainya.

Artinya, segala sarana tersebut akan dipakai sebagai alat dan media untuk menunjang kinerja karyawan.

Dengan begitu, keberadaan sarana tersebut akan memudahkan atau melancarkan aktivitas perkantoran yang dilakukan meski bukan penunjang utama.

2. Pengertian Prasarana

Dalam KBBI, prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses.

Suatu proses ini bisa diartikan sebagai usaha, kegiatan bisnis, pembangunan, proyek yang dikerjakan dan lain sebagainya.

Dengan demikian, prasarana dapat dipahami sebagai segala sesuatu yang digunakan untuk menunjang aktifitas perkantoran.

Karena itu, pada umumnya, prasarana kantor merujuk pada benda atau barang yang tidak bergerak.

Benda atau barang yang tidak bergerak ini bisa berupa bangunan, gedung, ruang kerja dan lain sebagainya.

3. Pendapat Ahli

Sumber lain untuk mengetahui definisi sarana dan prasarana adalah dari ahli. Nah berikut disajikan pengertian sarana dan prasarana menurut para ahli, diantaranya:

a. Oemar Hamalik

Dalam buku Media Pendidikan [1980] yang ditulis oleh Hamalik Oemar, menyebut sarana dan prasarana sebagai:

… semua bentuk perantara yang dipakai orang untuk menyebar ide, sehingga ide tersebut tidak bias sampai pada penerima.

b. A. S. Moenir

A. S. Moenir dalam bukunya yang berjudul Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia [1992] menjelaskan bahwa sarana dan prasarana sebagai berikut:

… segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja.

Didalam buku tersebut, sarana dan prasarana juga dibagi menjadi tiga bagian utama yakni peralatan kerja yang berfungsi sebagai alat produksi.

Lalu perlengkapan kerja yang fungsinya untuk membantu produksi secara langsung atau tidak langsung serta perlengkapan bantuan atau fasilitas.

Fasilitas tersebut digunakan untuk meningkatkan efisiensi kerja dari karyawan seperti AC, mesin absensi dan lain sebagainya.

Ruang lingkup

Ruang lingkup sarana dan prasarana dalam konteks ini merujuk pada peralatan atau perlengkapan kantor yang diperlukan.

Office Supplies tersebut berguna untuk menyelesaikan setiap pekerjaan yang dilakukan sehingga lebih cepat, efisien dan berdaya guna.

Disisi lain, apabila sarana dan prasarana ini merujuk pada peralatan kantor, maka ia bisa dikategorikan dalam dua jenis, yakni:

1. Peralatan atau perlengkapan kantor berdasarkan bentuknya

Jika dilihat dari bentuknya, peralatan dan perlengkapan kantor terbagi dalam tiga bagian, yakni:

• Peralatan dan perlengkapan kantor dalam bentuk lembaran seperti kertas HVS, folio, stensil, plastik transparan, amplop, map, folder, ordner, dan lain sebagainya
• Peralatan dan perlengkapan kantor dalam bentuk non-lembaran seperti pensil, pulpen, gunting, letter, perforator, penggaris, dan lain sebagainya
• Serta peralatan dan perlengkapan kantor dalam bentuk dokumen seperti buku, notebook, agenda surat dan lain sebagainya

2. Peralatan atau perlengkapan kantor berdasarkan kegunaan

Disisi lain, jika dilihat berdasarkan kegunaan atau bagaimana peralatan tersebut digunakan, maka bisa dibedakan dalam beberapa jenis:

• Perlengkapan kantor yang habis pakai seperti kertas HVS tadi, termasuk tinta, pensil dan lain sebagainya
• Peralatan kantor yang tidak habis pakai seperti perforator, gunting, dan lain sebagainya

Jenis dan contoh

Sarana dan prasarana kantor terbagi dalam berbagai jenis, diantaranya:

1. Mesin kantor

Gambar via pabrikcontainer.com

Mesin kantor atau office machine adalah alat yang umumnya digunakan untuk mencatat atau mengolah berbagai keperluan manajemen dan administrasi perkantoran.

Bentuk dari mesin kantor ini cukup beragam. Ada yang masih menggunakan sistem konvensional atau mekanik dan ada juga yang sudah elektrik sampai magnetik.

Lantas, apa saja contoh mesin kantor? Contohnya ada banyak seperti Komputer, Laptop, Printer, LCD, Wifi, mesin fotocopy dan lain sebagainya.

2. Alat komunikasi kantor

Gambar via smallbiztrends.com

Alat komunikasi kantor ini berbeda dengan mesin kantor di atas karena digunakan secara khusus untuk berkomunikasi.

Komunikasi yang dilakukan tersebut bisa berupa satu arah atau dua arah serta digunakan untuk menyampaikan informasi kepada klien.

Bahkan, lebih jauh lagi, alat komunikasi tersebut bisa dipakai untuk menerima keluhan atau transaksi dari pelanggan.

Jadi, mesin komunikasi kantor ini khusus digunakan untuk komunikasi saja. Lantas, apa saja contohnya? Ada banyak.

Mulai dari telepon kabel, interkom, telepon wireles yang memanfaatkan koneksi internet dari Wifi sampai faksimile.

3. Perabotan kantor

Gambar via 4genfurniture.com

Perabot kantor atau office furniture adalah barang, benda atau alat yang terbuat dari besi atau kayu yang digunakan untuk menunjang berbagai aktivitas kantor secara langsung.

Contohnya ada banyak mulai dari kursi, lemari, meja, sofa, lemari, papan tulis, papan pengumuman dan lain sebagainya.

4. Interior perkantoran

Gambar via compassoffices.com

Interior perkantoran atau office arrangement adalah benda kantor yang ditempatkan secara khusus untuk mendukung suasana kerja yang nyaman bagi karyawan.

Contoh dari sarana dan prasarana ini ada banyak mulai dari lukisan di dinding, vas bunga, jam, gambar pemimpin negara dalam hal ini presiden dan wakil presiden, dan lain sebagainya.

5. Tata ruang kantor

Gambar via absoluteci.co.uk

Tata ruang kantor atau office layout adalah model atau tata cara penyusunan ruangan kerja karyawan di dalam kantor.

Dalam konteks penataan, maka setiap ruang yang ada akan disusun dan diatur sesuai kebutuhan sehingga karyawan nyaman saat kerja .

Fungsi Sarana dan prasarana

Fungsi setiap sarana dan prasarana kantor tentu berbeda di setiap perusahaan yang disesuaikan sama jenis perusahaan atau lingkup kerjanya.

Misalnya, perusahaan startup seperti Gojek atau Ruang Guru tentu sarana dan prasarana yang dibutuhkan berbeda dengan perusahaan Manufaktur yang memproduksi tekstil.

Selain itu, ukuran perusahaan juga mempengaruhi porsi sarana dan prasarana. Misalnya, ada perusahan yang menyediakan ruang untuk ibadah sementara yang lainnya belum ada.

Hanya saja, secara umum, keberadaan sarana dan prasarana kantor punya beberapa fungsi, diantaranya:

• Untuk meningkatkan kinerja karyawan. Misalnya, keberadaan komputer dan printer yang memungkinkan karyawan mencetak dokumen lebih cepat atau mungkin keberadaan alat komunikasi seperti telepon yang memungkinkan bagian customer service menerima keluhan atau tanggapan dari klien langsung
• Meningkatkan produktivitas. Sudah tentu, keberadaan sarana dan prasarana tersebut akan mendorong produktivitas karyawan karena pekerjaan akan lebih cepat diselesaikan
• Hasil kerja lebih berkualitas karena karyawan tidak harus keluar ruangan atau tempat kerja hanya untuk fotocopy dokumen seperti surat menyurat dan lain sebagainya
• Karyawan akan mendapat rasa nyaman saat bekerja karena semua perlengkapan sudah ada tinggal digunakan saja

Terakhir dan paling penting, jika perusahaan tersebut menawarkan jasa, maka konsumen akan puas dengan pelayanannya.

Kepuasan pelanggan tentu lebih diutamakan dengan tujuan untuk membentuk citra yang positif serta mendorong pelanggan agar kembali menggunakan produk atau jasa perusahaan.

Pengelolaan

Pengelolaan sarana dan prasarana kantor merujuk pada bagaimana setiap peralatan itu didapatkan, dikelola, dipelihara dan digunakan.

Artinya, agar kinerja tidak terganggu maka semua perlengkapan tersebut harus disimpan dan dipelihara dengan baik.

Dan jika berbicara soal pengelolaan maka akan berbicara juga soal prosesnya. Dan proses pengelolaan sarana dan prasarana terbagi dari beberapa tahap, seperti:

1. Pengadaan

Paling penting dan utama adalah pengadaan yang berangkat dari kebutuhan atas sarana dan prasarana tersebut.

Dengan demikian, agar alat atau media tersebut berguna, maka penggunaannya harus berbasis kebutuhan lalu dimasukkan ke dalam rencana pembelian.

2. Penyimpanan

Apabila barang sudah dibeli, pengolahan akan memasuki tahap penyimpanan di satu tempat atau di posisi yang strategis.

Misalnya, printer yang bisa ditempatkan di ruangan khusus agar karyawan yang mau mencetak berkas bisa ke situ.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sangat penting tujuannya agar alat atau media tersebut tidak mudah rusak.

Apalagi peralatan yang fungsinya sentral seperti alat-alat produksi. Sehingga, rantai produksi tidak terganggu akibat kerusakan.

4. Inventaris

Inventaris merujuk pada pembuatan catatan yang diperlukan terkait dengan sarana dan prasarana kantor tersebut.

Dengan demikian, dari inventaris ini bisa diketahui mana barang milik kantor, maka yang bukan dan mana yang sifatnya pinjaman.

5. Laporan

Pelaporan merujuk pada data-data terkait dengan sarana dan prasarana kantor yang didalamnya berisikan daftar barang atau inventaris, keadaan fisik, kerusakan, perbaikan dan lain sebagainya.

FAQ

Beberapa pertanyaan yang mungkin akan diajukan terkait postingan ini bakal diulas dalam QnA dibawah, diantaranya:

Seperti yang sudah disebutkan diatas yang mana dua istilah di atas saling terkait satu dengan yang lain meski ada sedikit perbedaan antara keduanya.

Misalnya, sarana yang lebih merujuk pada penunjang aktivitas pekerjaan secara langsung maka prasarana merujuk pada penunjang aktivitas perkantoran secara tidak langsung.

Contoh sederhana perbedaan antara keduanya adalah printer dan kertas HVS. Jika tanpa kertas HVS maka printer tidak akan berfungsi.

Sebaliknya juga demikian. Tanpa kertas, maka printer tidak akan bisa digunakan sekalipun dokumen sudah dibuat lewat komputer.

Dalam analogi printer dan kertas maka sarana merujuk pada yang bisa dipindahkan dengan mudah yakni kertas sementara prasarana adalah benda tidak bergerak yakni printer.

Masih belum paham? Andaikan begini. Anda punya mobil yang rencananya akan digunakan untuk mudik dari DKI Jakarta ke Bandung.

Maka, sarananya adalah Mobil. Sementara, prasarananya adalah jalan. Bayangkan jika jalan ke Bandung tidak bisa dilewati mobil atau jalannya tidak ada, maka mobil itu tidak akan berguna.

Contoh lain adalah sekolah. Sarana di sekolah ada banyak mulai dari meja, kursi atau bangku, papan tulis dan lain sebagainya.

Sebaliknya, untuk prasarana adalah gedung, ruang yang digunakan untuk belajar mengajar atau kelas dan penunjang lain, ruang praktik misalnya.

Sarana pelayanan kesehatan adalah sarana yang menyediakan bentuk pelayanan yang sifatnya lebih luas daripada bidang klinik.

Dengan demikian, keberadaan sarana tersebut bersifat preventif atau pencegahan, promotif dan juga rehabilitatif.

Sarana pelayanan medis adalah sarana yang menyediakan pelayanan yang bersifat klinis, dalam bidang diagnostik dan atau rawat inap.

Sarana umum adalah sarana yang memberikan kemanfaatan bagi banyak orang, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Penutup

Ketersediaan sarana dan prasarana kantor sangat penting karena jadi menunjang utama aktivitas perkantoran secara langsung.

Pada akhirnya, ini akan mempengaruhi kinerja karyawan sehingga, pekerjaan akan lebih cepat diselesaikan.

Demikian artikel tentang pengertian sarana dan prasarana kantor. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***